Система 5S — п'ять кроків до ідеального робочого простору

Система 5С — це один з інструментів Lean, що застосовується з метою безперервного вдосконалення робочого простору. До цього процесу залучаються всі рівні працівників, від керівників до виконавців. Важливо, щоб ця практика стала щоденною звичкою, а не разовою акцією. Без належної уваги та витримки перші досягнення можуть виявитися недовговічними.

Що таке система 5S?

Система 5S на виробництві — це метод організації робочого простору, спрямований на підвищення ефективності, безпеки та якості роботи. Він базується на п’яти принципах японської філософії:

1. Сеірі — сортування.
2. Сеітон — раціональне розміщення.
3. Сеісо — прибирання.
4. Сеікецу — стандартизація.
5. Сіцуке — дисципліна.

Основна мета 5S Lean Production — створити організацію робочого простору, яка зменшує втрати часу на пошук інструментів, підвищує продуктивність та запобігає аваріям та помилкам.

Метод 5S виник у Toyota Production System (TPS) — легендарній системі управління виробництвом, яка стала основою сучасного Lean Management. У Toyota його використовували для:

• усунення хаосу на виробничих лініях;
• оптимізації логістики матеріалів;
• створення культури акуратності серед працівників.

5S у бізнесі — це фундамент Lean-менеджменту, оскільки він:

1. Зменшує витрати шляхом ефективного використання простору та ресурсів.
2. Створює стандарти, що полегшують впровадження інших Lean-інструментів (наприклад, Kaizen).
3. Покращує дисципліну — без порядку на робочому місці неможливі стабільні результати.

Принципи 5S: п’ять кроків до ідеального порядку

Система 5S Lean часто стає першим кроком до оптимізації процесів на виробництві, адже:

• дає швидкий візуальний ефект — результати помітні вже після першого застосування;
• змінює мислення персоналу — вчить аналізувати робочий простір критично;
• готує ґрунт для інших Lean-інструментів — без порядку неможливі складніші зміни.

Але важливо розуміти, що 5S — не разова акція. Як і всі Lean-практики, вона вимагає постійного вдосконалення (регулярних аудитів та корекції), дисципліни та взаємодії всієї команди. 

Крок 1. Seiri (Сортування) — усунення непотрібного

Мета цього кроку залишити в робочій зоні лише необхідні предмети, усунувши все зайве. Чому це важливо? По-перше, захаращеність збільшує час пошуку інструментів. По-друге, надлишкові предмети ускладнюють пересування та знижують безпеку.

Порядок дій такий:

Виявіть непотрібне:

• разом із колегами проаналізуйте робочу зону;
• запитайте: “Чи використовується цей предмет щодня/щотижня? Чи можна без нього обійтися?”

Позначте та відсортуйте:

• непотрібне — червона позначка (на утилізацію/переміщення);
• речі під сумнівом — окремий “карантин” (зберігати ≤3 місяці).

Оптимізуйте розміщення:

• щоденні предмети — під рукою;
• рідко використовувані — віддалене зберігання.

Фіксуйте зміни — зробіть фото “до” та “після” для наочності.

Крок 2. Seiton (Раціональне розміщення) — зручна організація

Організуйте робочий простір для максимальної ефективності процесів — кожен предмет має своє логічне місце.

Алгоритм такий:

Аналіз робочого потоку. Визначте, які інструменти використовуються найчастіше — розташуйте їх у зоні досяжності руки (час доступу ≤ 30 сек).

Стандартизація розміщення:

• позначте місця зберігання контурним маркуванням;
• використовуйте прозорі контейнери для дрібних предметів;
• створіть візуальні інструкції (фото/схеми).

Залучення команди. Обговоріть з працівниками оптимальне розташування інструментів та поясніть логіку нової організації (наприклад: “Мікрофон завжди ліворуч — оскільки у вас у правій руці камера”).

Крок 3. Seiso (Прибирання) — чистота як частина процесу

Регулярне прибирання — це не про естетику, а про попередження аварій, швидке виявлення несправностей та створення безпечних умов праці для персоналу.

По-перше, на чистій поверхні дефекти помітні миттєво, а по-друге — щоденне прибирання скорочує час на генеральне чищення на 70%.

План дій:

Аналіз джерел бруду:

застосуйте метод “5 чому” (Наприклад, Чому підлога брудна? → Через витік масла → Чому витік? → Зношена прокладка → Замінити);

позначте “проблемні” зони.

Стандартизація. Розподіліть зони відповідальності між працівниками та введіть “10-хвилинне прибирання” перед/після зміни.

Контроль. Створіть чек-листи для швидких перевірок та робіть фотофіксацію.

Пам’ятайте! Чистота — це не “завдання прибиральниці”, а частина робочого процесу. Навчіть команду бачити бруд як сигнал про проблему.

