Штатний розпис: особливості складання та затвердження

Усі процеси на підприємстві регулюються відповідними документами. Посади та кількість співробітників не є винятком. Штатний розпис підприємства — один з головних документів підприємства. Саме тому він має бути заповнений за встановленими правилами та у зазначені терміни.

Штатний розпис: це що? Чи потрібно його складати?

Прямої вказівки щодо обов'язку складати штатний розпис на підприємстві немає в жодному нормативному акті. У Кодексі законів про працю взагалі відсутнє згадування про цей документ, тобто обов'язків щодо його створення жодне підприємство, окрім державних установ, не має. Але під час детального розгляду законів все ж з'ясовується, що обійтись без цього документу на підприємстві не вдасться.

Саме поняття доволі рідко трапляється в законодавстві. Листом Мінпраці України № 162/06/187-07 від 27.06.2007 встановлений опис документа. Згідно з ним штатний розпис — це акт, якому має відповідати структура підприємства, кількість посад та професій для здійснення діяльності організації та розмір окладів.

Про нього є згадування у ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу № 436-IV, де вказано, що організація має власними силами визначити структуру, кількість робітників та посад.

Також згадка про документ є у наказі Мінпраці України № 336 від 29.12.2004 p. Мова йде про те, що посадові інструкції розробляються на підставі штатного розкладу.

Інструкції статистики встановлені наказом Держкомстату України № 286 від 28.09.2005. Хоча вони й не мають прямого згадування щодо необхідності створення штатного розпису підприємства, але містять вказівку про обов'язковість обліку робітників в організації.

Це юридичний парадокс. Хоча прямого наказу про створення штатного розпису на кожному підприємстві немає, вести облік працівників без нього неможливо. Юристи радять не відмовлятися від важливого документу та створювати його згідно зі сформованими практикою правилами.

В іншому випадку існує великий ризик, що контрольовані органи під час перевірки можуть попросити штатний розпис, а за його відсутності накласти адміністративне покарання за порушення норм законодавства.

Штатний розклад є підставою для:

• врахування чисельності робітників;
• контролю кількості вакантних посад;
• набору працівників на вільні посади;
• визначення окладів, надбавок та доплат для кожної посади;
• розрахування загальних витрат на оплату праці;
• планування змін в структурі організації.

Зразок штатного розпису

Враховуючи те, що законодавством безпосередньо не встановлена необхідність складання штатного розкладу, єдиного формату для створення документа також не існує. Кожна організація має право розробити власний шаблон документа. Зразок штатного розпису для ФОП, ТОВ або іншого типу підприємства може відрізнятися. Головне, щоб документ містив основну інформацію:

• перелік усіх структурних одиниць (відділів, департаментів);
• посади, з котрих формується кожна структурна одиниця;
• оклад для кожної посади;
• суми надбавок та доплат для кожної посади;
• чисельність робітників за відсутності вакантних посад;
• загальний зарплатний фонд.

Штатний розпис: зразок

Типовий штатний розпис

Розробити типову форму штатного розпису бюджетної установи або комерційного підприємства можна на підставі інших нормативно-правових актів. Для цього потрібно використовувати положення про оплату праці та загальну чисельність працівників.

Складається штатний розклад за таким алгоритмом:

1. Визначення переліку відділів та загальної структури підприємства. Зручно це робити у вигляді схеми, де буде вказано не тільки департаменти, але й підпорядкованість та функціонал кожного відділу. Таку схему можна використовувати у майбутньому для поліпшення системи керування персоналом.
2. Створення переліку посад. При цьому враховується не тільки вже зайняті, але й вакантні посади. Неприпустимо використовувати вільні назви. На законодавчому рівні вже затверджений Класифікатор посад. Назви варто брати саме з нього.
3. Підрахунки кількості працівників. Важливо зберегти баланс між навантаженням та економією бюджету. Вносити забагато штатних одиниць недоцільно. Але ситуація, коли на одного працівника лягає непомірний обсяг робіт, теж неприпустима.
4. Вибір системи оплати праці. Наразі в Україні найпоширеніше погодинне нарахування.
5. Розрахунок суми окладу для кожної посади. Важливо, щоб обрана зарплатня не була нижчою за встановлений мінімум.
6. Розробка проєкту документа.

Наказ про затвердження штатного розпису

Розклад — це локальний документ підприємства, який має бути оформлений належним чином та мати юридичну силу. Тому необхідна процедура затвердження штатного розпису. Документ має бути підписаний керівником компанії, кадровою службою та іншими посадовими особами.

Але перш за все потрібно створити наказ про штатний розпис. Документ складається у довільній формі. Можна використовувати стандартний шаблон, узгоджений на підприємстві. Важливо, щоб дата введення в дію наказу була пізнішою або сходилася з тією, що вказана у штатному розпису. Неприпустимо введення в дію «заднім числом».

Порядок внесення змін до штатного розпису у 2023 році

Коли складається штатний розпис, у керівника є два варіанти створення документа: вказати термін дії чи зробити його безстроковим.

У першому випадку розпис доведеться створювати знову після закінчення терміну дії. Процес не відрізняється від початкового. Також потребує затвердження та підписання усіма керівниками.

У другому випадку за необхідності внесення змін буде потрібно відповідно оформити процедуру. Порядок внесення змін до штатного розпису бюджетної установи та інших комерційних підприємств не відрізняється. Робити це можна в будь-який час протягом року. Робиться в таких випадках:

1. Якщо відбувається зміна структури підприємства. Тобто створюються, ліквідуються або навіть перейменовуються підрозділи.
2. Відбувається перейменування, додавання або видалення посад у відділі.
3. Під час перегляду посадових окладів, доплат, тарифів та премій.
4. Якщо зменшується або збільшується кількість працівників.

Чинні законодавчі акти не передбачають обмеження щодо кількості та періодичності змін в штатному розпису. Тобто робити це можна в будь-який період.

Передбачено два варіанти поправок: суттєві та несуттєві. До несуттєвих належать такі зміни:

• назви посад;
• кількості підрозділів;
• посадових окладів;
• надбавок та премій;
• тарифікації.

Важливо! Штатний розпис може бути змінений під час скорочення штатів або ліквідації підрозділів, але в таких випадках потрібно вносити зміни в документ заздалегідь. Тобто в такий термін, щоб підприємство мало можливість попередити працівників про майбутнє звільнення у встановлені законодавством терміни.

Юристи радять заздалегідь планувати зміни, щоб не ускладнювати роботу підприємства зайвими бюрократичними процесами. Оптимальним є проведення процедури не частіше ніж раз у квартал.

Як і створення розпису, зміни підтверджуються відповідним наказом, який створюється до фактичного виконання відповідних дій, після чого затверджується підписами директора та керівника служби персоналу.

Приклад зміни до штатного розпису

Попри невідповідності в законодавчих актах щодо штатного розпису, цей документ є важливим та необхідним для кожного підприємства. Тому не варто нехтувати правилами його створення. Це не тільки вимоги законодавства, але й важливий інструмент для роботи з персоналом компанії, який використовують для покращення загальних умов найняття та оптимізації витрат підприємства на оплату праці.