Як влаштувати працівників на роботу: алгоритми та правила

Набір персоналу — один із найважливіших етапів розвитку компанії. Знайшовши «свою» людину, бізнес отримує новий імпульс для зростання. Однак ейфорія від вдалої співбесіди та тестування може швидко зникнути, якщо неправильно оформити влаштування на роботу.

Будь-яка помилка в кадровій документації — ризик, який може обернутися штрафом або перевіркою. Для держави не має значення, чи ви забули подати один папірець через неуважність, чи свідомо ухилялися від офіційного працевлаштування. Результатом може стати багатотисячний штраф, здатний поставити під загрозу малий чи середній бізнес.

Сьогодні ми детально розберемо весь порядок прийняття на роботу у 2025 році: від «так» кандидата до його першого робочого дня: які документи вимагати, як оформити трудовий договір і, головне, як не отримати штраф від Держпраці.

Порядок прийняття на роботу: 6 ключових кроків

Прийом на роботу — це не хаотичний, а чіткий юридичний процес. Він регламентований Кодексом законів про працю (КЗпП) та іншими актами. Щоб оформлення працівника пройшло бездоганно, вам потрібно пройти 6 обов’язкових кроків.

Крок 1. Отримання «Так» та збір документів

Все починається з того, що ви потисли руки. Кандидат прийняв ваш офер. Однак для юриста важливі не слова, а документи. Перше, що потрібно зробити — отримати від майбутнього працівника пакет документів.

Які документи потрібні для прийняття на роботу?

Згідно зі статтею 24 КЗпП, кандидат зобов'язаний надати:

1. Паспорт або ID-картку. 
2. Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП). Те, що ми звикли називати «ідентифікаційний код».
3. Трудова книжка (якщо є). З 2021 року Україна перейшла на електронні трудові книжки. Паперову книжку вимагати не обов'язково, але якщо кандидат її надає та просить внести запис, ви зобов'язані це зробити. Новим працівникам її заводити не потрібно.
4. Військово-обліковий документ. (Критично важливо у 2025 році). Для призовників — приписне свідоцтво, для військовозобов'язаних та резервістів — військовий квиток або тимчасове посвідчення. Прийняття на роботу без цього документа є грубим порушенням порядку військового обліку.
5. Документ про освіту (диплом, сертифікат). Вимагається, якщо робота потребує спеціальних знань (наприклад, для лікаря, бухгалтера, юриста).
6. Медична книжка (або довідка про медогляд). Обов’язкова для певних професій: сфера громадського харчування, торгівлі, освіти, медицини тощо.

Важливо! Вимагати від кандидата акти та виписки, не передбачені законом (наприклад, довідку про склад сім'ї чи характеристику з минулого місця роботи), заборонено. Всі перелічені раніше документи для прийняття на роботу є вичерпними.

Крок 2. Отримання заяви від працівника

Коли документи на столі, майбутній працівник має власноруч написати заяву про прийняття на роботу.

Заява про прийняття на роботу — ключовий документ

Заява на прийняття на роботу — це юридичний документ, який підтверджує добровільне бажання людини працювати у вас. Це не формальність.

Основні вимоги до заяви:

1. Адресат — пишеться на ім'я керівника компанії (директора, ФОП).
2. Автор — посада та ПІБ майбутнього працівника.
3. Тіло — чітке прохання: «Прошу прийняти мене на посаду... (назва посади) в... (назва відділу) з... (дата початку роботи)».
4. Умови. Тут же вказуються ключові умови прийняття на роботу:

• тип зайнятості: основне місце роботи чи сумісництво;
• режим роботи: повний робочий день, неповний, гнучкий графік;
• строк: на невизначений строк, або на строковий (на час виконання проєкту);
• випробувальний термін: (наприклад, «зі строком випробування три місяці»).

Зразок заяви про прийняття на роботу:

Директору ТОВ «Нова Логістика» Коваленку О. П. Петренка Василя Сергійовича (РНОКПП 1234567890)

Заява

Прошу прийняти мене на посаду менеджера з логістики у відділ транспортної логістики з 05 листопада 2025 року за основним місцем роботи на повний робочий день з випробувальним терміном три місяці.

