Автоматизація бізнес-процесів: програми, що допоможуть збільшити дохід

З плином часу та активним розвитком технологій вже зникли або змінились до невпізнаваності багато професій, що колись бути доволі поширеними. Наприклад, більше не існує роботи телефоніста — людини, яка вручну з’єднувала абонентів. Зараз цей процес автоматизовано, тобто він відбувається без безпосереднього втручання працівника. Це значно економить час, оптимізує витрати, зокрема не потрібно виплачувати зарплатню та підвищує ефективність виконання процесу.

Аналогічна ситуація з багатьма процесами, що вже не потребують безпосередньої участі людини. Автоматизація — це те, що допомагає компаніям обслуговувати своїх клієнтів, зменшувати операційні витрати та пришвидшувати процес закриття угод.

Автоматизація бізнес-процесів — що це?

Автоматизація процесів бізнесу — це впровадження технологій і програмних систем, які виконують рутинні операції замість людей. Основна мета полягає в підвищенні ефективності та скороченні витрат, шляхом зменшення часу, необхідного для виконання стандартних завдань, а також зниження кількості людських помилок. Таке рішення дозволить зменшити навантаження персоналу та може охоплювати різні аспекти бізнесу: від управління замовленнями й обробки платежів до маркетингових кампаній і кадрових процесів.

Які вигоди надає впроваджена автоматизація управління підприємством:

1. Заощадження часу — заздалегідь налаштовані програми виконують роботу самостійно, чітко дотримуючись сценарію. Відповідно, працівникові необхідно один раз приділити час створенню алгоритму, а далі система все зробить сама. Натомість цей ресурс можна витратити на розв’язання інших завдань.
2. Скорочення витрат — процес виконує програма, а не працівник компанії, відповідно не потрібно оплачувати робочий його час. Звичайно, спочатку автоматизація потребує фінансових вливань: придбання програм або підписки, налаштування алгоритмів та оновлення інфраструктури (за потребою). Однак в довгостроковій перспективі це окупиться та почне заощаджувати кошти компанії.
3. Ріст доходів — із грамотно налаштованими автоматизованими процесами покращиться якість і швидкість виконання завдань. Відповідно, можна справитися з більшими обсягами та покращити показники компанії. Крім того, налагоджені процеси обробки замовлень і спілкування з клієнтами зменшать їхній відтік. 
4. Збільшення лояльності аудиторії — коли програми виконують частину завдань, у робітників з’являється час на креатив та створення більш якісних промо-матеріалів. Крім того, системи для автоматизації маркетингу дозволяють оптимізувати постинг і розсилки, щоб збільшити їхню ефективність. Наприклад, налаштувати оптимальний час для публікацій і персоналізувати контент відповідно до уподобань аудиторії.

Автоматизація має приносити прибуток компанії та спрощувати життя співробітників. Вона підходить для рутинних завдань, але не замінить фахівців. Тому перед її впровадженням переконайтеся, що:

• ви чітко знаєте, що саме хочете поліпшити, яких показників досягти;
• витрати на підписки, інструменти та навчання співробітників не перевищують очікуваний прибуток;
• бізнес-процеси компанії стабільні та зрозумілі. Якщо принципи та цілі роботи змінюються на ходу, автоматизація тільки збільшить хаос.

Якщо ви переконалися в користі автоматизації для вашого підприємства, можна переходити до етапу планування та впровадження технологій у повсякденні процеси бізнесу.

Автоматизація бізнесу: які процеси можна автоматизувати?

Сучасні хмарні технології, штучний інтелект і спеціалізоване ПО дозволяють автоматизувати значну частину робочих процесів компанії. Гіпотетично, будь-яке завдання, яке раніше виконувала людина можна довірити машині. Потужні AI моделі зараз спроможні навіть керувати автомобілем та обстежувати пацієнтів, інтелектуальні агенти — збирати та структурувати дані, а системи Big Data — передбачати клієнтську поведінку: розраховувати попит, ефективність маркетингових кампаній, знаходити потенційних покупців тощо.

Відповідно лише вам вирішувати які рішення для автоматизації процесів використовувати та в якому обсязі. Найчастіше компанії впроваджують їх для:

• фінансових операцій — автоматизація дій з рахунками, обробка платежів, управління бюджетом компанії та складання фінансової звітності;
• маркетингу — за допомогою CRM-систем можна налаштувати розсилки, управляти рекламними кампаніями та проводити аналіз ефективності поточної стратегії просування продукції або послуг компанії;
• продажів — налагодити алгоритм автоматичної обробки замовлень, управління даними про клієнтів, таргетованих рекомендацій;
• управління ресурсами — автоматичний підрахунок залишків продукції та складання накладних для закупівлі, прогнозування попиту на певні позицій для уникнення як дефіциту, так і скупчення надлишків;
• управління кадрами — добір потенційних робітників та розсилання запрошень на співбесіду, облік робочих годин тощо;
• клієнтська підтримка — використання чат-ботів та автоматизованих систем обробки запитів для швидшого реагування та задоволення потреб аудиторії.

Сучасні програми для ведення бізнесу

Перш ніж вибрати та впроваджувати програми, слід зрозуміти що та для чого автоматизувати. Від якості складання технічного завдання та розуміння кінцевого результату залежить ефективність системи. 

Для коректного добору ПО необхідно:

1. Чітко розуміти, що і для чого в компанії збираються автоматизувати. Зазвичай підприємець прагне розв'язати проблему або підвищити ефективність процесів: збільшити продажі, поліпшити якість сервісу, скоротити витрати тощо. У разі комплексної автоматизації стоять більш стратегічні завдання. Наприклад, оперативно вивести новий продукт на ринок, обійти конкурентів тощо.
2. Коли мету поставлено, визначте, які бізнес-процеси потрібно налагодити, щоб її досягти. Для наочності розглянемо ситуацію: на підприємстві впали продажі певного товару. Спочатку варто розписати ланцюжок дій співробітників із різних відділів щодо цього завдання, і виявити, в якій ланці відбувається збій. Може виявитись, що виробництво не встигає здати необхідні обсяги товару, а менеджери вже його продають або навпаки, коли продукція лежить на складі, а її належним чином не просувають.
3. Після того, як визначилися з ділянкою автоматизації, потрібно підібрати програму, яка впорається з поставленим завданням. Це може бути готовий продукт (коробкова програма або хмарний сервіс), який можна доопрацювати під себе. Або розробка програмного забезпечення з нуля.

Готових рішень на сьогодні багато. Корисні програми для автоматизації бізнесу наводимо в таблиці.

Висновки

Автоматизація бізнес-процесів на підприємстві — важливий інструмент для підвищення ефективності та скорочення витрат. Спеціалізоване програмне забезпечення (CRM-системи, фінансові платформи та інструменти управління запасами), дає змогу оптимізувати рутинні завдання, скоротити кількість помилок і зосередити ресурси на стратегічних цілях.