Розблокування податкових накладних: стратегії та практичні поради

Проблема припинення процесу реєстрації податкових накладних (ПН) та потрапляння до переліку ризикових платників ПДВ — одна з поширених перепон, яка стоїть на заваді повноцінному функціонуванню та розвитку бізнесу. Отже, такі юридичні особи піддаються підвищеному контролю з боку державних органів, що спричиняє затримки поставок та експорту продукції. Станом на середину 2023 року, у списку «ризикових» знаходиться близько 40% від загальної кількості українських підприємців.

Пропонуємо розібратись, що робити в разі блокування накладних, коли та як надавати пояснення, а також скільки часу потрібно для розблокування. 

Як розблокувати податкову накладну: алгоритм дій

Зупинка починається з того, що підприємець отримує квитанцію №1. У ній зазначена причина блокування накладної — один або кілька пунктів «Критеріїв ризиковості» платника податку або здійснення операції. Це два законодавчі акти, що допомагають податковим органам виявляти ситуації, які потребують особливої уваги.

Якщо квитанція посилається на пункти першого документа, що юридичну особу занесено до переліку ризикових, то відповідно до наказу МФУ від 12.12.2019 №520 розблокування податкових накладних відбувається за таким алгоритмом:

1. Пошук рішення щодо відповідності критеріям в електронному кабінеті.
2. Подання пакета необхідних документів та пояснень до накладних для виключення компанії зі списку.
3. Розкриття повної інформації про діяльність підприємства. Зокрема про засновників, чинне керівництво, наявність ліцензій, статутний фонд, вид діяльності, наявність торгових марок, інформації про штат, матеріальні та нематеріальні активи тощо. В обов’язковому порядку треба надати форму 20-ОПП, в якій зазначаються всі господарські об’єкти, що використовуються компанією (власні та орендовані).
4. Розгляд поданих документів комісією регіонального рівня, який триває 7 робочих днів від дати надходження. 
5. Отримання рішення про виключення юридичної особи зі списку ризикових. Після цього можна починати працювати безпосередньо над розблокування накладних. Потрібно надати пояснення та копії документів для підтвердження операції, зокрема:

• наявність кваліфікованих працівників;
• договори з постачальниками сировини або товарів;
• умови перевезення продукції;
• звітність про самостійне виконання робіт або договори про залучення третіх осіб.

Далі регіональна комісія розглядає заяву. Якщо рішення негативне, його можна оскаржити впродовж наступних 10 днів.

Якщо причина блокування — це один або декілька пунктів з переліку критерії ризикованості здійснення операції, то механізм розблокування трохи інакший, а саме:

1.Надати таблицю даних по кожному товару, яка повинна містити інформацію про товари/послуги, зокрема:

• ліцензії;
• торгові марки;
• штат працівників;
• постачальників;
• умови транспортування та інше.

2. Протягом 5 днів приймається рішення щодо прийняття чи неприйняття таблиці. У разі негативної відповіді, її можна оскаржити не пізніше, ніж через 10 днів. Відмова супроводжується поясненням причин. Найчастіше — недостатньо даних, документів і т.д.

3. За потреби складається нова таблиця з поясненнями, з урахуванням попередніх коментарів та подається до ДСП.

По суті, сама процедура розблокування не є складною. Все відбувається доволі швидко, однак потребує уважності під час збору та заповнення документації. 

Розблокування податкових накладних під час воєнного стану

Після початку повномасштабного вторгнення представники бізнесу зіткнулись із масовим блокуванням ПН. Механізм розблокування залишається аналогічний, однак є кілька суттєвих плюсів для підприємців.

По-перше, продовжено термін подання пояснень до накладної. На період дії надзвичайного становища в країні, перебіг строку з дати складання ПН призупиняється. Тобто особа може надати необхідні документи вже після завершення воєнного стану. 

По-друге, терміни оскарження рішення в суді та в адміністративному порядку можуть бути поновлені. Підприємець може звернутись до виконавчого органу, посилаючись на військову агресію як на форс-мажорну обставину, що унеможливила подання документів у нормативні терміни. Верховний суд України у своєму повідомленні підтвердив, що запровадження воєнного стану є достатньо серйозною обставиною, що може призвести до поновлення процесуальних строків.