04.11.2025 [Підпис] В. С. Петренко

Крок 3. Укладення трудового договору

На підставі заяви та документів ви укладаєте трудовий договір. Це головний документ, що фіксує ваші з працівником права та обов’язки. Існує два варіанти договору:

1. Усна форма.
   За замовчуванням трудовий договір в Україні може бути усним. Факт його укладення підтверджується виданням наказу (Крок 4).
2. Письмова форма.
   Є обов’язковою у випадках, перелічених у ст. 24 КЗпП:

• при роботі з ФОП;
• при укладенні контракту (особлива форма строкового договору);
• коли працівник сам наполягає на письмовій формі;
• для неповнолітніх;
• для працівників, що працюють дистанційно або з нефіксованим робочим часом;
• при укладенні договору з нерезидентом та в інших випадках.

Порада: Навіть якщо закон не вимагає, завжди укладайте письмовий договір. Це дисциплінує обидві сторони та знімає 90% потенційних конфліктів щодо зарплати, обов'язків та умов звільнення.

Крок 4. Видання наказу про прийняття на роботу

Якщо договір — це «конституція» ваших відносин, то наказ — це «закон», який вводить її в дію.

Наказ на прийняття на роботу: що це і як оформити

Наказ про прийняття на роботу (або розпорядження для ФОП) — це внутрішній документ, який фіксує факт працевлаштування. Він видається на підставі заяви працівника та укладеного договору.

Що має бути в наказі:

• ПІБ працівника.
• Посада (має чітко відповідати Класифікатору професій).
• Дата початку роботи.
• Умови (оклад, випробувальний термін, режим роботи).
• Підстава (заява працівника, трудовий договір).

Працівник зобов'язаний ознайомитися з цим наказом під підпис. Це підтверджує, що він згоден з усіма умовами.

Зразок наказу про прийняття на роботу:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «НОВА ЛОГІСТИКА» (Код ЄДРПОУ 12345678)

НАКАЗ № 150-К

м. Київ 04.11.2025

Про прийняття на роботу Петренка В. С.

НАКАЗУЮ:

1. ПЕТРЕНКА Василя Сергійовича (РНОКПП 1234567890) прийняти з 05 листопада 2025 року на посаду менеджера з логістики у відділ транспортної логістики за основним місцем роботи.
2. Встановити посадовий оклад у розмірі 25 000 (двадцять п’ять тисяч) гривень 00 копійок на місяць.
3. Встановити строк випробування тривалістю 3 (три) місяці.
4. Головному бухгалтеру [ПІБ] здійснювати нарахування заробітної плати.

Підстава: заява Петренка В. С. від 04.11.2025, трудовий договір №... від 04.11.2025.

Директор [Підпис] О. П. Коваленко

З наказом ознайомлений: [Підпис] В. С. Петренко 04.11.2025

Крок 5. Повідомлення податкової 

Це крок, на якому «горить» 90% підприємців-початківців.

Ви не маєте права допустити людину до робочого місця, поки не повідомили про це Державну податкову службу.

Повідомлення про прийняття на роботу 2025

Це спеціальна форма (затверджена Постановою КМУ №413), яку роботодавець зобов'язаний подати до ДПС.

Коли подавати? До початку роботи працівника. У нашому прикладі — наказ видано 4-го, працівник стає до роботи 5-го. Повідомлення треба подати 4-го листопада. Якщо подати 5-го о 10:00, а працівник почав о 9:00 — це вже порушення.

Як подавати:

• В електронному форматі (рекомендовано) — через Електронний кабінет платника податків або програми (M.E.Doc, СОТА). Це займає 5 хвилин.
• В паперовому — якщо у вас до 5 працівників, можна подати на папері, але це незручно.

Що далі? Ви подаєте повідомлення та не чекаєте відповіді. Вистачить квитанції №1 про те, що воно «прийнято в обробку». З цього моменту працівник може легально ставати до роботи.

Крок 6. Фінальне оформлення: інструктажі та кадрові документи

Ви подали повідомлення в ДПС, але це ще не все. До того, як працівник фізично почне виконувати роботу, ви зобов'язані провести фінальну частину оформлення.

Ознайомлення з локальними актами

Працівник не може почати роботу «з ходу». Ви зобов'язані ознайомити його з усіма «правилами гри» у вашій компанії. Це робиться під підпис — це ваш доказ, що працівник був поінформований.

