Книга обліку доходів: зразок заповнення у 2021 році

Книга обліку доходів і витрат — первинний документ, який необхідно вести кожному підприємцю. Правила ведення цього документа довгий час не змінювалися, але з 1 січня 2021 року в законодавстві набули чинності нові правила ведення книги обліку доходів. Ці зміни були зроблені в Податковому кодексі України шляхом прийняття поправок до статей 177, 178, 296, на підставі Закону України про електронний кабінет і спрощення роботи фізичних осіб від 14 липня 2020 року.

Згідно з цими змінами ФОПи тепер самі можуть вибирати, як їм вести облік доходів і витрат: в електронній формі або якось інакше. Але як завжди є нюанси, які потрібно знати.

Книга обліку доходів і витрат: що це таке

До 2021 року книга доходів і витрат була обов'язковим первинним документом підприємця. Її обов'язково необхідно було придбати в будь-якому канцелярському магазині або в податковій інспекції, пронумерувати кожну сторінку, прошнурувати і після цього за місцем податкового обліку підприємця віддати її в ДПІ на реєстрацію, яка зазвичай реєструвала її протягом 3–5 днів.

Книга обліку доходів вводилася як єдина форма обліку фактично отриманих доходів підприємців. Підприємці на спрощеній системі оподаткування вказували в ній тільки доходи, а ФОП на загальній системі — доходи та витрати.

У разі податкової перевірки підприємці повинні були показати зареєстровану форму книги доходів ФОП інспектору, щоб той міг переконатися в коректності обліку або знайти підставу для виписки штрафу.

Як треба було вести книгу обліку доходів ФОП до 01.01.2021 року

До видання книги обліку доходів і витрат до 2021 року назвемо такі вимоги:

• обов'язкове щоденне заповнення в кінці робочого дня;
• ведення записів розбірливим почерком;
• заповнення кульковою або чорнильною ручкою темного кольору (чорного, синього або фіолетового);
• у разі здійснення помилки підприємець повинен був закреслити її, правильні дані поставити поруч або зверху на вільному місці;
• будь-яке виправлення в книзі доходів ФОП обов'язково треба завірити своїм підписом;
• будь-яке підчищення записів було суворо заборонено;
• якщо в книзі не вистачало сторінок, необхідно було зареєструвати в ДПІ нову книгу доходів і витрат;
• у разі втрати книги обліку доходів необхідно було відразу подати заяву про це в ДПА за місцем податкового обліку й зареєструвати нову книгу.

Книга обліку доходів і витрат: що змінилося у 2021 році

Зміни, які відбулися у 2021 році дозволяють вести облік через Електронний кабінет, в паперовому та/або електронному вигляді (формат Excel). Ці зміни для деяких видів ФОП залежать від системи оподаткування. Спільним є те, що Книгу обліку доходів і витрат вже не потрібно реєструвати в податковій.

Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі у 2021 році 

Згідно з наказом Міністерства фінансів №261 від 30 травня 2021 року замість книги обліку доходів і витрат на загальній системі оподаткування підприємці та самозайняті фізособи з моменту опублікування наказу 16 липня 2021 року зобов'язані вести в паперовій або електронній формах Типову форму обліку доходів і витрат, яка дуже схожа на Книгу обліку доходів і витрат, тому не повинна викликати складнощів у підприємців.

Таблиця 1. Типова форма обліку доходів і витрат

На загальній системі оподаткування підприємець зобов'язаний вказувати не тільки надходження коштів, а й витрати, пов'язані з веденням підприємницької діяльності, тому що оподатковується на цій системі різниця між доходом і витратами, тобто прибуток.

Ведення обліку для єдинників 1–3 групи, які не є платниками ПДВ

Усі підприємці, що працюють на спрощеній системі оподаткування не платники ПДВ отримали право вибирати, як їм вести облік доходів і витрат, хоча обов'язок вести облік навіть у вільній формі в будь-якому випадку залишився. Способи обліку можливі такі:

• письмово, у старій Книзі обліку доходів і витрат або саморобній книзі паперової форми (загальний зошит, альбом тощо);
• в електронному вигляді — це можуть бути електронні таблиці в Word або Excel.

Реєструвати документ обліку не потрібно, але якщо підприємець веде свою діяльність з періоду до 2021 року, а значить, вів до цього часу Книгу обліку доходів і витрат — її необхідно зберегти. Протягом трьох років з моменту, коли був зроблений останній запис, в будь-який момент податковий інспектор може її попросити для перевірки. І книгу необхідно надати.

Хоч в електронній, хоч у паперовій формі краще дотримуватися формату Книги обліку доходів і витрат 2020 року, а в разі вибору формату електронного обліку можна оптимізувати форму обліку під свої потреби.

Вести книгу можна в тій формі, яка зручна підприємцю — адже правила обліку тепер ФОП встановлює сам.

Не потрібно більше в обов'язковому порядку робити записи кожен день, досить робити їх в кінці місяця. Але для власної зручності рекомендуємо записувати кожне надходження доходу окремим рядком.

