Управлінський облік: що це і чим відрізняється від фінансового обліку?

Близько 100 років тому американський підприємець Ч. Харрісон збагнув, що одного бухгалтерського обліку недостатньо для ефективного керування ресурсами компанії та утворення ціни товару/послуг, прогнозування прибутку, підрахунку витрат та подальшого аналізу діяльності фірми. Тоді на виробництві робочих рукавиць він увів додаткову систему моніторингу витрат та отримав чіткішу картину фінансового стану підприємства.

Саме поняття управлінського обліку з’явилось пізніше, вже в 50-х роках. З того часу цей документ став обов’язковою частиною бухгалтерської звітності та основою для стратегічного планування подальшого розвитку компанії.

Управлінський облік: що це таке?

Усе ж таки, що таке управлінський облік на підприємстві? Це система моніторингу, яка надає дані, необхідні керівництву компанії для прийняття бізнес-рішень. Основна його мета це: надання точної та своєчасної інформації про фінансовий стан, результати діяльності, витрати, доходи та інші показники, що важливі для планування та контролю роботи підприємства.

Ведення управлінського обліку на підприємстві є однією з обов’язкових задач фінансового директора або аналітика з бюджетування компанії. Йому необхідно:

• формувати фінансові звіти;
• вести облік затрат;
• займатись плануванням роботи та бюджетування організації або окремих її сегментів;
• здійснювати внутрішній аудит керівних механізмів підприємства;
• контролювати ефективність бізнес-процесів;
• займатися казначейством.

Як управлінський облік відрізняється від фінансового обліку?

Облік — це система збирання, опрацювання, зберігання та подання інформації. Різні його види відрізняються своїм призначенням, тобто тим, для кого і з якою метою були зібрані та опрацьовані дані.

Для зручності наводимо таблиця, яка демонструє чим фінансовий та управлінський облік відрізняються одне від одного.

Завдання та мета управлінського обліку

Управлінський облік ведеться з метою оперативного інформування власника компанії чи директора про актуальний стан підприємства. Основні статті звіту — це: витрати та доходи, а також прибуток та капітал. Оскільки це внутрішня звітність, керівництво може попросити додаткову інформацію залежно від потреб організації. Часто в документ вносять дані про:

• заборгованості (дебіторську та кредиторську);
• майновий стан компанії;
• касові розриви;
• терміни платежів.

Об’єкти управлінського обліку та їхня класифікація

Управлінський облік як вихідний елемент системи контролінгу містить дані про фінансовий та матеріальний стан підприємства. Цю інформацію необхідно надавати максимально оперативно. Усі об’єкти обліку можна розподілити за категоріями:

1. Господарство — діяльність підприємства, яка пов'язана з його основною метою — виробництвом товарів або наданням послуг. До неї належать: процеси створення, реалізації продукції, закупівлі сировини, управління активами тощо.
2. Структурні одиниці — дані про бюджет та ефективність роботи окремих цехів, філій, відділів, торгових точок організації.
3. Ресурси — все, що необхідно для виготовлення продукції: сировина, матеріали, робоча сила, обладнання тощо.
4. Доходи/витрати — фінансові показники, що відображають результативність діяльності підприємства. Тобто кошти, отримані від реалізації продукції або послуг, а також суми, витрачені на виробництво, закупівлі та інші потреби.

Базові принципи управлінського обліку

Управлінський облік є складовою внутрішньої документації компанії, тому методологію його складання кожна організація має право визначати самостійно. Про це більш детального поговоримо далі. Попри це, існує низка принципів, яких варто дотримуватись при формуванні звітів.

1. Безперервність. Звітність необхідно вести без пауз з моменту реєстрації та до закриття бізнесу. А саме управлінський облік ще до створення підприємства, адже він є важливим складником планування. Перший бізнес-план бізнесмен повинен скласти задовго до запуску проєкту. 

2. Вичерпність. Управлінський облік орієнтований на аналіз актуального фінансового стану компанії, тому він має містити максимум даних. У документі має бути інформація про всі господарські операції: продажі, закупівлі, надходження і виплати, нарахування заробітної плати, списання витрат тощо.

3. Два окремі документи: за нарахуванням і за оплатою. Необхідно формувати 2 види управлінських звітів за різними методами нарахування — способів визнання доходів і витрат у тих періодах, до яких вони належать:

• при обліку за оплатою доходи та витрати визнаються під час надходження або перерахування грошей. Якщо складати звітність виключно за таким принципом, то не можна буде контролювати рентабельність бізнесу;
• якщо вести управлінський облік тільки за нарахуванням, то компанія може зіткнутися з дефіцитом коштів, навіть під час роботи з прибутком. 

     4. Періодичність і зіставність. Встановивши певні періоди для формування звітності (наприклад, раз на місяць), потрібно надалі дотримуватися їх. Також слід складати документ за однаковою формою. Інакше буде складно порівнювати результати за різні часові проміжки. Змінювати періодичність і форми звітів, звичайно, можна. Однак для цього мають бути об'єктивні причини (наприклад, зросли обороти, з'явилися нові напрямки діяльності тощо.) Краще вносити коригування в порядок формування звітності з початку року.

      5.Зрозумілість. Далеко не всі керівники та власники бізнесу мають економічну освіту. Тому інформацію в звітах слід подавати в простій і наочній формі. Зокрема за допомогою схем, графіків та діаграм.

Методи управлінського обліку: який підхід застосовувати?

Кожна компанія може самостійно вибрати методологію складання внутрішньої звітності, відповідно до її мети. Управлінський облік виконує такі функції: контроль і моніторинг, планування, оцінка ефективності, аналіз витрат, прийняття рішень, бюджетування та комунікація між різними структурними одиницями підприємства.

Залежно від потреб фірми можна застосувати такі підходи:

• бюджетування — для розподілу ресурсів компанії, аналізу та контролю відхилень від планових показників;
• собівартість проєктів — для розрахунку спеціальних замовлень матеріалів, професійних послуг тощо;
• собівартість процесів — актуальний для безперервного виробництва однієї позиції, щоб розраховувати співвідношення між витратами та кількістю товарів;
• точка беззбитковості — показник, який враховує витрати на виробництво та відображає момент, на якому компанія виходить «у плюс»;
• директ-костинг — підхід, за допомогою якого керівництво контролює розподіл постійних та змінних витрат, відстежує взаємозв'язок між обсягами виробництва, прибутком та видатками;
• стандарт-костинг — враховує різницю між фактичними та плановими витратами для кожного виду товарів.

Чи є законодавча нормативна база управлінського обліку?

На відміну від фінансового, ведення управлінського обліку на підприємстві регулюється виключно внутрішніми, а не законодавчими нормативами. Керівництво самостійно визначає методи, форми та процедури звітності, що дозволяє адаптувати систему до внутрішніх умов бізнесу. Тобто ця процедура максимально гнучка і може видозмінюватись за потреби. Єдине, що не рекомендують фахівці — занадто часто вносити поправки, адже так буде складніше порівнювати результати за попередні часові проміжки з поточними. 

Висновки

Отже, у компаніях з управлінським обліком керівництво оперативно дізнається навіть про найменші управлінські нюанси. Це дозволяє грамотно налаштувати процеси для ефективної роботи бізнесу. Головне — у будь-який момент менеджери можуть відстежити поточний стан підприємства чи окремих його підрозділів.