Як влаштувати працівників на роботу: алгоритми та правила

Вибрати працівника серед десятків претендентів — це ще не завершення справи. За цим одразу йде процес влаштування на роботу. І важливо, щоб він відбулося згідно з встановленими законодавством правилами. Сама по собі процедура не складна, але має декілька нюансів, які варто знати перед початком оформлення працівника.

Найманий працівник — це? Що криється за цим терміном?

Найманий працівник — це людина, що виконує певне коло обов’язків у компанії. Робітники можуть працювати у фізичної особи, в товаристві чи в державній установі. Форма власності, як і вид діяльності, не мають значення. Головне, щоб був укладений трудовий договір, адже саме він робить людину найманим працівником.

Як відбувається прийняття на роботу?

Загалом процедура приблизно однакова для роботодавців, що є фізичними і юридичними особами. Потрібно виконати мінімум дій, який вимагає законодавство.

Алгоритм прийняття на роботу складається з таких кроків:

1. Згідно з частиною 2 ст. 24 КЗпП потрібно отримати від претендента відповідний перелік документів та перевірити їх.
2. Спираючись на частину 1 ст. 24 КЗпП, вирішити, який саме тип трудового договору буде укладатися з цим працівником.
3. Прийняти заяву від працівника та укласти трудовий договір.
4. Оформити внутрішній наказ про зарахування до штату нового працівника (частина 3 ст. 24 КЗпП).
5. На вимогу частини 3 ст. 24 КЗпП повідомити контролювальні органи про прийняття нового співробітника.
6. Користуючись Наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, оформити особову картку.
7. Створити особову справу.
8. Ознайомити новачка з локальними актами, що регулюють роботу на підприємстві (ст. 29 КЗпП).

Порядок прийняття на роботу з описом кожного етапу

Кожна з дій має бути виконана правильно, тож для кожного кроку існує певна інструкція.

Які документи потрібні для прийняття на роботу?

До загального переліку документів, необхідних для оформлення нового робітника, належать:

• паспорт;
• податковий номер;
• трудова книжка.

Але залежно від особливостей посади можуть знадобитись інші папери та довідки. Наприклад, у більшості випадків потрібен диплом про освіту, а для чоловіків ще й військовий квиток.

Щодо паспорта, то законом громадянину надається право подати для оформлення на роботу класичну «книжечку», ID картку або навіть електронний документ із застосунку «Дія». Кадровому фахівцю варто пам'ятати, що е-документ має повноцінну юридичну силу й відмовити у його прийнятті не можна. Тобто у разі надання працівником електронного документа варто заздалегідь обговорити додаткове отримання скриншотів. Згідно з ДСТУ 4163:2020 для формування особової справи знадобиться копія паспорта, яку з електронного документа зняти неможливо.

Важливо! Документи для прийняття на роботу подаються в оригіналі. Копії не підійдуть.

Які ще потрібні документи при прийнятті на роботу?

Також варто з'ясувати, чи має кандидат право на пільги, компенсації чи інші гарантії. Якщо такі фактори наявні, потрібно підтвердити їх документами. Наявність права на пільги підтверджують:

• посвідчення ліквідатора або постраждалого від аварії на ЧАЕС;
• довідку учасника або ветерана війни;
• документи про наявність інвалідності у неповнолітньої дитини;
• пенсійне посвідчення;
• довідку про інвалідність;
• документи про наявність дітей.

Варто пам'ятати, що отримання пільг є правом, а не обов'язком кандидата. Тож роботодавець зобов'язаний пояснити про варіанти їхнього отримання, але не має наполягати на наданні підтверджувальних документів для прийому на роботу. Працівник має право відмовитись від отримання пільг та не надавати відповідні папери.

Інформування

Між прийняттям документів та укладанням договору присутній ще один етап: роботодавець має пояснити, в яких умовах доведеться працювати. Наприклад, чи є на підприємстві шкідливі умови та який вплив на здоров'я вони можуть завдати.

Також варто роз'яснити правила проходження медичних оглядів, адже згідно з законодавством перед тим, як наймати співробітника, роботодавець має організувати проходження медогляду, тобто переконатися, що стан здоров'я кандидата дозволяє виконувати посадові обов'язки (ст. 191 КЗоТ). Якщо працівник протягом останнього року вже проходив медогляд і має відповідні документи, можна пропустити цей етап.

Трудовий договір

Доволі важливим та об'ємним етапом є визначення типу та укладання трудового договору. Цей крок можна поділити ще на 2 стадії, а саме: визначення типу договору та безпосередньо його складання й підписання.

Який і кому потрібен договір?

