Що варто знати підприємцям про оформлення документації: основні вимоги та правила

Успішна велика справа завжди складається з малих, непомітних нюансів, які на перший погляд здаються незначними. До цієї категорії часто потрапляє документація, ведення якої складно переоцінити, оскільки це основа діловодства.

Якими є основні вимоги до оформлення документів?

Оформлення документів є запорукою вашого спокою і головним методом ведення справ для бізнесу будь-якого масштабу. Перелік необхідних паперів різниться залежно від сегменту ринку, на якому функціонує ваша компанія, але спосіб їх оформлення затверджено на державному рівні.

Сучасні вимоги до документа передбачають, що всі офіційні папери підприємства повинні:

• надаватись конкретною установою чи юридичною особою, які мають на це законне право;
• обов'язково бути правильно юридично оформленими;
• бути достовірними та об'єктивними;
• мати в основі факти, конкретні вказівки та/або пропозиції;
• бути лаконічними, стислими без втрати інформативності;
• послідовно структуруватися за змістом, без «води»;
• складатись грамотною мовою у діловому стилі;
• бути прозорими та зрозумілими для сприйняття;
• відповідати чинним державним нормативам;
• не порушувати етичнних норм суспільства;
• дублюватися копіями й чернетками;
• бути створені на носіях за стандартизованим форматом та встановленим зразком відповідно до реквізитів.

Загальні правила оформлення документів згідно чинного законодавства України

За ведення всього процесу документообігу відповідає така галузь, як діловодство. Ця діяльність є сукупністю дій, що регулюють документування управлінської інформації та організацію робочого процесу відповідно до службових нормативів.
У кожного підприємства має бути свій документаційний фонд. Такий фонд зберігає службові папери, що накопичуються у процесі діяльності установи. Зміст і хід формування діяльності визначено нормативною документацією відповідно до галузі.

Лайфхак: Загальні вимоги до оформлення документів можна знайти у повному обсязі з урахуванням всіх нюансів на сайті Верховної Ради України у розділі «Закони».

Одними грішми у відкритті власної справи не обійтись. Вам дійсно необхідна не тільки прибуткова ідея, але і грамотне, послідовне узаконення своїх «бізнес-стосунків» із державою. Основні правила оформлення документів стосуються кожного підприємця. Отримуючи профіт від діяльності свого бізнесу, приймаючи на роботу співробітників та реалізовуючи будь-яку прибуткову діяльність, ви зобов'язані платити податки та регулярно звітувати перед державними установами належним чином.

Зверніть увагу, що правила оформлення документів є стандартизованим нормативом чинного законодавства України. У разі недотримання норм діловодства ваші папери можуть бути визнані недійсними!

Єдині вимоги до оформлення документів діловодство регламентує чітко та з особливою прискіпливістю. На це є низка юридичних причин, одна з яких — систематизація і обробка величезних масивів даних, які вже є та щоденно продовжують надходити до Національного архівного фонду (скорочено — НАФ). Вимоги до документів базуються на чітких критеріях. Розглянемо їх детальніше.