Що варто знати підприємцям про оформлення документації: основні вимоги та правила

Якими є основні вимоги до оформлення документів?

Оформлення документів є запорукою вашого спокою і головним методом ведення справ для бізнесу будь-якого масштабу. Перелік необхідних паперів різниться залежно від сегменту ринку, на якому функціонує ваша компанія, але спосіб їх оформлення затверджено на державному рівні.

Сучасні вимоги до документа передбачають, що всі офіційні папери підприємства повинні:

1. надаватись конкретною установою чи юридичною особою, які мають на це законне право;
2. обов'язково бути правильно юридично оформленими;
3. бути достовірними та об'єктивними;
4. мати в основі факти, конкретні вказівки та/або пропозиції;
5. бути лаконічними, стислими без втрати інформативності;
6. послідовно структуруватися за змістом, без «води»;
7. складатись грамотною мовою у діловому стилі;
8. бути прозорими та зрозумілими для сприйняття;
9. відповідати чинним державним нормативам;
10. не порушувати етичнних норм суспільства;
11. дублюватися копіями й чернетками;
12. бути створені на носіях за стандартизованим форматом та встановленим зразком відповідно до реквізитів.

Загальні правила оформлення документів згідно чинного законодавства України

За ведення всього процесу документообігу відповідає така галузь, як діловодство. Ця діяльність є сукупністю дій, що регулюють документування управлінської інформації та організацію робочого процесу відповідно до службових нормативів.
У кожного підприємства має бути свій документаційний фонд. Такий фонд зберігає службові папери, що накопичуються у процесі діяльності установи. Зміст і хід формування діяльності визначено нормативною документацією відповідно до галузі.

Лайфхак: Загальні вимоги до оформлення документів можна знайти у повному обсязі з урахуванням всіх нюансів на сайті Верховної Ради України у розділі «Закони».

Одними грішми у відкритті власної справи не обійтись. Вам дійсно необхідна не тільки прибуткова ідея, але і грамотне, послідовне узаконення своїх «бізнес-стосунків» із державою. Основні правила оформлення документів стосуються кожного підприємця. Отримуючи профіт від діяльності свого бізнесу, приймаючи на роботу співробітників та реалізовуючи будь-яку прибуткову діяльність, ви зобов'язані платити податки та регулярно звітувати перед державними установами належним чином.

Зверніть увагу, що правила оформлення документів є стандартизованим нормативом чинного законодавства України. У разі недотримання норм діловодства ваші папери можуть бути визнані недійсними!

Єдині вимоги до оформлення документів діловодство регламентує чітко та з особливою прискіпливістю. На це є низка юридичних причин, одна з яких — систематизація і обробка величезних масивів даних, які вже є та щоденно продовжують надходити до Національного архівного фонду (скорочено — НАФ). Вимоги до документів базуються на чітких критеріях. Розглянемо їх детальніше.

Яким шрифтом друкуються документи та базовий перелік супутніх умов

В бізнесі, безперечно, важливо залишити місце для креативу, проте оформляти та друкувати документи рекомендовано зі збереженням такого затвердженого формату:

• Для друку на електронному носії стандартний шрифт документів повинен бути розміром 12–14 кеглів (поінтів) шрифтом Times New Roman.
• Деякі реквізити, наприклад: код ЄДРПОУ, довідкові дані про установу, заголовок до тексту, прізвище виконавця і номер телефону, відмітка про наявність документа в електронній формі) допустимо друкувати 8–11 кеглем.
• Формат паперу А4 (210 х 297 мм) має становити 1–1,5 пунктів міжрядкового інтервалу. А для формату А5 (146 х 210 мм) — 1 поїнт міжрядкового інтервалу;
• Документи державного зразка повинні мати відступи (колонтитули) на полях: 20 мм — верхній та нижній, 30 мм — лівий; 10 мм — правий.
• Абзацний відступ від межі лівого поля у тексті повинен становити 12,5 мм, для реквізиту «Адресат» — 92 мм; для реквізитів «Гриф затвердження» — 104 мм; для розміщення підпису в реквізиті «Підпис» — 125 мм.
• «Дата», «Заголовок», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність Додатків», «Дані виконавця», «Відмітка про Виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізиті «Підпис», «Гриф погодження», тощо — для цих пунктів відступ від межі лівого поля робити не потрібно.
• Перша сторінка не ​​нумерується. Однак, якщо документ займає дві і більше сторінок, то обов'язково повинна бути нумерація. Номери позначають посередині верхнього поля арабськими цифрами без слів «сторінка» та розділових знаків.
• На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні — на чистому аркуші паперу;
• Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, можна переносити один підпис за умови, якщо на сторінці є не менше двох рядків тексту;
• Документи складають у справи в хронологічно-логічному порядку. Повний обсяг котрих не має перевищувати 250 аркушів (30–40 міліметрів завтовшки).

Деякі внутрішні документи на кшталт заяв, пояснювальних та доповідних записок, дозволено оформлювати від руки.