Що таке фасилітація і як вона працює?

Ведення бізнесу — це завжди командна гра. Для розвитку й масштабування компанії необхідно, щоб ця команда була злагодженою. Постає питання — як ефективно спілкуватись, знаходити компроміси й досягати спільних цілей? Для цього існує спеціальна людина — фасилітатор. Розглянемо, що таке фасилітація, для чого підприємству фасилітатор і чим він взагалі займається.

Що таке фасилітація?

Її суть полягає в тому, що на всіх важливих нарадах, брейн-штормах і перемовинах присутня стороння людина — фасилітатор. Він не зацікавлений у тому, щоб схилити учасників до певного рішення. Його завдання полягає в управлінні процесом дискусії, не впливаючи на її предмет та аргументи сторін. 

Фасилітацію активно застосовують підприємці, керівники організацій, проєктні менеджери, управлінці всіх рівнів, а також члени громадських організацій і волонтери. Цей метод сприяє підвищенню ефективності, виявленню потенціалу команди, економії часу та покращенню комунікації між працівниками, особливо у віддаленій роботі.

Фасилітація буде доречною для:

проведення нарад і бізнес-перемовин;

аналізу діяльності підприємства, діагностики організаційних рішень;

ухвалення управлінських рішень, складання стратегії розвитку компанії;

підвищення рівня залученості робітників у бізнес-процеси;

проєктної діяльності;

розв’язання конфліктів;

налагодження роботи у віддаленому форматі.

Однак фасилітація не панацея. Існують ситуації, де цей метод буде недоречним. Зокрема:

Відсутність потреби у створенні чогось нового. Фасилітація ефективна для генерування нових ідей і планів. Якщо немає запиту на інновації, цей інструмент буде зайвим.

Занадто складна або конфіденційна ситуація. Метод передбачає обговорення в широкому колі команди. Не всі питання можна вирішити таким чином, особливо якщо вони є надто складними або конфіденційними.

Відсутність зобов'язань в ухваленні рішень. Фасилітація малоефективна для команд, де всі рішення ухвалюються тільки керівництвом, без залучення інших учасників.

Обмежений час. Процедура вимагає певного часу для якісного проведення. Якщо його недостатньо, це знизить очікувану користь, або буде зовсім неефективною.

Задачі і роль фасилітатора в команді: що це за спеціаліст?

Фасилітатор — це спеціаліст, який керує процесом дискусії, вносить свої зауваження та ставить влучні питання. Він повинен бути достатньо емпатичним, щоб мати змогу зрозуміти кілька поглядів. Фасилітатору важливо відчувати групову динаміку, вміти створювати комфорту атмосферу для висловлення думок та ідей, а також підтримувати дружню атмосферу під час дискусії.

До задач цього спеціаліста належать:

1. Створення порядку денного — для ефективного обговорення важливо розуміти його мету та цілі. Фасилітатор повинен розрахувати, грамотно сформулювати й попередньо ознайомити учасників обговорення про:

• цілі сесії — вони мають відповідати потребам бізнесу;
• тематику — питання для досягнення зазначених цілей;
• розвиток навичок — що необхідно вдосконалити;
• передача знань — досвід і навички, що будуть надані.

2. Керування процесом обговорення — спеціаліст повинен стежити, щоб учасники дискусії не відходили від теми та дійшли згоди. Для цього він може використовувати такі методи:

• припинення нерелевантних дискусій — зупиняє розмови, які не стосуються теми, щоб зберегти фокус групи;
• запобігання «обхідним шляхам» — підтримує заданий вектор обговорення;
• спонукання до глибокого мислення — задає учасникам питання, що допомагають більш ретельно дослідити тему;
• тайм-менеджмент — слідкує за часом, щоб обговорення йшло за розкладом;
• коригування порядку тем за актуальністю — переносить обговорення тем, які не є нагальними, на пізніший час.

