Багатозадачність працівників: користь чи шкода для бізнесу?

Багатозадачність — це здатність або спроба людини виконувати кілька завдань одночасно, або швидко перемикатися між ними. В теорії звучить як мрія: паралельно робити одразу 2 справи, щоб витрачати вдвічі менше часу. Однак, наукові дослідження показують, що ця здатність насправді може бути шкідливою для нашої продуктивності та загального добробуту. Пропонуємо раз і назавжди розвінчати міф про неймовірну користь мультизадачності, спираючись на факти.

Чому багатозадачність не працює так, як ми думаємо?

Наш мозок не призначений для того, щоб виконувати кілька складних завдань одночасно. Коли ми намагаємося це зробити, відбувається так зване “перемикання контексту”. Це означає, що наш мозок постійно переключається між різними завданнями, витрачаючи додаткову енергію на кожне перемикання. В результаті ми не лише робимо більше помилок, але й витрачаємо набагато більше часу на виконання роботи.

Ще наприкінці XX століття, вчені з різних країв намагались визначити: багатозадачність людини — це «дар» чи «отрута» для працівників. Розглянемо трійку найвідоміших дослідів:

1. Дослідження Роберта Роджерса та Стівена Монселла, проведене в середині 1990-х років, стало проривом у розумінні людської продуктивності. Спочатку група добровольців виконувала прості завдання почергово, а вчені спостерігали та вимірювали час, який їм для цього знадобився. Потім задачі були ті самі, однак виконавцям потрібно було зробити їх одночасно. Результати були однозначними: навіть при виконанні простих завдань, учасники допускали значно більше помилок і витрачали набагато більше часу.
2. Дослідження 1999 року, яке провели Р. Меутер та А. Олпорт виявили, що білінгви, які називали цифри різними мовами, робили це повільніше, ніж коли використовували лише одну. Це свідчить про те, що перемикання між завданнями, навіть такими простими, як перехід від однієї мови до іншої (які людина знає ідеально) вимагає додаткових когнітивних ресурсів та уповільнює виконання завдань.
3. У дослідженні 2001 року Дж. Рубінштейн, Дж. Еванс та Д. Мейєр виявили, що студенти, які переключалися між математичними задачами та класифікацією геометричних об’єктів, витрачали більше часу на виконання завдань і робили більше помилок, особливо коли завдання були складними або новими. Це свідчить про те, що багатозадачність може негативно вплинути на когнітивні процеси та знизити продуктивність.

Висновок всіх цих експериментів однозначний — багатозадачність має тільки негативний ефект на продуктивність. Більшість людей не здатні ефективно виконувати кілька завдань одночасно, адже мозок не працює таким чином. Хоч може здаватися, що ви робите дві справи одночасно, насправді ви швидко перемикаєтесь між ними, що заважає повністю зосередитися.

Сучасні дослідження також це підтверджують. Зокрема, наукове спостереження, проведене британськими медиками з The Mindset Clinic показало, що швидке перемикання мозку між кількома завданнями може знизити продуктивність до 40%.

Крім того, одночасне використання кількох пристроїв, наприклад смартфона та комп’ютера, ще більше впливає на ефективність. Постійне перемикання між задачами додає втрати часу, які можуть сягати 5–15% загального періоду роботи над ними.

Чи має мультизадачність плюси?

Якщо розглядати мультитаскінг, як «інструмент» чи «стиль» роботи — жодних плюсів він не має. Багатозадачність має ряд негативних наслідків, які можуть значно вплинути не лише на ефективність, а й на здоров'я та загальне самопочуття.

Зокрема це:

1. Зниження когнітивних функцій:

• погіршення пам'яті — коли ми намагаємося запам'ятати велику кількість інформації, одночасно виконуючи інші завдання, наш мозок просто не встигає обробити весь цей потік даних;
• зниження концентрації уваги — постійне перемикання між задачами ускладнює зосередження на конкретному завданні, що призводить до зниження якості виконаної роботи;
• уповільнення реакції — дослідження показують, що люди, які часто практикують багатозадачність, мають повільнішу реакцію на зовнішні стимули.

2. Збільшення стресу та зниження задоволення від роботи:

• перевантаження мозку — перемикання між завданнями створює додаткове навантаження на мозок, що призводить до відчуття “кипіння” та виснаження;
• вигорання — коли ми не можемо повністю зосередитися на одному завданні, ми отримуємо менше задоволення від роботи.

3. Зниження якості роботи:

• збільшення кількості помилок — “стрибки” між завданнями не дозволяють нам повністю контролювати кожен крок, що збільшує ймовірність допущення похибок;
• неповне розуміння даних — коли ми намагаємося одночасно обробляти кілька потоків інформації, ми не можемо повністю зрозуміти кожен з них.

4. Проблеми зі сном — постійна стимуляція мозку різними завданнями може призвести до труднощів із засипанням та порушенням сну.

5. Погіршення соціальних навичок — коли ми постійно відволікаємося на гаджети, ми втрачаємо можливість повноцінно спілкуватися з оточенням, зокрема колегами.

6. Зниження креативності — для творчих процесів потрібна глибока концентрація, яку важко досягти при багатозадачності.

Як забути про multitasking на роботі?

Якщо ви помічаєте, що працюєте в режимі багатозадачності та втрачаєте дорогоцінні хвилини на непотрібні справи, потрібно це виправляти. Ось три стратегії, які допоможуть перейти до фокусованої роботи:

1. Оптимізація робочого середовища:

• прибрати фактори, що відволікають — створіть спокійний простір для роботи, вимкнувши сповіщення на всіх пристроях. Використовуйте додатки для блокування сайтів, таймери, режим “не турбувати”;
• визначити чіткі межі — виділіть конкретні періоди часу для роботи та відпочинку. Дотримуйтесь цього розпорядку, щоб ваш мозок розумів, коли він має бути зосередженим, а коли може розслабитися.;
• організація робочого простору — виділіть спеціальну зону для роботи, де все має своє місце (особливо, якщо працюєте віддалено). Це допоможе зменшити візуальний шум та підвищить концентрацію.

2. Впровадження технік управління часом:

• метод Помідоро — робота за таймером по 25 хвилин з короткими перервами. Цей прийом допомагає підтримувати високий рівень концентрації протягом тривалого часу;
• техніка Канбан — візуалізація завдань за допомогою дошки або спеціального програмного забезпечення (наприклад, Trello або Notion) дозволяє ефективно планувати та відстежувати прогрес.
• принцип одного завдання — зосередьтеся на одній задачі до її повного завершення. Уникайте перемикання між різними тасками, якщо це можливо.

3. Розвиток навичок концентрації:

• медитація та майндфулнес — регулярні практики усвідомленості допомагають тренувати увагу та покращувати здатність зосереджуватися;
• глибоке дихання — кілька хвилин дихальних вправ перед початком роботи допоможуть заспокоїти розум, наситити мозок киснем та підготуватися до виконання завдання;
• фізичні вправи — регулярні тренування покращують кровообіг, забезпечують мозку кисень та сприяють підвищенню концентрації. Радимо робити невеликі розминки в перервах між тасками.

Висновки

Ефективність роботи не вимірюється кількістю виконаних завдань, а якістю їх виконання. Інвестуючи час та зусилля у розвиток навичок концентрації, ви зможете досягти значно кращих результатів. Багатозадачність — це самообман, який тільки заважає ефективно працювати та підвищує рівень стресу.