Кожна сфера життя включає певні процеси. Навчання, робота, стосунки, батьківство передбачають наявність постійних або змінних алгоритмів дій. Це необхідно для ефективного функціонування кожної з цих сфер. Ведення власної справи — не виняток. Бізнес-процеси є обов'язковою складовою для підприємств усіх масштабів і напрямів діяльності.
Що таке бізнес-процес
Не кожну послідовну дію можна описати як бізнес-процес. Оскільки для підприємницької діяльності, на відміну від щоденних побутових процесів, отримання прибутку є конкретною кінцевою метою. Прокладання зранку найшвидшого маршруту в офіс не буде процесом бізнесу. А от робота транспортного відділу поштової доставки є цілком структурованим бізнес-процесом, який складається з конкретного алгоритму дій співробітників поштового відділення.
Бізнес-процес — це структурований, покроковий алгоритм дій співробітників в рамках розв'язання конкретної задачі.
Всі компанії проходять через різні етапи розвитку. На перших порах у багатьох підприємств робочі процеси та контроль за їх організацією зосереджені в руках власника. Коли бізнес починає рости формуються стандартні робочі ситуації, які супроводжуються циклічними діями співробітників компанії. Подальший розвиток збільшує кількість завдань. Відповідно зростає число процесів і залучених робітників. Для стабільної роботи механізм підприємства повинен працювати злагоджено і безперебійно. Тому варто робити опис бізнес-процесів, в якому будуть детально прописані всі елементи алгоритму та зазначені конкретні обов'язки для залучених працівників.
Бізнес-процес: приклад
Доставлення посилок поштою здійснюється за допомогою взаємодії цілого штату робітників з різних відділів. Цей процес має чіткий алгоритм дій:
«Прийом у відділенні — внесення до бази даних — відправлення до центру розподілення — сортування — транспортування — отримання та оформлення у пункті призначення — видача адресату»
Цей алгоритм є бізнес-процесом, на кожному етапі якого залучені конкретні підрозділи. Кожен працівник знає свої обов'язки та функції.
Бізнес-процеси та моделювання
Моделювання — один з фундаментальних інструментів, за допомогою якого систематизують і оптимізують роботу компанії.
У спрощеному вигляді бізнес-процеси підприємства — це алгоритми та схеми.
Для опису бізнес-процесів існують спеціальні мови. Це загальноприйняті стандарти, які називають нотаціями: BPMN, IDEF0, EPC.
Нотація дозволяє візуалізувати зони відповідальності співробітників та побачити:
- етапи передачі повноважень між учасниками процесу (коли відбувається зміна виконавця);
- статус задачі на момент її передачі (що і в якому вигляді працівник повинен отримати від попереднього учасника);
- кінцевий результат і методи його досягнення для кожного робітника.
Наприклад, нотація наочно регламентує, що менеджер з продажу повинен:
- відповісти на вхідний телефонний дзвінок;
- максимально повно з'ясувати побажання клієнта;
- зробити пропозицію, що відповідає його вимогам;
- оформити заявку.
Після цього повноваження переходять до співробітника виробничого відділу, для якого нотація описує вже інший алгоритм дій з кінцевим результатом. Таким чином відбувається зміна етапів бізнес-процесу.
Навіщо налагоджувати бізнес-процеси на підприємстві
Бізнес-процес дозволяє кожному працівнику зрозуміти послідовність своїх обов'язків та особливості взаємодії з колегами. Грамотний алгоритм допомагає розібратися в механізмі роботи будь-якому учаснику, незалежно від його місця в ланцюжку та складності обов'язків. Це дає можливість швидко ввести в роботу новачка або підмінити робітника, який захворів.
Моделювання ланцюжка дій робиться не лише для впорядкування робочих процесів, а й для їх спрощення та доведення до автоматизму.
Бізнес-процеси динамічні, і для них властиво застарівати. З часом виникає необхідність видалити неефективні елементи ланцюжка і додати нові. Тому алгоритм роботи потрібно регулярно тестувати: перевіряти, відстежувати та контролювати, наскільки точно його дотримуються всі учасники процесу.
Аналіз бізнес-процесів дозволяє виявити слабкі сторони. Так, можна побачити, на якому етапі виникають труднощі, які процедури можна скоротити, на які дії необхідно виділити більше часу і т.д.
Уміння прописати послідовність дій — надзвичайно корисний інструмент. Але опис усіх процесів без розбору дає прямо протилежний результат: замість оптимізації роботи в компанії будуть множитись бюрократичні інструкції та регламенти.
Автоматизація бізнес-процесів
Робочий процес стає складнішим, коли компанія розростається. В певний момент базова схема перестає бути ефективною і вже не сприяє логічному та безперебійному процесу роботи. На цьому етапі має сенс автоматизувати деякі процедури за допомогою програмних рішень. Таким чином бізнес-процес моделюється не керівником, а комп'ютерною системою.
Наприклад:
В невеликій компанії на перших етапах працюють один менеджер з продажу та один бухгалтер. Зі збільшенням числа клієнтів, стає більше менеджерів. На допомогу бухгалтеру наймають касира. З'являються виробничий та логістичний відділи. Компанія організовує власне виробництво і запускає в продаж супутні товари. Виникає необхідність автоматизувати процеси, оскільки старий алгоритм не здатний обслуговувати новий формат роботи.
Автоматизація процесу — це програмування ланцюжка дій в системі автоматизованого таск-менеджменту.
Варто розуміти, що без логічно організованої структури автоматизація не поліпшить ефективність роботи компанії. Тому оптимізувати робочі процеси шляхом автоматизації необхідно тільки тоді, коли структура підприємства матиме чіткий і логічний вигляд.
Реєструйтеся на безплатні вебінари про експорт від Школи бізнесу Нова пошта
Зареєструватись на вебінарПоділись цією новиною
Тебе також можуть зацікавіти
