ᐈ Штатний розпис для ФОП: лайфхаки, підводні камені, зразок

Бізнес дає свободу та фінансову незалежність. Однак ведення власної справи передбачає також наявність труднощів та ризиків. Крім щоденних робочих процесів перед власником бізнесу стоїть величезна кількість інших задач:

нести фінансову та юридичну відповідальність за працівників;
стежити за ринковою ситуацією;
слідкувати за змінами податкових норм і положень Трудового кодексу;
вести документацію і складати штатний розклад.

Зручне управління — запорука ефективної роботи

Щойно підприємець залучає до роботи найманих робітників, виникає необхідність ведення кадрової документації.

Специфіка, масштаб, відповідальність і наявні ресурси в кожного підприємства різні. Однак, штатні розписи — це важливі елементи кадрової політики, які дозволяють оптимізувати роботу як великого підприємства, так і маленької компанії.

Приклад: у власника маленької крамнички з двома продавцями й бухгалтером, з точки зору законодавства, в штаті є три наймані робітники та два структурних підрозділи:

офіс, в якому працює сам власник і бухгалтер;
магазин, в якому працює торговий персонал.

Навіть такий маленький бізнес потребує документації, яка фіксує організаційні моменти. Правильно утворена структура організації дозволить оптимізувати посадові обов'язки й бізнес-процеси, а також розрахувати зарплату для робітників.

Штатний розпис чи розклад допомагає підприємцю:

організувати структуру бізнесу;
зрозуміти, як підвищити ефективність роботи виконавців (щоб вони приносили максимум користі та прибутку);
візуалізувати бізнес-модель і розглянути варіанти залучення персоналу.

Що говорить закон

Позиція Мінсоцполітики в цьому питанні неоднозначна. Чинне українське законодавство не вимагає від фізичної особи-роботодавця наявності штатного розкладу. Однак у листі «Щодо роз'яснення поняття «фізична особа-підприємець» та щодо поширення дії Інструкції зі статистики кількості працівників» від 21.05.2019 р. №34/0/2319/133 зазначено:

«Оскільки фізична особа-підприємець у розумінні норм КЗпП виступає роботодавцем, то має вести кадрову документацію».

Багато підприємців вважають, що мати штатний розклад простіше і зручніше, ніж трудовий договір.

Штатний розпис — це документ, в якому зазначено перелік посад, їх кількість і розмір окладу для кожної посади.

Зміст, шаблон і порядок затвердження

Існує уніфікована форма штатного розпису. За бажанням організація має право розробити власний формат документа, що встановлює для компанії штат і оклади.

Створюючи штатний розклад, підприємство може скористатися:

шаблоном для бюджетних установ, затвердженим наказом Мінфіну від 28.01.2002 р. №57;
універсальною формою зі Збірника держархіву від 21.11.2015 р. №7.

Якщо ж компанія потребує створення власного формату штатного розпису, необхідно розуміти, які елементи слід обов'язково внести. Зміст штатного розкладу несе інформативний характер. В цьому документі вказуються:

посади й структурні підрозділи, наявні у компанії;
кількість робітників;
розміри грошових винагород для кожної посади: щомісячних та додаткових;
бюджетний фонд для оплати праці на рік або місяць.

Затвердження штатного розпису відбувається шляхом створення відповідного наказу від імені керівника. Кожна зміна структури та штатного розпису потребує окремого наказу й затвердження. Дата введення документа в дію не обов'язково повинна збігатися з датою самого наказу. Але вводити розклад «заднім числом» забороняється. Наказ про затвердження штатного розпису пишеться в довільній формі.

Лайфхак: Якщо не вказувати період дії штатного розкладу, документ можна використовувати тривалий час, не оновлюючи. Такі дії дозволені юридичним особам та приватним підприємцям.

Зразок штатного розпису

Звичайна форма містить тільки необхідний мінімум інформації.

Типовий штатний розпис включає більш детальну інформацію про річний бюджет підприємства, надбавки й доплати для працівників різних підрозділів.

Щоб сформувати штатний розпис, потрібно підготувати такі документи:

Концептуальна схема та структура компанії. Необхідно описати усі посади, служби та відділи, відповідно до їх ієрархії. За кожною посадою потрібно вказати кількість робітників — штатну чисельність.

