Посадова інструкція: функціональні обов'язки та положення про посадові інструкції

Величезна кількість посад і професій робить актуальним визначення чітко окресленого кола обов'язків працівників для того, щоб для всіх учасників трудових відносин були зрозумілі їхні обов'язки й права на робочому місці, а також щоб уникнути їхнього двозначного трактування. Саме з цією метою виникли посадові інструкції.

Необхідно розповісти про обов'язки працівників. Вони поділяються на посадові й функціональні.

Функціональні обов'язки

Функціональні обов'язки — це широке поняття. Це загальне коло тієї діяльності, яку зобов'язаний виконувати працівник. Вони розкривають в загальному вигляді цілі й завдання фахівця. Функціональні обов'язки визначаються Трудовим договором

Наприклад, в договорі вказують функціонал: «прийнята на роботу на посаду керівника відділу продажів». Функціональні обов'язки покладені в основу розробки посадової інструкції і не можуть бути змінені, крім випадків, визнаних законом і тільки за згодою працівника.

Посадові обов'язки

Посадові обов'язки максимально конкретизують функціональні. Це усі дії, які зобов'язаний виконувати працівник компанії для успішного досягнення завдань, поставлених керівником.

Цей список вказують в посадовій інструкції. Наприклад, у тому ж прикладі для керівника відділу продажів в посадовій інструкції вказують конкретні посадові обов'язки: підбір і навчання співробітників відділу продажів, планування їхньої роботи, складання звітності для керівництва в певній формі та з певною частотою та ін.

На відміну від функціональних, посадові обов'язки можуть бути легко змінені і доповнені керівником, але в рамках функціональних обов'язків, зазначених у Трудовому договорі. Наприклад, керівнику відділу продажів керівництво може дати завдання пошуку нових клієнтів для компанії, але встановити в посадовій інструкції, що керівник зобов'язаний залучати клієнтів тільки на великий гурт.

Що таке посадова інструкція

Посадові інструкції — це обов'язкові для всіх підприємств з найманими працівниками правові документи, у яких позначені всі конкретні права, обов'язки, повноваження, завдання, коло і ступінь відповідальності, кваліфікацію і статус працівника для забезпечення всіх умов для продуктивної праці.

Посадові інструкції працівників допоможуть будь-якому керівникові оптимізувати час, який витрачається на ознайомлення зі своїми обов'язками нових співробітників компанії і будуть підставою для оцінки ефективності кожного з них.

Посадові інструкції працівників регламентуються законодавством України такими актами:

Кодекс Законів про Працю — статті 29 і 265;
Кодекс України про Адміністративні правопорушення — стаття 41;
ДКХП — Довідник кваліфікаційних характеристик професій;
Затверджений наказом Держпотребстандарту України №327 від 28.07.2010 року «Національний класифікатор професій» (далі Класифікатор професій);
«Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів» від 20 червня 2006 року.

Відсутність посадової інструкції у роботодавця тягне за собою неприємності — закон про працю визначає цей факт як порушення. Грошовий штраф за таке порушення від 30 до 100 мінімальних доходів громадян (ст. 41 КпАП). З огляду на те, що розмір мінімального неоподатковуваного мінімуму доходів громадян дорівнює 1147 грн з 01.07.21 року і 1196 грн з 01.12.21 року, неприємності можуть бути значними.

Вимоги до посадових інструкцій

Типові посадові інструкції складає відділ кадрів або керівник відділу не для кожного окремого працівника, а один раз для тих професій або посад, які записані в штатному розкладі підприємства. Щоб правильно скласти посадові інструкції працівників, треба звернутися до таких документів:

Внутрішні правила розпорядку;
Штатний розклад;
Статут підприємства і/або Колективний договір;
Трудовий договір працівника;
Встановлена форма посадової інструкції (типова посадова інструкція доступна для завантаження з «Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів»).

Структура посадової інструкції

Типові посадові інструкції складаються з наступних розділів:

Загальні положення: вказують мету і особливості робіт, їхню суть, критерії та ознаки спеціальності, інформацію про професії, посади або стаж співробітника і т.д.
Завдання та обов'язки: вказують обов'язки, повноваження і завдання для певної посади, посилання на область необхідних знань.
Права: типова посадова інструкція містить інформацію про права, якими наділений працівник для здійснення своїх службових завдань.
Відповідальність: перелік результатів і ступінь особистої відповідальності за виконання робочих обов'язків.
Необхідно знати: список спеціальних знань для виконання робочих завдань, зокрема, законодавчих нормативних документів, методів, які співробітник повинен використовувати для роботи.
Вимоги до кваліфікації: необхідний рівень освіти, кваліфікації, мінімальний стаж роботи тощо. Цей пункт типової посадової інструкції не обов'язковий і вказується за бажанням.
Зв'язки з посадою і професією: зв'язки і взаємини з іншими співробітниками відділу і іншими структурними підрозділами компанії, умови заміщення в разі відсутності тощо. Цей пункт вказується за бажанням керівника

Затвердження посадової інструкції здійснює керівник компанії або начальник відділу кадрів (HR-директор). Після затвердження посадової інструкції кожного співробітника під час влаштування на роботу потрібно ознайомити з документом і отримати його підпис на 2 примірниках документа. Один примірник видається працівнику, а копія залишається у відділі кадрів або у директора.

Посадова інструкція може бути змінена тільки за наказом керівника компанії. Зміни необхідно зафіксувати наказом не тільки в разі зміни прав і обов'язків певної посади, а й у разі зміни назви компанії і/або її структурних підрозділів.

Важливо зазначити, що зміна посадової інструкції вже підписаної працівником не робиться, він повинен підтвердити свою згоду зі змінами свого підпису.

Посадова інструкція зразок

Зразок посадової інструкції легко знайти в Інтернеті, але краще спиратися на норми Загальних положень Довідника кваліфікаційних характеристик професій і знайти зразок посадової інструкції в Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів

Шапка документа розбивається на дві частини. Зліва — назва компанії, її підрозділ та відділ (за потреби), назва, дата і номер документа, місце його складання, посада та її код за Класифікатором професій. У правій частині — посада, ПІБ та підпис особи, уповноваженої затверджувати посадову інструкцію, а також дата затвердження документа.

Структура тексту інструкції розбивається на розділи і обов'язково нумерується і назва розділу, і кожна смислова позиція в розділі.

Після тексту документа необхідно знову вказати посаду, ПІБ та підпис уповноваженої особи, поставити печатку компанії. У низу — посада, ПІБ та підпис співробітника, якому посадова інструкція призначена, а також дата його ознайомлення з інструкцією.

Теги