Штатний розпис: особливості складання та затвердження

Усі процеси на підприємстві регулюються відповідними документами. Посади та кількість співробітників не є винятком. Штатний розпис підприємства — базовий кадровий документ, який визначає структуру компанії, перелік посад та рівень оплати праці. Саме тому він має бути заповнений за встановленими правилами та у зазначені терміни.

Штатний розпис: це що? Чи потрібно його складати?

Прямої вказівки щодо обов'язку складати штатний розпис на підприємстві немає в жодному нормативному акті. У Кодексі законів про працю взагалі відсутнє згадування про цей документ, тобто обов'язків щодо його створення жодне підприємство, окрім державних установ, не має. Але під час детального розгляду законів все ж з'ясовується, що обійтись без цього документу на підприємстві не вдасться.

Саме поняття доволі рідко трапляється в законодавстві. Листом Мінпраці України № 162/06/187-07 від 27.06.2007 встановлений опис документа. Згідно з ним штатний розпис — це акт, якому має відповідати структура підприємства, кількість посад та професій для здійснення діяльності організації та розмір окладів.

Про нього є згадування у ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу № 436-IV, де вказано, що організація має власними силами визначити структуру, кількість працівників та посад.

Також згадка про документ є у наказі Мінпраці України № 336 від 29.12.2004 p. Мова йде про те, що посадові інструкції розробляються на підставі штатного розпису.

Інструкції статистики встановлені наказом Держкомстату України № 286 від 28.09.2005. Хоча вони й не мають прямого згадування щодо необхідності створення штатного розпису підприємства, але містять вказівку про обов'язковість обліку працівників в організації.

Це юридичний парадокс. З 28.08.2025 року після скасування Господарського кодексу та втрати ним чинності, підприємці абсолютно законно можуть самі визначати, чи потрібно їм складати штатний розпис. Вести облік працівників без нього досить складно, тому юристи радять не відмовлятися від важливого документу та створювати його згідно зі сформованими практикою правилами.

Штатний розпис є підставою для:

• врахування чисельності працівників;
• контролю кількості вакантних посад;
• набору працівників на вільні посади;
• визначення окладів, надбавок та доплат для кожної посади;
• розрахування загальних витрат на оплату праці;
• планування змін в структурі організації.

Зразок штатного розпису

Враховуючи те, що законодавством безпосередньо не встановлена необхідність складання штатного розпису, єдиного формату для створення документа також не існує. Кожна організація має право розробити власний шаблон документа. Зразок штатного розпису для ФОП, ТОВ або іншого типу підприємства може відрізнятися. Головне, щоб документ містив основну інформацію:

• найменування структурних підрозділів підприємства;
• найменування посад і коди професій за Національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327;
• кількість штатних одиниць кожної посади;
• розмір посадових окладів;
• розміри надбавок та доплат (за наявності), які мають постійний характер;
• розміри тарифних ставок;
• місячний фонд заробітної плати;
• річний фонд заробітної плати. 

Штатний розпис: зразок

Типовий штатний розпис

Розробити типову форму штатного розпису бюджетної установи або комерційного підприємства можна на підставі інших нормативно-правових актів. Для цього потрібно використовувати положення про оплату праці та загальну чисельність працівників.

Складається штатний розпис за таким алгоритмом:

1. Визначення переліку відділів та загальної структури підприємства. Зручно це робити у вигляді схеми, де буде вказано не тільки департаменти, але й підпорядкованість та функціонал кожного відділу. Таку схему можна використовувати у майбутньому для поліпшення системи керування персоналом.
2. Створення переліку посад. При цьому враховується не тільки вже зайняті, але й вакантні посади. Неприпустимо використовувати вільні назви. Назви варто брати саме з Класифікатора посад.
3. Підрахунки кількості працівників. Важливо зберегти баланс між навантаженням та економією бюджету. Вносити забагато штатних одиниць недоцільно. Але ситуація, коли на одного працівника лягає непомірний обсяг робіт, теж неприпустима.
4. Вибір системи оплати праці. Наразі в Україні найбільш поширені погодинне та окладне нарахування.
5. Розрахунок суми окладу для кожної посади. Важливо, щоб обрана зарплатня не була нижчою за встановлений мінімум.
6. Розробка проєкту документа.
7. Узгодження штатного розпису, зокрема з юридичною службою підприємства.
8. Затвердження наказом керівника.

Наказ про затвердження штатного розпису

Розпис — це локальний документ підприємства, який має бути оформлений належним чином та мати юридичну силу. Тому необхідна процедура затвердження штатного розпису. Документ має бути підписаний керівником компанії, кадровою службою та іншими посадовими особами.