Крок 4. Seiketsu (Стандартизація) — впровадження правил

Перетворіть практики перших трьох кроків у чіткі правила для стандартизації робочого місця. Таким чином усі працівники виконуватимуть операції однаково, новий співробітник швидше адаптується та виявити відхилення від норми стане легше.
Як це реалізувати:

1. Створіть візуальні інструкції.
2. Розподіліть зони відповідальності (таблички з ім'ям відповідального, графік перевірок).
3. Автоматизуйте контроль.

Крок 5. Shitsuke (Удосконалення) — формування звичок

Перетворення 5S з набору правил на природну частину робочого процесу через постійне вдосконалення та особисту відповідальність. Це запобігає поверненню до хаотичних практик, формує корпоративну культуру порядку та робить кожного співробітника учасником оптимізації.

Як цього досягти:

1. Введіть регулярні перевірки (наприклад, щотижневі аудити за 10-бальною шкалою).
2. Введіть мотивацію персоналу (відзначення найкращих зон та невеликі винагороди за підтримку стандартів)
3. Залучіть керівництво — персональний приклад є хорошою мотивацією.

Застосування 5S у різних сферах

Система 5S Lean Management найчастіше застосовується саме на виробництвах. Вона дозволяє:

1. Організувати систему 5S на заводі для швидкого доступу до інструментів
2. Досягти ефективного виробництва через раціональне розміщення обладнання
3. Забезпечити стандартизацію процесів на всіх ділянках
4. Досягти зменшення втрат часу на пошук інструментів до 70%

Наприклад, на автозаводах Toyota впровадження 5S Lean Production дозволило скоротити час переналагодження ліній на 30%.

Звичайно цю систему можна застосовувати й в інших сферах. 

Переваги впровадження 5S системи

Система Lean Production забезпечує комплексні переваги для бізнесу, пов’язані з оптимізацією праці та організацією ефективного простору. Зокрема:

Збільшення продуктивності:

• оптимізація праці шляхом зручного розміщення інструментів;
• скорочення непродуктивних рухів на 30-50%;
• чіткі стандарти процесів.

Зменшення часу на пошук інструментів:

• простір з логічно організованими зонами;
• візуальне маркування для швидкого доступу;
• зменшення втрат часу на 40-60%.

Ефективне управління якістю продукції та послуг:

• стандартизований контроль;
• чисті робочі зони зменшують ризик браку.

Покращення безпеки:

• усунення небезпечних зон через чітку організацію;
• зменшення кількості травм на 25-35%;
• чіткі марковані зони для інструментів та обладнання.

Почніть з однієї ділянки, щоб наочно продемонструвати ефект від методики 5S Lean для команди.

Виклики та труднощі при впровадженні 5С

Найпоширеніша проблема при впровадженні 5S у компанії — консерватизм співробітників.

Також багато проблем впровадження Lean виникають через фрагментарне застосування 5S.

Щоб система 5С стала частиною корпоративної культури, потрібно:

1. Включити її принципи у внутрішні регламенти.
2. Забезпечити постійне навчання нових співробітників.
3. Впровадити елементи 5S у процеси адаптації.

Як впровадити 5S: покрокова стратегія

5С система повинна впроваджуватись поступово. Як перейти від ідеї до стабільних результатів:

Навчання команди. Перший крок — переконатися, що всі розуміють “чому” і “як”:

• проводьте тренінги для персоналу у неформальній атмосфері;
• показуйте реальні фото проблемних зон;
• демонструйте, як 5S полегшить конкретні щоденні задачі.

Діагностика — перший аудит 5S. Перед змінами важливо зрозуміти відправну точку:

• складіть чек-лист з 20-30 пунктами (використовуйте кольорові наліпки для позначення проблем — це візуалізує масштаб роботи);
• фотографуйте всі проблемні зони.
• Постійний догляд. Перетворіть цю систему на природну частину робочого дня:
• введіть “5 хвилин 5S” — щоденні сесії прибирання;
• створіть дошку лідерів.

Для управління змінами включіть критерії 5S у систему оцінки персоналу, а головне пам'ятайте: 5S toyota system — це не разовий проєкт, а безперервне покращення.

Висновок: Чому 5S – основа ефективного робочого простору?

Система 5S — це набагато більше ніж просто “організація робочого місця”. Це потужний інструмент Lean трансформації. ЇЇ впровадження спонукає глибинні зміни у корпоративній культурі, де кожен співробітник перетворюється з пасивного виконавця на активного учасника ефективної стратегії розвитку.

Майбутнє Lean виробництва ґрунтується саме на цьому підході. 5S – не просто "порядок", а стартова точка розвитку компанії. Саме тому все більше компаній розглядають її як інструмент для масштабних організаційних змін та вдосконалень.

Джерела:

https://uk.wikipedia.org/wiki/5S
https://lean.org.ua/5s_methodology

https://novarobota.ua/ua/articles-jobseeker/sistema-5s-v-organizatsii-rabochego-prostranstva-433