Правила ділового листування

У діловому житті ніяк не обійтися без комунікації з іншими людьми. Це можуть бути підлеглі, керівники, ділові партнери, постачальники або потенційні клієнти. У сучасному світі спілкування частіше проходить в електронному вигляді. Листування стало невіддільною частиною роботи, і саме від якості цього листування часто залежить результат перемовин. Знання правил ділового листування значно полегшує процес спілкування з партнерами та позбавляє від неприємних або незручних ситуацій.

Що таке ділове листування?

Ділове листування — це обмін інформацією між підприємствами, організаціями чи фізичними особами в межах їхніх ділових відносин. Воно може містити листи, електронні повідомлення, факси, телеграми та інші форми комунікації. Ділове листування спрямоване на розв'язання різних питань: замовлення товарів чи послуг, врегулювання суперечок, обмін інформацією про діяльність підприємств. Важливим аспектом такого спілкування є стиль ділового листування, який має відповідати встановленим стандартам та правилам робочого етикету.

У деяких випадках навіть у робочому спілкуванні присутні емоції, але зазвичай ділова переписка виділяється своєю офіційністю, коректністю, стандартизованістю та націленістю на вирішення професійних завдань.

Загалом діловий лист можна відрізнити від будь-якого іншого за такими ознаками:

1. Стиль викладу. Ділові листи відрізняються більш офіційним, сухим стилем, використанням прийнятих кліше, оборотів, шаблонних фраз.
2. Форма та реквізити. Діловий лист має певну форму та обов'язкові реквізити — дату, вихідний номер, звернення, заголовок тощо.
3. Цілі та зміст. Метою є розв'язання робочого питання. Зміст стосується тільки діяльності компанії, офіційних процесів.
4. Офіційний тон. Навіть за дружніх стосунків кореспондентів тон залишається стриманим та офіційно-діловим.
5. Відсутність почуттів. У ділових листах не заведено виражати яскраві емоції, жарти, використовувати повсякденну лексику.
6. Стандарти оформлення. Для ділових листів існують певні ДСТУ, що регламентують їхнє оформлення.

Написання ділового листа завжди має на меті досягнення виконання якоїсь задачі від отримувача. Але цілі та завдання можуть значно відрізнятися. Тому все ділове листування розділене на види залежно від функціональних та структурних особливостей.

За функціональною ознакою виділяють:

1. Замовні листи. Призначені для замовлення товарів чи послуг та встановлення контактів із постачальниками.
2. Угоди. Використовуються для встановлення договірних відносин між сторонами. Такими можуть бути договори про постачання, співпрацю.
3. Повідомлення. Призначені для інформування про будь-які зміни, наприклад: зміна адреси чи умов договору.
4. Претензії. Використовуються для вираження невдоволення чи претензій до якості товарів або послуг.

За структурними особливостями існують такі види:

1. Листи з проханням. Призначені для вираження прохань або пропозицій. Наприклад, про надання інформації, знижок, контактів.
2. Листи з пропозицією. Призначені для пропозиції будь-яких умов. Наприклад, про зниження ціни, розширення асортименту або подовження договору.
3. Листи іншого змісту. Подяки, запрошення, привітання.

Також ділові листи бувають супровідними, рекламними, гарантійними. Професійне листування багатогранне та різноманітне, тому ставитися до вивчення цього питання потрібно максимально відповідально.

Для чого потрібне ділове листування?

Електронне листування — це один з основних способів комунікацій між учасниками бізнес-процесів. Завдяки йому вирішується безліч питань: технічних, організаційних, юридичних. Звісно, багато хто вважає кращим особисте спілкування, але електронне листування дозволяє значно скоротити час на передачу інформації.

Знання етикету ділового листування дозволяє швидко та ефективно розв'язувати різноманітні питання. При цьому не витрачається зайвий час, щоб дістатися місця зустрічі. Крім того, є можливість добре обдумати зміст листа, що важко зробити при особистих перемовинах.

Ділове листування потрібне для розв'язання таких задач:

1. Обмін інформацією, документами з робочих та ділових питань між організаціями та людьми.
2. Встановлення та підтримка ділових контактів, пошук партнерів та клієнтів.
3. Ведення переговорів про співпрацю, погодження умов угод та укладання договорів.
4. Офіційне підтвердження домовленостей, важливих рішень, дій та фактів.
5. Забезпечення юридичної вагомості листування, можливість посилатися на неї у спірних ситуаціях.
6. Вирішення претензій, конфліктних ситуацій шляхом письмового звернення.
7. Подання вимог щодо виконання зобов'язань з посиланням на документальне підтвердження.
8. Отримання зворотного зв'язку від партнерів та клієнтів, відгуків про продукцію, послуги.

Тобто ділове листування потрібне для оперативного та документального оформлення ділових процесів та відносин.

Правила ділового листування

Попри всю різноманітність ділового листування, є певні правила, яких дотримуються у світі бізнес-відносин. Саме вони допомагають зробити комунікацію між партнерами максимально зручною та зрозумілою, а також запобігають виникненню неоднозначних ситуацій чи взаємних образ. Правила встановлені як для оформлення листа, так і для його змісту.

Стиль сучасного ділового листування передбачає розділення на три головні частини:

1. Вступна частина. До неї входять реквізити листа (дата, вихідний номер, посилання на вхідні номери та дати) та звернення до адресата.
2. Основна частина. Містить заголовок, що відображає суть листа, текст (виклад мети, обґрунтування, аргументація, прохання, пропозиції, висновки), перелік додатків (якщо є вкладені документи).
3. Завершальна частина. Складається з висловлення надії на співпрацю, контактів для зворотного зв'язку, прощальної етикетної фрази та підпису відповідальних осіб.

Написання ділового листа іноді здається цілим мистецтвом, адже в такому спілкуванні потрібно продумувати кожне слово. Тобто відправник не просто має передати суть звернення, але й чітко дотримуватись правил етикету. У діловому листуванні фрази іноді достатньо, щоб звести нанівець всі зусилля зі встановлення контактів. Тож під час листування краще дотримуватися таких рекомендацій:

1. Ясність та лаконічність викладу. Ділові листи мають бути написані ясно та коротко, без зайвої деталізації та порожніх слів.
2. Формальність. Листи мають бути оформлені відповідно до встановлених стандартів та правил ділового етикету.
3. Точність та конкретність. Листи повинні містити конкретну інформацію, без неясних формулювань та двозначностей.
4. Поважне звернення. Листи повинні починатися з поважного звернення до адресата.
5. Правильне використання термінів. Одне з найважливіших питань — правильне використання термінів та понять, пов'язаних із діловою сферою.
6. Перевірка на граматичні та орфографічні помилки. Помилки та «криві» фрази одразу псують враження про відправника.

Висновки

У професійній діяльності ділове листування займає чимале місце. Наразі більшість комунікацій з партнерами відбувається саме завдяки електронним листам та повідомленням в месенджерах. Саме тому варто приділити увагу вивченню правил листування, адже їхнє дотримання показує вас партнерам як досвідченого та серйозного підприємця.