ᐈ Делегування повноважень: види, етапи та алгоритми делегування

Ефективний розподіл задач і відповідальності — необхідна умова для розвитку і масштабування бізнесу.

Делегування повноважень

Життя компанії — це безперервний процес постановки завдань і виконання обов'язків, Делегування повноважень — це усвідомлений розподіл задач між членами команди, незалежно від кількості працівників у штаті.

Керівники малих та середніх бізнесів завжди зі страхом підходять до потреби у найманих робітниках через фінансовий аспект. Але насправді, грамотне делегування економить гроші компанії.

3 головні причини делегувати обов'язки:

Нестача часу. Найчастіше потреба делегувати роботу виникає тоді, коли власник бізнесу фізично вже не в змозі виконати всі завдання самостійно. З ростом компанії, закономірно, збільшується і кількість задач. Щоб бізнес продовжував розширюватися, керівнику доводиться шукати помічників.
Поява нових галузей. Делегувати повноваження варто й тоді, коли на підприємстві з'являються нові галузі. Для бізнесу завжди буде вигідніше делегувати завдання між фахівцями, які вже є спеціалістами в необхідній сфері і знаються на конкретних процесах.
Завдання, які не мають прямого стосунку до основної діяльності компанії. Здається, що делеговані повноваження з прибирання офісу або ведення бухгалтерської звітності — не викликають питань. Однак, багато підприємців вважають недоцільним найняти фахівця для адміністрування IT-інфраструктури, вважаючи за краще самостійно придбати техніку, а потім доручити секретарці встановлення й налаштування комп'ютерів і периферії. Проте, це неефективно.

Принципи делегування

Грамотний процес делегування дозволяє розподілити задачі між співробітниками, організувати роботу так, щоб цілі були досягнуті якомога швидше і ефективніше.

Найкраще використовувати людський ресурс допомагає тайм-менеджмент — делегування завдань в потрібний час правильними виконавцями.

Як уникнути помилки делегування і зрозуміти, що розподіл обов'язків неефективний?

Не допускайте зворотне делегування обов'язків. Особливо це стосується ситуацій, коли співробітник керується емоціями — страхом або невпевненістю у власній кваліфікації. Не передоручайте завдання іншому працівникові, а спробуйте з'ясувати причину проблеми і знайти рішення.

Можна набрати десятки співробітників і не досягти масштабування і зростання бізнесу. Ось кілька явних ознак того, що правила делегування не дотримуються:

ви не встигаєте зробити все, що запланували;
доводиться постійно затримуватися, щоб виконати роботу, яку, як вам здається, краще від вас не зробить ніхто;
ви заздалегідь впевнені в невдачі співробітників і постійно переробляєте задачі за іншими;
ви безперервно відволікаєтесь на контроль підлеглих і те, як вони виконують поставлені завдання;
співробітники не хочуть брати на себе ініціативу, через страх покарання, бояться відповідальності;
у колективі висока плинність кадрів.

Правила та принципи делегування

В економічних науках прийнято виокремлювати такі види делегування:

Лінійні — передаються від керівника до підлеглого по ієрархічному ланцюжку.
Апаратні або штабні — компанія вдається до послуг сервісного або консультаційного характеру. Наприклад, використовує рекомендації експертів у вузькопрофільних питаннях або виробляє координаційні спільні рішення.

Принципи делегування будуються на чітких правилах і враховують кілька типових елементів:

Єдиноначальність. У кожному бізнесі є тільки один керівник. Це не виключає кураторів проміжних вертикальних ланок. Але делегувати повноваження може тільки безпосередній начальник.
Безумовна відповідальність. Той, хто призначив завдання несе відповідальність і за кінцеве виконання задачі.
Очікувані результати. Конкретний кінцевий результат від роботи повинен бути сформульований вже на момент постановки завдання.
Рівні повноважень. Кожний співробітник повинен розуміти, що від нього вимагається і знати межі своїх повноважень.
Визначення прав і обов'язків. Учасники процесу повинні знати права і обов'язки не тільки для себе, а й для інших членів команди. Це необхідно для того, щоб під час форс-мажорів робітники знали, до кого можуть звернутись по допомогу.
Розподіл відповідальності. Обов'язки робітника не повинні виходити за межі його повноважень. Співробітник несе відповідальність тільки в рамках своїх обов'язків і не відповідає за інших учасників, якщо вони не є його безпосередніми підлеглими.

Етапи делегування

Делегування всередині компаній може відрізнятися залежно від сфери їх діяльності і складності завдань, але, як правило, цей процес завжди включає такі етапи:

передачу замовлення виконавцю або підряднику;
забезпечення виконавця ресурсами і визначення меж його повноважень;
доведення до відома працівника його обов'язків, термінів виконання й очікуваних результатів роботи.

Алгоритм делегування завжди починається з оцінки сильних і слабких сторін працівників штату. Тільки після цього варто шукати ресурси назовні.

Іноді вигідніше вдатися до послуг тимчасового консультанта, наприклад, якщо є потреба у незалежній експертній оцінці.

Делегування повноважень дозволяє підприємцю ефективно й оптимально розподіляти людські ресурси і робоче навантаження. Проте є ситуації, коли делегувати відповідальність недоцільно і навіть небезпечно для бізнесу. Нижче наводимо перелік обов'язків, які не варто перекладати на інших:

нагляд і контроль за ключовими співробітниками;
підбір й оцінка нових працівників на керівні посади;
вибір підрядників;
переговори із життєво важливими для компанії клієнтами;
робота, невиконання якої може завдати будь-яку шкоду для іміджу компанії;
питання мотивації співробітників. Вибір стимулів, заохочень і покарань — прерогатива власника бізнесу;
стратегічне планування.

Теги