Пояснення до розблокування податкових накладних: правила та терміни подання

Щоб уникнути судового процесу та розв’язати проблему зупинки ПН в адміністративному порядку, потрібно надати якісні та вичерпні пояснення для розблокування податкових накладних. Спроба це зробити всього одна, тому слід поставитись до задачі уважно.

Електронний лист пояснення для розблокування податкових накладних подається протягом 365 днів з моменту зупинки ПН або по закінченню воєнного стану. Допустимі формати: PDF, PNG, JPEG (зазвичай використовують PDF). Максимальний обсяг файлу — 2 Мб.

Пояснення повинні містити підтвердження реальності виконання господарської операції, до якої подавалася накладна. У деталях опишіть особливості операції та специфіку діяльності підприємства. До листа потрібно додати первинні документи, їхній перелік ниже.

Прикріпити до пояснень зайву документацію буде помилкою. Чіткі, лаконічні пояснювальні листи сприяють швидкому розгляду справи та його позитивному фіналу. Зазвичай комісія ДПС обробляє оскарження блокування ПН протягом 5 робочих днів. Зразок пояснення для розблокування податкової накладної можна знайти в інтернеті. Зокрема податкова служба представила основні рекомендації у презентації на своєму офіційному порталі.

Які документи потрібні для розблокування податкової накладної: повний перелік

Конкретний перелік необхідної для розблокування ПН документації залежить від специфіки діяльності підприємства. Відповідно до п. 5 Порядку, встановленого наказом Міністерства фінансів України №520, до ДПС потрібно надати такі документи для розблокування податкових накладних:

1. Контракти, у тому числі зовнішньоекономічні та їхні додатки.
2. Договори, довіреності та акти керівного органу платника податку, що підтверджують повноваження осіб для отримання товарів в інтересах платника.
3. Первинні документи про постачання або придбання продукції, послуг, їхнє зберігання, перевезення, зокрема складські документи та акти прийняття-передавання.
4. Розрахункові документи або банківські виписки з особових рахунків юридичної особи.
5. Сертифікати та паспорти якості для підтвердження відповідності продукції.

Термін подачі документів на розблокування податкової накладної складає 365 днів у мирний час. Про зміни під час воєнного стану зазначено вище.

Термін розблокування податкових накладних

Строк розблокування податкових накладних — величина доволі варіативна, що залежить від конкретних обставин. Він може складати 5 днів з моменту подання пояснювального листа, якщо комісію задовольняють надані документи. У разі неотримання повідомлення про розблокування податкової накладної протягом цього терміну, слід розуміти, що справа потребувала більш детального розгляду. У такому разі є ймовірність отримати відмову.

При негативному результаті та подальшому оскарженню його в суді чи адміністративно термін розгляду розблокування податкових накладних розтягується на невизначений період. Як показує практика, мінімум — пів року. 

8 липня 2023 року набула чинності нова процедура — автоматичне розблокування податкових накладних. ПН реєструються відразу після видалення платника зі списку ризикових. Це значно спрощує процедуру, однак не має впливу на строки розгляду заяви комісією.

Скарга на розблокування податкових накладних: як писати?

Рішення про розблокування податкових накладних може бути оскаржене у випадку негативного результату. Платникові надається право подати скаргу в період 10 днів, з наступної доби після отримання повідомлення. Документ необхідно надати в електронному вигляді, відповідно до законодавчих норм. Подання скарги на розблокування податкової накладної відбувається платником або його довіреною особою.

Важливо: якщо не розблокувати податкову накладну, на юридичну особу буде накладено штраф.

Висновки

Отже, процес розблокування накладних не викличе труднощів, якщо ретельно підготувати необхідну документацію. Первинне рішення комісії — не вирок. Його можна оскаржити, у гіршому випадку — подати позов до суду. Цифровізація процесів та електронний документообіг значно спрощують цю процедуру, особливо нововведення 2023 року — автоматична реєстрація.