Перш за все треба визначитися з тим, який буде укладатися договір: трудовий чи цивільно-правовий. Більшість підприємців погоджуються, що останній скласти простіше, але вирішувати це самостійно не можна. Законом чітко встановлені умови прийняття на роботу, за яких обов'язково укладається трудовий договір:

• працівник призначений на посаду з певною кількістю обов'язків;
• назначений графік роботи та кількість робочих годин;
• роботодавець встановив, коли й де виконується робота;
• працівник отримує встановлену заробітну плату за окремі відрізки часу;
• оплата нараховується за кожен день перебування на робочому місці, а не за кінцевий результат;
• роботодавець надає обладнання для виконання посадових обов'язків;
• працівник має визначені вихідні та відпустки.

Зазвичай укладають письмовий договір, але законом надається право зробити це в усній формі. Така угода укладається за згодою працівника. У подібних випадках під час написання заяви щодо зарахування до штату майбутній робітник вказує посаду, графік та інші умови, а також затверджує своє бажання укласти усний договір.

Договір у письмовому вигляді

У деяких випадках обов'язково укладати трудовий договір тільки у письмовому вигляді, наприклад, якщо працівник проти усної угоди. Але є ще декілька випадків, затверджених 1 ст. 24 КЗпП, у яких паперовий трудовий договір є обов'язковим:

• якщо наймання відбувається у регіонах з особливими умовами, що можуть завдати шкоди здоров'ю;
• особа не досягла 18 років;
• контракт;
• організований набір;
• якщо наймає працівника приватний підприємець;
• віддалена робота;
• нефіксований робочий день;
• наймання нерезидента.

Зазвичай на кожному підприємстві, що зареєстровано як юридична особа, є типовий шаблон, який і застосовують під час прийняття на роботу. Важливо, щоб він був складений за правилами та містив всі необхідні дані:

• графік роботи;
• посадові обов'язки;
• систему оплати та нарахування премій.

Фізична особа-підприємець не може використовувати довільно складений договір, а має застосовувати затверджену законодавчо форму.

Заява про прийняття на роботу

Єдиної форми заяви від працівника не існує, але за довгий час серед кадрових робітників вже склалися деякі напрацювання у цій сфері. Тому під час написання заяви зазвичай використовують саме їх.

Документ складається на ім'я директора компанії. У правій верхній частині розміщують дані про підприємство та ПІБ працівника. Краще за все підготувати шаблон, в який робітник просто впише власне прізвище та особисті дані.

Обов'язково потрібно вказати, чи буде це основним місцем роботи або за сумісництвом, робочий графік і посаду. Якщо договір має певний термін дії, то потрібно вказати, з яких причин його встановлено.

Зразок заяви про прийняття на роботу

Внутрішній документ про прийняття на роботу

Прийняття на роботу фіксується спеціальним наказом, який підписує уповноважена особа (керівник кадрової служби). Після цього документу надають черговий номер та реєструють у відповідній книзі.

Вже підписаний наказ на прийняття на роботу надають на ознайомлення працівнику. Після прочитання робітник також підписує документ та ставить дату ознайомлення.

Варто зауважити, що наказ можна створити на власному бланку підприємства, але за умови, що він містить всі необхідні дані та саме у вказаному порядку. Наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489 встановлено, що такі документи мають складатися за типовою формою № П-1. Там же зазначено, які дані мають міститися у наказі.

Як повідомити про прийняття на роботу?

Ще до того, як новий працівник почне виконувати посадові обов'язки, варто повідомити про нього у Державну фіскальну службу. Тож краще це зробити одразу після друку наказу.

Справу значно спрощує те, що повідомити фіскальну службу можна онлайн, відправивши заповнену форму на електронну адресу. Зробити це має власник компанії або уповноважена особа (кадровик).

Повідомлення не потрібно подавати у таких випадках:

• посадові перестановки на одному підприємстві;
• вихід працівника з декретної відпустки;
• прийняття на практику студентів;
• укладення цивільно-правового договору.

Затверджена форма повідомлення

Важливо! Повідомлення має бути завірене електронним підписом.

Що буде за несвоєчасне подання повідомлення про прийняття на роботу у 2023 році?

Надіслати повідомлення варто одразу після друку наказу та безпосередньо перед першим робочим днем працівника. Якщо робітник почав виконувати посадові обов'язки, а роботодавець не повідомив фіскальну службу, то він порушує норми законодавства. У такому випадку передбачено адміністративне покарання. Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу складає 1 мінімальну заробітну плату.