У будь-якому канцелярському магазині, у податковій інспекції або в мережі Інтернет підприємець може купити Книгу обліку доходів за ціною до 50 грн. Для ФОП платників єдиного податку 1–3 групи, якщо вони не є при цьому платниками ПДВ, з 2015 року затверджено таку форму книги:

Загальні правила заповнення Книги обліку доходів ФОП, які не є платниками ПДВ:

• під час заповнення вказуйте копійки;
• готівкові та безготівкові надходження пишіть в окремих рядках;
• суму безготівкових та готівкових надходжень за день вказуйте в окремих рядках;
• за різних видів діяльності вказуйте всі надходження в одній книзі;
• будь-який запис про надходження в книзі повинен бути підтверджений документом: чеком, актом, квитанцією тощо;
• кожен рік, квартал і місяць підсумовуйте загальну суму доходу;
• графи № 4 і № 6 вказують тільки в позитивних значеннях (без знака «мінус»).

Як вказувати надходження валюти в Книзі обліку доходів?

До 20 червня 2019 року Національний банк України зобов'язав підприємців продавати на міжбанку третину валютної виручки, яка надійшла їм на рахунки. Тепер ця норма скасована.

Запис у книзі обліку доходів робиться в гривнях, водночас курс валюти підраховується за курсом НБУ на той день, коли валюта надійшла на рахунок.

Важливо, що в разі вдалого продажу валюти за більш високим курсом, отримана різниця не записується, тому що вона не вважається доходом

Посередницькі послуги в Книзі обліку доходів і витрат 

Під час укладання договору про посередницькі послуги, щоб уникнути питань інспектора, вказуйте, що отримуєте тільки суму винагороди.

А якщо загальна сума контракту вказана в договорі, і вся сума йде через Ваш ФОП, то в книзі потрібно вказати всю суму, а в декларації Єдиного податку тільки суму отриманого доходу посередника. 

Намагайтеся уникати таких контрактів — податкова може визнати цю форму розрахунків нефінансовим бартером, що заборонено на спрощеній системі.

Оформлення повернень в Книзі обліку доходів

Якщо Ваш клієнт наполягає на поверненні передоплати або грошей за товар, а Ви отримані гроші вже записали до Книги обліку доходів, Вам знадобиться вказати їх в позитивному значенні в колонці №3. У тому ж рядку, в графі № 4 необхідно відняти від денної виручки суму повернення. У цьому випадку можливі 3 нестандартні варіанти:

1. повернення вже враховане в доходах за минулий податковий період:
• у поточному кварталі зменшіть дохід на суму повернутих коштів;
2. повернення відбулося в день відсутності надходжень грошей:
• графу № 4 заповнюєте в кінці місяця під час підбиття підсумків;
3. повернення перевищило денну виручку: 
• графа № 4 не заповнюється до виходу на позитивний підсумок місяця.

Безкоштовне отримання у Книзі обліку доходів

Безкоштовно отримані послуги, роботи або товари обов'язково повинні відображатися в Книзі обліку доходів і витрат в графі № 5.

Пояснимо, що такими послугами або товарами можуть бути, наприклад: передані підприємцю в безкоштовне користування товари за договором позики або на відповідальне зберігання, а також майно передане за договором дарування, тобто за будь-якими договорами, які не передбачають грошову компенсацію таких товарів, робіт або послуг.

У Цивільному кодексі України встановлено: якщо ціна не може бути зазначена в договорі, вона повинна визначатися на основі прийнятих цін на аналогічні товари.

Після вказівки в графі №5 ціни на безкоштовне отримання у графі № 6 робиться коригування отриманого доходу, тобто підсумовуються графи №4 та № 5.

Заборонені доходи в Книзі обліку доходів

Буває, що ФОП платник єдиного податку отримує дохід заборонений для його групи ФОП. Такий дохід відповідно до Податкового кодексу України (ст. 293.4) оподатковується за ставкою 15%. У Книзі обліку доходів і витрат такий дохід потрібно вказати в графах № 7 (вид доходу) і № 8 (сума надходжень). І якщо з сумою надходжень все зрозуміло, то вид доходу вказується цифрою від 1 до 5. Кожна цифра — це окремий тип заборон:

1. перевищений річний ліміт для Вашого ФОП;
2. до реєстру Єдиного податку не внесений КВЕД, за яким прийшли гроші;
3. використаний взаємозалік або бартер, тобто негрошові розрахунки, які заборонені для спрощенців. У колонці № 7 ставимо «3», а в колонці № 8 — поточну середню вартість отриманого товару, послуг та ін.;
4. якщо гроші прийшли за вид діяльності, який заборонений платникам Єдиного податку;
5. якщо гроші прийшли за вид діяльності, який заборонений для ФОП 1 і 2 груп.