Згідно зі ст. 29 КЗпП (зі змінами 2022 року), ви маєте повідомити працівника про:

• Місце роботи та посадові обов'язки (зазвичай це робиться через ознайомлення з Посадовою інструкцією).
• Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) — ключовий документ, що регулює графік роботи, час відпочинку, порядок відпусток тощо.
• Колективний договір (якщо він є на підприємстві).
• Умови праці та наявність шкідливих факторів (якщо є).
• Умови оплати праці — чітко проговорити розмір заробітної плати (оклад, премії, бонуси) та терміни її виплати (наприклад, аванс 20-го числа, зарплата 5-го).
• Інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки (зокрема про маршрут до найближчого укриття).
• Тривалість щорічної відпустки та терміни попередження про звільнення.

Найкращий спосіб — мати «Лист ознайомлення», де працівник поставить підписи навпроти кожного з цих пунктів.

Формування особової справи та картки П-2

Після видання наказу кадровик (або бухгалтер) починає формувати внутрішні документи обліку. Їх два:

1. Особова картка (Типова форма П-2).
Це обов'язковий обліковий документ, який заводиться на кожного працівника, включно з сумісниками та дистанційними. В картку П-2 вносяться всі ключові дані з наданих документів:

• ПІБ;
• освіта;
• сімейний стан;
• дані про прийняття на роботу, а в майбутньому — про переведення, відпустки та звільнення.
• дані з військового квитка чи приписного (серія, номер, категорія обліку, ТЦК) вносяться до розділу II картки П-2. Це основа для ведення військового обліку на підприємстві.

2. Особова справа.
Це тека, де зберігатиметься весь «життєвий цикл» працівника у вашій компанії. Порядок її ведення регулюється Наказом Мін'юсту № 1000/5. В особову справу підшиваються (в хронологічному порядку):

• документи при прийомі на роботу (копії паспорта, коду, диплома);
• оригінал заяви;
• копія наказу;
• доповнення до особового листка обліку кадрів (якщо ведеться);

В майбутньому сюди додаватимуться заяви та накази про переведення, відпустки, премії, стягнення та звільнення.

Договір про повну матеріальну відповідальність (за потреби)

Цей договір укладається не з усіма. Якщо ваш новий співробітник — касир, комірник, завідувач складу, водій-експедитор або інша особа, яка безпосередньо працює з грошима чи товарно-матеріальними цінностями (ТМЦ), ви повинні укласти з ним окремий договір про повну матеріальну відповідальність. Це регулюється статтею 135-1 КЗпП.

Важливо! Договір можна укласти лише з повнолітнім працівником!

Відповідальність та штрафи

Тепер про найнеприємніше. Трудове законодавство суворо карає за порушення.

Несвоєчасне подання повідомлення про прийняття на роботу 2025

Якщо ви подали повідомлення після того, як людина почала працювати (наприклад, забули та подали через тиждень), це порушення.

Раніше за це був величезний штраф. Зараз, завдяки змінам, за несвоєчасне подання повідомлення (тобто ви його подали, але із запізненням), Держпраці може обмежитися лише попередженням (для юросіб та ФОП на єдиному податку). Однак не варто ризикувати!

Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу

А ось це — зовсім інша історія. Якщо ви не подали повідомлення взагалі та допустили працівника до роботи (або подали повідомлення, але не оформили наказ чи договір), це вважається фактичним допуском до роботи без оформлення.

Це найстрашніше порушення для бізнесу. Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу (тобто за одного «неоформленого» працівника), що передбачений ч. 2 ст. 265 КЗпП, становить 10 мінімальних заробітних плат (станом на кінець 2025 року це 80 000 грн) — за кожне таке порушення.

Якщо ж ви — платник єдиного податку 1-3 груп, ви спершу отримаєте попередження. Однак повторне порушення протягом 2 років — і штраф буде 30 мінімальних зарплат (240 000 грн).

Прийняття на роботу під час воєнного стану: що змінилося?

Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (№ 2136-IX) вніс корективи у прийняття на роботу під час воєнного стану:

1. Письмовий договір.
   Навіть якщо ви укладаєте усний договір, настійно рекомендується мати письмовий примірник, оскільки обмін документами може бути ускладнений.
2. Дистанційне прийняття.
   Закон дозволив гнучкіші форми обміну документами. Ви можете отримати документи для прийняття на роботу та заяву на прийняття на роботу в електронній формі (скани, фото), але з обов’язком надати оригінали пізніше.
3. Випробувальний термін.
   Під час воєнного стану випробувальний термін можна встановлювати для будь-якої категорії працівників (навіть для тих, кому раніше це було заборонено, крім вагітних, неповнолітніх тощо).
4. Військовий облік.
   Контроль посилився. Ви зобов'язані перевірити наявність військово-облікового документа і взяти нового працівника на військовий облік у себе на підприємстві.

