Делегування - як інструмент ефективного керівника

Як уникнути помилки делегування і зрозуміти, що розподіл обов'язків неефективний?

Не допускайте зворотне делегування обов'язків, коли підлеглий через страх чи брак досвіду намагається повернути завдання вам. Крім цього, управлінці часто припускаються трьох критичних помилок, які повністю нівелюють ефективність процесу:

• Надмірний контроль (мікроменеджмент). Постійні перевірки кожного кроку вбивають ініціативу та демотивують виконавця. Якщо ви передали завдання — дайте людині простір для дій і контролюйте лише проміжні точки та фінальний результат.
• Делегування без повноважень. Доручення завдання без надання інструментів, доступу до інформації чи права самостійно приймати рішення веде у глухий кут. Повноваження мають повністю відповідати рівню покладеної відповідальності.
• Делегування некомпетентним виконавцям. Передача складного процесу людині, яка не має потрібних навичок або критично завантажена іншими проєктами, гарантує провал. Завжди оцінюйте реальні сильні сторони та поточний ресурс працівника.

Можна набрати десятки співробітників і не досягти масштабування і зростання бізнесу. Ось кілька явних ознак того, що правила делегування не дотримуються:

• ви не встигаєте зробити все, що запланували;
• доводиться постійно затримуватися, щоб виконати роботу, яку, як вам здається, краще від вас не зробить ніхто;
• ви заздалегідь впевнені в невдачі співробітників і постійно переробляєте завдання за іншими;
• ви безперервно відволікаєтеся на контроль підлеглих і те, як вони виконують поставлені завдання;
• співробітники не хочуть брати на себе ініціативу, через страх покарання, бояться відповідальності;
• у колективі висока плинність кадрів.

Правила та принципи делегування

В економічних науках прийнято виокремлювати такі види делегування:

• Лінійні — передаються від керівника до підлеглого по ієрархічному ланцюжку.
• Апаратні або штабні — компанія вдається до послуг сервісного або консультаційного характеру. Наприклад, використовує рекомендації експертів у вузькопрофільних питаннях або виробляє координаційні спільні рішення.

Принципи делегування базуються на правилах, які поєднують управлінську психологію та юридичну точність. Сучасна модель менеджменту вимагає доповнити класичний перелік кількома фундаментальними елементами: 

• Єдиноначальність. Для кожної команди чи напряму важливо мати чітко визначеного керівника, який відповідає за ухвалення рішень і делегування повноважень. Наявність кількох співвласників або проміжних управлінських ланок цьому не суперечить. 
• Безумовна відповідальність. Той, хто призначив завдання несе відповідальність і за кінцеве виконання завдання.
• Очікувані результати. Конкретний кінцевий результат від роботи повинен бути сформульований вже на момент постановки завдання.
• Рівні повноважень. Кожний співробітник повинен розуміти, що від нього вимагається і знати межі своїх повноважень.
• Визначення прав і обов'язків. Учасники процесу повинні знати права і обов'язки не тільки для себе, а й для інших членів команди. Це необхідно для того, щоб під час форс-мажорів робітники знали, до кого можуть звернутись по допомогу.
• Розподіл відповідальності. Обов'язки робітника не повинні виходити за межі його повноважень. Співробітник несе відповідальність тільки в рамках своїх обов'язків і не відповідає за інших учасників, якщо вони не є його безпосередніми підлеглими.
• Право на помилку та розвиток. Делегування не працює в атмосфері тотального страху. Перші спроби виконавця можуть бути недосконалими, але розбір помилок є частиною навчання та професійного зростання команди.
• Юридична відповідність. Передача обов'язків всередині компанії часто виходить за рамки суто усних домовленостей. Якщо співробітнику делегують фінансові функції, роботу з первинною документацією чи право представництва перед контрагентами й держорганами, це має бути закріплено документально — внутрішнім наказом або офіційною довіреністю. Без належного оформлення права підпису укладені документи можуть бути визнані недійсними.

Чек-лист для керівника: чи можна делегувати завдання?

Перед тим як поставити завдання підлеглому, швидко звіртеся з цим переліком. Якщо більшість відповідей «так» — роботу можна і треба передавати:

• Чи є це завдання регулярним чи рутинним, а не стратегічним?
• Чи є в команді фахівець із відповідними компетенціями (або той, хто зможе швидко опанувати процес за мінімального супроводу)?
• Чи забере інструктаж та пояснення суті завдання менше часу, ніж її самостійне виконання?
• Чи зможете ви надати працівнику повний доступ до інструментів, фінансів чи даних, необхідних для реалізації?
• Чи готовий бізнес до можливих дрібних помилок виконавця на етапі адаптації до нового завдання?

Етапи делегування

Делегування всередині компаній може відрізнятися залежно від сфери їх діяльності і складності завдань, але, як правило, цей процес завжди включає такі етапи:

1. Передачу замовлення виконавцю або підряднику;
2. Забезпечення виконавця ресурсами і визначення меж його повноважень;
3. Доведення до відома працівника його обов'язків, термінів виконання й очікуваних результатів роботи.

Алгоритм делегування завжди починається з оцінки сильних і слабких сторін працівників штату. Тільки після цього варто шукати ресурси назовні.

Іноді вигідніше вдатися до послуг тимчасового консультанта, наприклад, якщо є потреба у незалежній експертній оцінці.

Делегування повноважень дозволяє підприємцю ефективно й оптимально розподіляти людські ресурси і робоче навантаження. Проте є ситуації, коли делегувати відповідальність недоцільно і навіть небезпечно для бізнесу. Нижче наводимо перелік обов'язків, які не варто перекладати на інших:

• нагляд і контроль за ключовими співробітниками;
• підбір й оцінка нових працівників на керівні посади;
• вибір підрядників;
• переговори із життєво важливими для компанії клієнтами;
• робота, невиконання якої може завдати будь-яку шкоду для іміджу компанії;
• питання мотивації співробітників. Вибір стимулів, заохочень і покарань — прерогатива власника бізнесу;
• стратегічне планування.

Висновок

Делегування — це стратегічний інструмент для масштабування бізнесу та розвитку команди. Його ефективність залежить від балансу між довірою й відповідальністю: керівнику важливо уникати мікроменеджменту, правильно оцінювати компетенції співробітників і надавати їм достатньо повноважень.

Водночас делегування потребує належного юридичного оформлення, особливо у питаннях фінансів і представництва компанії. Передача повноважень має відповідати нормам Цивільного кодексу України, щоб дії працівника були юридично чинними.