3. Наставництво — фасилітатор застосовує різні методи для максимального залучення учасників до діалогу. Таким чином навчання проходитиме значно ефективніше. Основні принципи фасилітації в наставництві: 

• інклюзивність — залучення всіх учасників шляхом активного запрошення до дискусій і вираження своєї думки;
• різноманітні методи — використання різних навчальних технік для досягнення кращого розуміння та взаємодії;
• перевага запитанням — фасилітатори наштовхують учасників на правильні думки ат висновки, замість надання готових відповідей;
• ставлення «дурних» запитань — ставити прості чи очевидні запитання, щоб чітко проговорити всі нюанси теми дискусії.

4. Керування настроєм обговорення — навичка сприймати й коригувати емоції, що виникають у групі в процесі дискурсу. Спеціаліст повинен вміти:

• активно слухати — увага і відповідь на емоції учасників під час обговорення допомагає зберегти довіру та підтримку в групі;
• керувати конфліктами — вчасно реагувати на стрес, конфлікти й відчуження учасників;
• розуміння специфіки різних культур — врахування досвіду учасників для уникнення непорозумінь.

5. Мотивація групи — спеціаліст підбирає «ключі» для кожного учасника обговорення для максимального залучення та стимуляції до навчання. Він повинен виявити причину зниження вмотивованості, якщо таке наявне, і виправити ситуацію.

Приклади роботи фасилітатора: як ефективно управляти робочими процесами в компанії?

Щоб краще зрозуміти, у чому полягає суть роботи фасилітатора, краще розглянути конкретні кейси. З фасилітації можемо навести такі приклади:

1. Ситуація — маленька IT-компанія займається розробкою сайтів. Усі її працівники мають власний досвід і погляди на робочий процес. Через різницю в очікуваннях і відсутність чітких домовленостей виникають конфлікти. Що робить фасилітатор:

• проводить вступну сесію, де група визначає чіткі домовленості;
• проводить регулярні ретроспективи, де учасники можуть висловити свої думки, невдоволення та пропозиції, що виникли в них за період між сесіями для мінімізації конфліктів.

2. Ситуація — кілька команд працюють над мобільним застосунком і почергово випускають оновлення. Через неналагоджену комунікацію виникають затримки, знижується якість роботи. Чим допоможе фасилітатор:

• запропонує обговорення у форматі відкритого простору;
• впроваджує систему: створюється сітка розкладу, куди команди записують теми презентацій і діляться інформацією з колегами;
• регламентує час і забезпечує виконання домовленостей.

Принципи фасилітації: методологія фасилітатора

Для ефективного управління групою під час дискусії спеціаліст використовує основні методи фасилітації. До них належать:

1. Активне ставлення запитань — ставити відкриті питання, стимулюючи учасників дискусії висловлювати свої думки й допомогти групі глибше зрозуміти обговорювану тему.
2. Фокус на спікера — підтримувати зоровий контакт, демонструвати зацікавленість у його висловлюваннях.
3. Рівномірне розподілення уваги — не дозволяти одному учаснику обговорення перетягувати ковдру на себе, заохочувати людей, які мовчать діалогу.
4. Рівність і повага — не дозволяти нікому перебивати, говорити за інших або знецінювати їхні думки.
5. Підтримання позитивного настрою — сфокусувати увагу на досягненнях групи, стимулювати генерацію ідей і рішень.
6. Повага до часу — заохочувати учасників висловлюватись лаконічно, слідкувати за дотриманням порядку денного та ввічливо зупиняти спікерів, що виступають занадто довго.

Висновки

Фасилітація — не просто метод управління, а мистецтво вести групу людей до продуктивного діалогу, ефективного розв’язання проблем і ухвалення кращих рішень. Не варто плутати її з маніпуляцією, оскільки фасилітатор тримає нейтралітет і не схиляє групу до конкретного результату. Він використовує спеціальні техніки та способи, щоб учасникам дискусії було максимально комфортно спілкуватись і висловлювати свої ідеї.