Однак головне не змінилося: обов'язок укласти договір, видати наказ та подати повідомлення до ДПС залишається таким самим, як і в мирний час.

Найманий працівник — це... А чим він відрізняється від ФОП?

Це питання, на якому «погорів» не один бізнес. Найманий працівник — це особа, яка виконує роботу в рамках трудового договору.

Ключові ознаки:

• Ви платите йому зарплату (незалежно від результату, головне — процес).
• Він підпорядковується правилам внутрішнього розпорядку (графік з 9:00 до 18:00).
• Ви надаєте йому робоче місце та інструменти (комп'ютер, стіл).
• Ви несете за нього соціальні гарантії (відпустка, лікарняні).

Багато компаній, щоб зекономити на податках (ЄСВ, ПДФО), оформлюють своїх співробітників як ФОП на 3 групі. Вони укладають не трудовий, а цивільноправовий договір.

Увага! Податкова служба активно відстежує «приховані трудові відносини». Якщо ваш «ФОП-дизайнер» сидить у вас в офісі з 9 до 6, отримує фіксовану суму щомісяця і підпорядковується директору — це не ФОП, це найманий працівник. Якщо це виявлять, вам донарахують всі податки (ЄСВ, ПДФО, ВЗ) за весь період та випишуть той самий штраф у 10 мінзарплат.

Висновок

Прийняття на роботу — це не просто «запис у трудовій». Це чіткий юридичний ритуал, який захищає і працівника, і роботодавця.

Якщо підсумувати, ваш «залізний» алгоритм такий:

1. Отримати заяву та документи (включно з військовим).
2. Підписати трудовий договір (бажано письмовий).
3. Видати наказ про прийняття на роботу та ознайомити з ним працівника.
4. Подати Повідомлення до ДПС.
5. Допустити працівника до роботи та провести інструктажі.

Дотримання цього порядку прийняття на роботу — це не бюрократія, а необхідна гігієна бізнесу, яка збереже вам сотні тисяч гривень та спокійний сон.

Внутрішній документ про прийняття на роботу

Прийняття на роботу фіксується спеціальним наказом, який підписує уповноважена особа (керівник кадрової служби). Після цього документу надають черговий номер та реєструють у відповідній книзі.

Вже підписаний наказ на прийняття на роботу надають на ознайомлення працівнику. Після прочитання робітник також підписує документ та ставить дату ознайомлення.

Варто зауважити, що наказ можна створити на власному бланку підприємства, але за умови, що він містить всі необхідні дані та саме у вказаному порядку. Наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 р. № 489 встановлено, що такі документи мають складатися за типовою формою № П-1. Там же зазначено, які дані мають міститися у наказі.

Як повідомити про прийняття на роботу?

Ще до того, як новий працівник почне виконувати посадові обов'язки, варто повідомити про нього у Державну фіскальну службу. Тож краще це зробити одразу після друку наказу.

Справу значно спрощує те, що повідомити фіскальну службу можна онлайн, відправивши заповнену форму на електронну адресу. Зробити це має власник компанії або уповноважена особа (кадровик).

Повідомлення не потрібно подавати у таких випадках:

• посадові перестановки на одному підприємстві;
• вихід працівника з декретної відпустки;
• прийняття на практику студентів;
• укладення цивільно-правового договору.

Затверджена форма повідомлення

Важливо! Повідомлення має бути завірене електронним підписом.

Що буде за несвоєчасне подання повідомлення про прийняття на роботу у 2023 році?

Надіслати повідомлення варто одразу після друку наказу та безпосередньо перед першим робочим днем працівника. Якщо робітник почав виконувати посадові обов'язки, а роботодавець не повідомив фіскальну службу, то він порушує норми законодавства. У такому випадку передбачено адміністративне покарання. Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу складає 1 мінімальну заробітну плату.

Особова картка

Заводиться в обов'язковому порядку на кожного працівника. Віддалені співробітники та ті, хто суміщає роботу або працює неповний день, не є винятком. Саме в особову картку кадровик вносить усі дані, отримані з наданих працівником документів.

Довідка! Якщо працівник є військовозобов'язаним, створюється додаткова особова картка, яка зберігається у картотеці військового обліку.

