Кожен з нас веде переговори щодня — вдома, в офісі, університеті, під час зустрічі з друзями. На відміну від побутових, ділові бесіди пов'язані першочергово з торгівлею та бізнесом. Це примушує учасників застосовувати специфічні уміння та зберігати порядок проведення. Ключовий елемент, що входить в особливості ведення ділових переговорів — спільність інтересів в учасників обох сторін.
Правила ведення переговорів
Правила проведення переговорів передбачають послідовні кроки до певної мети. Сюди відносять форми прямого і непрямого спілкування, дистанційні та публічні переговори, правила ведення телефонних переговорів і листування.
Форми
Основні типи ведення ділових переговорів:
- Звичайні — стосуються внутрішніх проблем співробітників і взаємин на роботі.
- Комерційні — зазвичай проводяться між організацією та зовнішнім партнером. Цей тип переговорів здійснюється з метою фінансової вигоди.
- Юридичні — офіційні і юридично обов'язкові.
Цікавий факт: комерційні ділові переговори між фінансово залученими сторонами можуть тривати роками і десятиріччями. Вони схожі на партію в шахи. Довгостроковий характер дозволяє більш терпимо ставитися до можливих короткострокових втрат, оскільки партнери врівноважують результати майбутніми часовими перспективами.
Критерії оцінки
Для того, щоб оцінити, наскільки успішними були переговори, слід розуміти, за якими критеріями варто формувати свою оцінку:
1. Ефективність. Результат може бути задовільним, але якщо його було досягнуто надмірно високою ціною або занадто пізно — він вже не має сенсу. Результат, який не виправдовує доцільності здійснених заходів, говорить про те, що правила переговорів було порушено.
2. Конструктивність. Фінансовий прибуток важливий, але слід враховувати й майбутні інтереси. Часто в переговорах є зайва емоційна залученість учасників, коли вони висувають бажані, але необгрунтовані вимоги. Слід пам'ятати, що миттєва перемога, яка призводить до напруженості й погіршення відносин між партнерами, в результаті виявляється програшем для обох сторін.
Стратегії ведення переговорів
Стиль поведінки всіх учасників визначає хід переговорного процесу. Стратегія ведення переговорів, яку обрав ваш партнер, суттєво впливає на кінцевий результат.
Тактичні прийоми ведення переговорів передбачають комбінацію різних технік, яка має назву «портфельний підхід».
Залежно від обраної лінії поведінки виокремлюють:
- Конструктивні прийоми ведення переговорів — бесіду, компроміс, коли партнери обмінюються взаємними думками і йдуть на часткові поступки.
- Інструктивну техніку домінування — передача інформації відбувається з одного боку у вигляді інструкції, без врахування інтересів іншої сторони.
- Переконання і співробітництво — техніка ведення переговорів, коли опонент схиляє співрозмовника до ухвалення потрібного йому рішення, використовуючи логічні аргументи.
- Обидві сторони готові до діалогу й згодні максимізувати взаємні вигоди.
- Дискусія — переговори нагадують словесне змагання, а кожна зі сторін стоїть на своєму, використовуючи фактичну аргументацію.
- Ухилення — одна зі сторін уникає спілкування.
- Мінімізація або пом'якшення наслідків — одна зі сторін йде на очевидні поступки у збиток своїм інтересам.
Гарвардська модель
Гарвардська тактика ведення переговорів передбачає, що добрі відносини між учасниками спілкування важливіші, ніж швидке отримання результатів. Позитивний характер переговорів сприяє досягненню компромісів. Сварка — навпаки, відсуває консенсус.
Ідея гарвардської моделі переговорів передбачає переформатування з конкуренції на співробітництво в знаходженні рішення, яке задовольнить обидві сторони.
Методи вибору оптимальної стратегії
Заздалегідь визначити, який із методів спрацює найкраще — складно. Переговори — живий процес, на хід якого впливають супутні чинники. Плануючи переговорну стратегію, необхідно продумати план «А», «B» і про всяк випадок «С» і «D».
Ефективний перемовник повинен вміти спілкуватися, слухати й висловлювати власні думки, щоб привести переговори до консенсусу — рішення, прийнятного для усіх сторін.
Етапи ведення переговорів
Етапи проведення переговорів включають чотири базових блоки.
Етап 1: підготовка до перемовин
Складається з формальної та фактичної підготовки. В рамках формальної призначають учасників переговорного процесу, місце і час переговорів. Далі визначаються мінімальні й оптимальні цілі переговорів. Важливо враховувати не лише свої інтереси, але й цілі іншої сторони, проаналізувати альтернативні рішення і визначити коло питань, які необхідно обговорити.
Етап 2: старт і взаємне представлення умов
Переговори починаються з представлення учасників, оголошення предмету обговорення, а також уточнення компетенцій усіх учасників.
Етап 3: обговорення умов
Сторони надають власні аргументи і їх обґрунтування. За правилами, якщо пропозиція відхиляється, потрібно зробити зустрічну. Перша пропозиція частіше відхиляється, оскільки передбачає варіант, найбільш прийнятний тільки для однієї зі сторін. Наступні пропозиції — це послідовні взаємні поступки.
Лайфхак: Заздалегідь продумайте шляхи відступу — нездатність поступатися призводить до марної трати часу і неможливості досягти згоди.
Етап 4: завершення ділових перемовин і укладання контракту
Переговори закінчуються, коли узгоджено всі позиції. Угоди фіксуються в письмовій формі. Якщо сторони не можуть дійти згоди, зустрічі припиняється.
Ефективні навички переговорів передбачають:
- дипломатичність, відкритість до аргументів іншої сторони;
- вміння уважно слухати;
- готовність проявити добру волю і прийти до компромісу, але при цьому твердо відстоювати свою позицію;
- вміння критично й адекватно оцінювати ситуацію;
- чітке розуміння меж і умов, поза якими будь-яке рішення буде неприйнятним;
- вміння логічно формулювати свою позицію, аналізувати й намагатися зрозуміти доводи співрозмовника.
Дистанційні перемовини
Методи ведення переговорів трансформуються, підлаштовуючись під зміни у світі. І хоча ніщо не замінить зустріч віч-на-віч, іноді партнери вимушені розглядати альтернативні можливості. Доступні засоби зв'язку й інтернет-технології зводять до мінімуму карантинні обмеження. У розпорядженні учасників переговорів відеодзвінки й конференції за допомогою Skype, WhatsApp та Zoom. Однак слід враховувати особливості віддалених переговорів. Тут сторони спілкування часто стикаються з низкою непорозумінь, викликаних перешкодами не тільки через якість сигналу, але і через некоректні інтерпретації письмового тексту (тон, інтонації, гучність).
Дослідження Гарвардського університету показують, що успішні переговори не обов'язково повинні бути війною. Це може бути безпрограшний процес, якщо партнери прагнуть до однієї мети — знайти порозуміння!
Реєструйтеся на безплатні вебінари про експорт від Школи бізнесу Нова пошта
Зареєструватись на вебінарПоділись цією новиною