Як виправляти помилки в Книзі обліку доходів

Помилки в Книзі обліку доходів і витрат коригуються додаванням запису в новому рядку зі знаками «плюс» або «мінус». Порядок дій такий: наприклад, Ви помилилися під час підведення підсумків за квартал, тому не вказали один з отриманих платежів на 1000 грн за проданий товар. Вам необхідно:

• додати запис нижче рядка з підсумками кварталу, де вказати:
• в колонці №1 — дату отримання товару;
• в колонках №2 і № 4 — суму «1000,00».
• додати наступний запис, у якому повторно підбити підсумок кварталу з урахуванням нового запису.

Пам'ятайте про заборону податківців вносити цифри з від'ємним значенням в колонки №4 та № 6.

Хто повинен зберігати Книгу обліку доходів

Закон зобов'язує ФОП тримати Книгу обліку доходів і витрат при собі. У будь-який момент може прийти інспектор-контролер, і підприємець зобов'язаний надати йому первинний документ обліку на перевірку.

Незважаючи на те, що підприємець зобов'язаний заповнювати Книгу обліку доходів самостійно, зазвичай цей обов'язок покладається на когось з близьких або на найманого працівника. Цілком зрозуміла практика, але ми радимо тримати цей процес під контролем і за підсумком кожного місяця здійснювати перевірку записів.

Штрафні санкції за Книгою обліку доходів і витрат

У зв'язку зі змінами щодо Книги обліку доходів і витрат штрафи, передбачені Адміністративним кодексом України (ст. 164-1) підприємцю не загрожують.

Але за відсутності будь-яких первинних документів під час першої перевірки — штраф 510 грн, те саме порушення вчинене повторно (під час повторної перевірки) — 1020 грн.

Книга обліку доходів ФОП 1 група

ФОП 1 групи — це підприємці-одинаки, які працюють тільки з населенням і не мають права наймати працівників. Оподаткування цієї групи ФОП здійснюється з доходу отриманого за податковий період. Оплати ці підприємці отримують готівкою, видаючи клієнтам чеки і квитанції.

Це означає, що в Книзі обліку доходів і витрат ФОП 1 групи: 

• не потрібно реєструвати Книгу обліку в податковій;
• не потрібно робити записи щодня, досить вести облік щомісячно;
• не потрібно вести окремими рядками оприбуткування (облік готівкових та безготівкових надходжень);
• не потрібно вести облік витрат;
• не потрібно заводити окремі книги обліку витрат для кожного найманого продавця на торговій точці;
• не використовуватиметься колонка № 5 в Книзі обліку доходів «вартість безоплатно отриманих товарів (робіт, послуг)»;
• у разі перевищення ліміту в 1 млн грн підприємець повинен вказати суму перевищення в колонці № 8, поставивши цифру 1 в колонці № 7.

Книга обліку доходів ФОП 2 група

ФОП 2 групи — це невеликі підприємства, які можуть працювати як з фізичними, так і з юридичними особами. Перелік дозволених видів діяльності для цих ФОП досить великий. Податки підприємець платить від доходу, ліміт якого в рік — 5 004 000 грн.

Книга обліку доходів і витрат ФОП 2 групи ведеться за алгоритмом, описаним в основній частині статті. Книга обліку доходів для 2 групи не обов'язкова для ведення, але якщо вирішили продовжувати цей вид звітності, відзначимо основні моменти, як вести Книгу обліку доходів для 2 групи:

• не потрібно вести облік витрат;
• отримані доходи можна відображати щомісячно;
• заборонені доходи записуються в колонках №7 і №8 та оподатковуються за ставкою 15%;
• готівкові та безготівкові надходження вказуються окремими рядками.

Книга обліку доходів і витрат: ФОП 3 група з ПДВ

Для 3 групи ФОП, які не є платниками ПДВ під час ведення Книги обліку доходів актуально все, що ми вказали для ФОП 2 групи. За винятком того, що ліміт отриманих доходів на рік — 7 002 000 грн, і гроші отримані понад цю суму враховуються в графах №7 і №8, тому що оподатковуються за ставкою 15%.

ФОП 3 групи для ведення обліку частіше користуються електронними продуктами, наприклад: 1С-Звіт, Арт-звіт, MEDoc та інші. І з допомогою цих програм в податкову надсилаються електронні звіти, що набагато зручніше, ніж ведення Книги обліку доходів. І навіть якщо б виникла у підприємця така ідея, принципових відмінностей від правил ведення обліку 2 групою немає.

Окремо потрібно вказати, як вести книгу обліку доходів 3 групі платнику ПДВ. Є деякі особливості:

• Книга обліку доходів і витрат ФОП 3 групи має іншу форму: у ній 9 колонок, адже з'явилася графа для запису суми простроченої кредиторської заборгованості, тобто боргів до сплати. Записувати такі суми потрібно, коли минув строк позовної давності боргу;
• усі суми вказуються без урахування ПДВ;
• вести потрібно облік не тільки доходів, але і витрат. Витрати вказуються в окремій від доходів формі, де підприємець повинен вказати:
• витрати за період на придбання товарів, робіт або послуг;
• витрати на оплату праці працівників;
• суму Єдиного соціального внеску сплачену за всіх працівників і самого підприємця.