Приклад особової картки за формою П-2

Договір про матеріальну відповідальність

Згідно зі статтею 135-1 КЗоТ для повнолітніх працівників, посада яких передбачає зберігання, продаж, переміщення або обробку матеріальних цінностей, є обов'язковим укладання договору про матеріальну відповідальність.

Зразок договору

Оформлення особової справи

Наказом Міністерства юстиції від 18.06.2015 № 1000/5 встановлено, що на кожного працівника має бути створена особова справа. У цьому ж Наказі зазначається порядок зберігання та реєстрації справ.

В особову справу підшивають всі довідки та документи, що підтверджують головні дані про працівника. До таких належать:

• дипломи та сертифікати про отриману освіту;
• підтвердження трудової діяльності;
• інформація про місця роботи в минулому;
• дані про сімейний стан;
• місце проживання;
• наявність дітей;
• інші біографічні відомості;
• інформація про проходження або непридатність до військової служби;
• накладені покарання;
• присвоєні нагороди.

Ознайомлення з локальними актами

На кожному підприємстві є власні локальні акти, що регулюють роботу та внутрішній трудовий розпорядок. Саме з цими документами кадровик має ознайомити працівника перед тим, як надати допуск до роботи. Процедуру ознайомлення законом не встановлено. Можна вибрати спосіб самостійно, але, враховуючи досвід кадрових робітників, краще отримати від працівника підтвердження, тобто проводити ознайомлення під підпис.

А от перелік документів, з якими треба ознайомити робітника, конкретизовано ст. 29 КЗпП. Останні зміни з цього приводу були внесені у липні 2022 року.

До переліку документів, обов'язкових для ознайомлення, увійшли:

• інформація про місце роботи (адреса роботодавця);
• перелік посадових обов'язків (посадова інструкція);
• умови праці;
• права та обов'язки сторін;
• шкідливі фактори (за наявності);
• колективний договір;
• внутрішній трудовий розпорядок;
• розклад роботи;
• інструктаж з пожежної безпеки та охорони праці;
• розмір заробітної плати;
• терміни попереджень за припинення трудових відносин (як з ініціативи роботодавця, так і працівника);
• тривалість щорічної відпустки.

Допуск до роботи та трудова книжка

Після проведення інструктажу працівник може розпочинати виконання безпосередніх обов'язків або проходження випробувального терміну. На цьому етапі задача кадровика — отримати від робітника трудову книжку та належним чином зареєструвати її.

Якщо працівник надає трудову, її реєструють у Книзі обліку. Весь час роботи вона зберігається на підприємстві у спеціально обладнаному сейфі або шафі, що надійно замикається. За необхідності кадровик вносить записи про отримані догани або нагороди.

Якщо для працівника це перше місце роботи, то кадровик має завести нову трудову книжку. Це робиться тільки на 6 день роботи (згідно з Наказом про порядок ведення трудових книжок № 58 от 29. 07.1993).

Прийняття на роботу під час воєнного стану: особливості 

Сама процедура прийняття на роботу із запровадженням воєнного стану майже не змінилася. Алгоритм дій, як і перелік необхідних документів, залишився той самий. У зв'язку з воєнним станом в країні з'явилися нюанси, але суттєво вони ситуацію не поміняли.

Наприклад, на період дії воєнного стану часто укладаються строкові трудові договори. Це пов'язано з тим, що деякі зі співробітників перебувають у евакуації, тобто нового працівника беруть тимчасово до повернення постійного.

Також варто зауважити, що на час дії воєнного стану усі трудові договори можуть укладатися наказом про прийняття на роботу. Тобто якщо обидві сторони не проти, допускається відсутність окремого документу (договору). Винятком є тільки випадки, коли на роботу оформлюють іноземного громадянина.

Випробувальний термін при прийнятті на роботу зберігся. Його можуть призначити будь-якому новому спеціалісту. Наявність довідки ВПО або інших пільгових документів ніяк не забороняє провести випробування робітнику.

Перелік документів при прийнятті на роботу тимчасово переміщених осіб також залишається незмінним. Ніяких послаблень для цієї категорії не передбачено.

На час воєнного стану роботодавцю надано право відправляти працівників на віддалену роботу наказом. Додатково укладати договір про віддалену роботу та підписувати його з працівниками не потрібно. Це затверджено у ст. 60-1 та 60-2 КЗпП.