Але перш за все потрібно створити наказ про штатний розпис. Для комерційних підприємств документ складається у довільній формі. Можна використовувати стандартний шаблон, узгоджений на підприємстві. Важливо, щоб дата введення в дію наказу була пізнішою або сходилася з тією, що вказана у штатному розпису. Неприпустимо введення в дію «заднім числом».

Термін затвердження штатного розпису для бюджетних підприємств регламентується постановою КМУ від 28.02.2002 №228 та не має перевищувати місяця з початку бюджетного періоду.

Електронний штатний розпис: альтернатива паперовому документу

Підприємці мають право оформлювати та користуватися електронним штатним розписом. Він має таку ж юридичну силу, як і паперовий за умови належного оформлення й завірення.

Електронний документ підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) керівника та уповноважених осіб (головного бухгалтера, керівника відділу кадрів тощо). Він має зберігатися у форматі, що не допускає внесення несанкціонованих змін, наприклад PDF. Термін зберігання електронного штатного розпису, як і паперового, для комерційних підприємств становить 3 роки, й розпочинається з 1 січня наступного року, після завершення його дії.

Порядок внесення змін до штатного розпису у 2026 році

Коли складається штатний розпис, у керівника є два варіанти створення документа: вказати термін дії чи зробити його безстроковим.

У першому випадку розпис доведеться створювати знову після закінчення терміну дії. Процес не відрізняється від початкового. Також потребує затвердження та підписання усіма керівниками.

У другому випадку за необхідності внесення змін буде потрібно відповідно оформити процедуру. Порядок внесення змін до штатного розпису бюджетної установи та інших комерційних підприємств не відрізняється. Робити це можна в будь-який час протягом року. Робиться в таких випадках:

1. Якщо відбувається зміна структури підприємства. Тобто створюються, ліквідуються або навіть перейменовуються підрозділи.
2. Відбувається перейменування, додавання або видалення посад у відділі.
3. Під час перегляду посадових окладів, доплат, тарифів та премій.
4. Якщо зменшується або збільшується кількість працівників.

Чинні законодавчі акти не передбачають обмеження щодо кількості та періодичності змін в штатному розпису. Тобто робити це можна в будь-який період.

Поширеною причиною внесення змін до штатного розпису є підвищення посадових окладів, яке може бути обумовлено різними факторами, зокрема змінами в законодавстві, підвищенням мінімального посадового окладу. Останній встановлюють в розмірі, не меншому за прожитковий мінімум для працездатних осіб станом на 1 січня календарного року. Відповідно до нього збільшення посадових окладів в бюджетній сфері проводиться за рішенням Кабінету Міністрів України. В комерційних підприємствах можна збільшувати розмір посадових окладів за власним рішенням для мотивації та заохочення працівників.

Зміни до штатного розпису можна вносити двома способами:

1. Шляхом видачі наказу про внесення змін до штатного розпису (якщо змін не багато).
2. Шляхом затвердження нового штатного розпису й введенням його в дію з конкретної дати поточного року.

Важливо! Штатний розпис може бути змінений під час скорочення штатів або ліквідації підрозділів, але в таких випадках потрібно вносити зміни в документ заздалегідь. Тобто в такий термін, щоб підприємство мало можливість попередити працівників про майбутнє звільнення у встановлені законодавством терміни.

Юристи радять заздалегідь планувати зміни, щоб не ускладнювати роботу підприємства зайвими бюрократичними процесами. Оптимальним є проведення процедури не частіше ніж раз у квартал.

Як і створення розпису, зміни підтверджуються відповідним наказом, який створюється до фактичного виконання відповідних дій, після чого затверджується підписами директора та керівника служби персоналу. 

В умовах воєнного стану діють деякі спрощення стосовно затвердження штатного розпису. Зокрема підприємці можуть оновлювати його, вносити зміни у будь-який час, не обов’язково з початку року. Також можна ігнорувати стандартну вимогу щодо завчасного інформування працівників про заплановані змін стосовно їх посад – не пізніше введення змін у дію замість двомісячного терміну.

Попри невідповідності в законодавчих актах щодо штатного розпису, цей документ є важливим та необхідним для кожного підприємства. Тому не варто нехтувати правилами його створення. Це не тільки вимоги законодавства, але й важливий інструмент для роботи з персоналом компанії, який використовують для покращення загальних умов найняття та оптимізації витрат підприємства на оплату праці.