Лайфхак: щоб уникнути некоректних найменувань посад у документі, назви краще взяти з Національного класифікатора України.

Положення про структурні підрозділи. Сюди потрібно включити посадові інструкції — інформацію про те, чим буде займатися кожен відділ або служба. Це дозволить зрозуміти, як розподілена відповідальність за робочі процеси між підрозділами.

Положення про оплату праці. Це документ про посадові оклади, в якому вказується форма оплати праці для робітників. Вона може бути погодинна, відрядна або щомісячна. Оклади формуються згідно з класифікатором професій.

Складання штатного розпису: інструкції та підказки

Найменування посади або професії

В штатному розписі перелік посад наводиться знеособлено. Проте деякі професії потребують уточнення категорії, оскільки чим вищий розряд, тим вищий рівень зарплати у робітника.

Наприклад: слюсар-ремонтник 5-го розряду.

В кадровій документації роботодавці можуть адаптувати назви професій до жіночої статі. Адаптація необов’язкова і проводиться за потреби, наприклад, якщо з таким проханням звернулася конкретна працівниця. Причому адаптовані назви використовуються в кадровій документації окремого працівника, і не потребують внесення змін до штатного розпису. Найменування професії або посади «на жіночий лад» зазначають в трудовій книжці працівника, в наказах, трудовому договорі, особовій картці.

Лайфхак: Задля уникнення плутанини під час формування бухгалтерської звітності, в графі після назви посади вказують її код за класифікатором професій.

Оклад

Для кожної посади вказують посадовий оклад, який беруть з «Положення про оплату праці». Оклад повинен бути пропорційним кваліфікації працівника та складності його роботи.

Якщо на фірмі працює співробітник на 0,5 або 0,75 ставки — це неповна зайнятість. Цей показник знадобиться для розрахунку суми заробітної плати, а в штатному розписі завжди вказується повний оклад.

Оклад робітника не може бути меншим за прожитковий мінімум. В Україні у 2021 році це: з 1 січня — 2 189 грн, з 1 липня — 2 294 грн, з 1 грудня — 2 393 грн.

Разом із цим, згідно з чинним законодавством, якщо найманий робітник працює повний робочий день, призначати йому меншу від мінімальної заробітну плату не можна. В Україні у 2021 році це: з 1 січня — 6 000 грн, з 1 грудня — 6 500 грн.

Виходить, що оклад можна поставити 2 189 грн, а заплатити потрібно не менше 6000 грн. В такій ситуації передбачається, що власник бізнесу доводить зарплату працівника до мінімалки внаслідок надбавок, премій, відсотка від продажів.

Доплати

Якщо за гарну працю або інші заслуги передбачаються додаткові виплати, потрібно вказати їх суму в графі «Надбавки».

Законодавчі шпаргалки

Штатний розпис складається з урахуванням не лише внутрішніх, а й зовнішніх нормативних і організаційних документів. На законодавчому рівні штатний розклад підприємств регулюється такими документами:

Господарський кодекс України (гл. 7, ст. 64) стверджує, що підприємства в Україні мають право самостійно розробляти організаційну структуру, встановлювати чисельність робітників та складати штатний розпис.
Закон України «Про зайнятість населення» (ст. 50) зобов'язує роботодавця повідомити про вакантну посаду центр зайнятості. А для цього потрібен штатний розпис.
В Кодексі законів про працю (п. 1, ч. 1, ст. 40) йдеться про правила укладання трудового договору, скорочення штату.
Листи Міністерства праці та соціальної політики України № 162/06/187-07 «Щодо штатного розпису» від 27.06.2007 р. та № 34/0/23-19/133 «Щодо роз'яснення поняття «фізична особа — підприємець» та щодо поширення дії Інструкції зі статистики кількості працівників» від 21.05.2019 р. розкривають поняття, зміст та принципи прийняття й затвердження штатного розкладу.
Наказ Держкомстату «Про затвердження Інструкції зі статистики кількості працівників» № 286 від 28.09.2005 містить деяку інформацію щодо питання обліку штатних робітників.

Теги