Особова картка

Заводиться в обов'язковому порядку на кожного працівника. Віддалені співробітники та ті, хто суміщає роботу або працює неповний день, не є винятком. Саме в особову картку кадровик вносить усі дані, отримані з наданих працівником документів.

Довідка! Якщо працівник є військовозобов'язаним, створюється додаткова особова картка, яка зберігається у картотеці військового обліку.

Приклад особової картки за формою П-2

Договір про матеріальну відповідальність

Згідно зі статтею 135-1 КЗоТ для повнолітніх працівників, посада яких передбачає зберігання, продаж, переміщення або обробку матеріальних цінностей, є обов'язковим укладання договору про матеріальну відповідальність.

Зразок договору

Оформлення особової справи

Наказом Міністерства юстиції від 18.06.2015 № 1000/5 встановлено, що на кожного працівника має бути створена особова справа. У цьому ж Наказі зазначається порядок зберігання та реєстрації справ.

В особову справу підшивають всі довідки та документи, що підтверджують головні дані про працівника. До таких належать:

• дипломи та сертифікати про отриману освіту;
• підтвердження трудової діяльності;
• інформація про місця роботи в минулому;
• дані про сімейний стан;
• місце проживання;
• наявність дітей;
• інші біографічні відомості;
• інформація про проходження або непридатність до військової служби;
• накладені покарання;
• присвоєні нагороди.

Ознайомлення з локальними актами

На кожному підприємстві є власні локальні акти, що регулюють роботу та внутрішній трудовий розпорядок. Саме з цими документами кадровик має ознайомити працівника перед тим, як надати допуск до роботи. Процедуру ознайомлення законом не встановлено. Можна вибрати спосіб самостійно, але, враховуючи досвід кадрових робітників, краще отримати від працівника підтвердження, тобто проводити ознайомлення під підпис.

А от перелік документів, з якими треба ознайомити робітника, конкретизовано ст. 29 КЗпП. Останні зміни з цього приводу були внесені у липні 2022 року.

До переліку документів, обов'язкових для ознайомлення, увійшли:

• інформація про місце роботи (адреса роботодавця);
• перелік посадових обов'язків (посадова інструкція);
• умови праці;
• права та обов'язки сторін;
• шкідливі фактори (за наявності);
• колективний договір;
• внутрішній трудовий розпорядок;
• розклад роботи;
• інструктаж з пожежної безпеки та охорони праці;
• розмір заробітної плати;
• терміни попереджень за припинення трудових відносин (як з ініціативи роботодавця, так і працівника);
• тривалість щорічної відпустки.

Допуск до роботи та трудова книжка

Після проведення інструктажу працівник може розпочинати виконання безпосередніх обов'язків або проходження випробувального терміну. На цьому етапі задача кадровика — отримати від робітника трудову книжку та належним чином зареєструвати її.

Якщо працівник надає трудову, її реєструють у Книзі обліку. Весь час роботи вона зберігається на підприємстві у спеціально обладнаному сейфі або шафі, що надійно замикається. За необхідності кадровик вносить записи про отримані догани або нагороди.

Якщо для працівника це перше місце роботи, то кадровик має завести нову трудову книжку. Це робиться тільки на 6 день роботи (згідно з Наказом про порядок ведення трудових книжок № 58 от 29. 07.1993).

Прийняття на роботу під час воєнного стану: особливості 

Сама процедура прийняття на роботу із запровадженням воєнного стану майже не змінилася. Алгоритм дій, як і перелік необхідних документів, залишився той самий. У зв'язку з воєнним станом в країні з'явилися нюанси, але суттєво вони ситуацію не поміняли.

Наприклад, на період дії воєнного стану часто укладаються строкові трудові договори. Це пов'язано з тим, що деякі зі співробітників перебувають у евакуації, тобто нового працівника беруть тимчасово до повернення постійного.

Також варто зауважити, що на час дії воєнного стану усі трудові договори можуть укладатися наказом про прийняття на роботу. Тобто якщо обидві сторони не проти, допускається відсутність окремого документу (договору). Винятком є тільки випадки, коли на роботу оформлюють іноземного громадянина.

Випробувальний термін при прийнятті на роботу зберігся. Його можуть призначити будь-якому новому спеціалісту. Наявність довідки ВПО або інших пільгових документів ніяк не забороняє провести випробування робітнику.

Перелік документів при прийнятті на роботу тимчасово переміщених осіб також залишається незмінним. Ніяких послаблень для цієї категорії не передбачено.

На час воєнного стану роботодавцю надано право відправляти працівників на віддалену роботу наказом. Додатково укладати договір про віддалену роботу та підписувати його з працівниками не потрібно. Це затверджено у ст. 60-1 та 60-2 КЗпП.