Особливості надання відпусток та їхнє оформлення

Кожному працівнику гарантовано право на щорічний відпочинок. Керівнику, працівникам відділу кадрів та бухгалтерії важливо добре розуміти відмінності при наданні та оформленні відпусток для робітників, адже порушення законодавства може потягнути за собою відповідальність перед контролюючими органами.

В Україні відпустки та пов'язані з ними виплати у рамках трудових відносин регулюються Трудовим кодексом, законами та іншими нормативно-правовими актами. Закон про відпустки чітко регулює тривалість та періодичність часу для відпочинку, а також розмір виплат за його використання чи невикористання.

Відпустка в Україні: основні тези та правила надання

1. Тривалість. Згідно із законодавством України, мінімальна тривалість відпустки становить 24 робочі дні на рік.
2. Порядок надання. Відпустка надається за письмовою заявою з урахуванням бажання працівника та можливостей підприємства (але не менше ніж 14 календарних днів).
3. Розподіл. Зазвичай відпустки надаються протягом календарного року та можуть бути поділені на частини, якщо працівникові це зручно та погоджено з роботодавцем.
4. Оплата. Під час відпочинку працівнику виплачується заробітна плата за ці дні. Розмір оплати розраховується виходячи із середнього заробітку працівника за період до початку відпустки.
5. Додаткові відпустки. Передбачені додаткові дні відпочинку для певних категорій працівників (наприклад, для працівників, зайнятих на важких умовах праці, із дітьми тощо).
6. Відпустка без збереження заробітної плати. Можуть надаватися додаткові дні для догляду за дитиною до 3 років або за хворими членами сім'ї. Вони не оплачуються підприємством.

Виплати за відпустку

При звільненні або завершенні трудових відносин працівникові потрібно виплатити відпускні. Розмір розраховується, виходячи з кількості невикористаних днів відпустки, які були призначені, але не були використані. Також в Україні передбачені додаткові відпустки для жінок у період вагітності, пологів та догляду за дитиною.

Які є види відпусток?

Відпустка надається всім працівникам без винятку, у тому числі тим, хто працює за сумісництвом як ФОП будь-якої організаційно-правової форми власності, або за трудовим договором. Але час на відпочинок не надається робітникам, які працюють за цивільноправовими договорами. Право на отримання часу для відновлення мають як громадяни України, так і іноземці, а також особи без громадянства за умови, що вони оформленні на роботу належним чином.

Відпустки поділяються на декілька видів та підвидів. Тривалість основного щорічного часу на відпочинок встановлена законодавством та обчислюється, починаючи з дати укладання трудового договору з працівником. Для окремих категорій робітників передбачена збільшена тривалість основної щорічної відпустки. Зокрема для соціально незахищених громадян передбачені такі пільги:

• 30 календарних днів для інвалідів I та II груп;
• 26 календарних днів для інвалідів III групи;
• 31 календарний день для осіб, молодших 18 років.

Для тимчасових та сезонних працівників тривалість щорічної основної відпустки може бути меншою за 24 календарні дні. Тривалість днів відпочинку цих працівників визначається пропорційно відпрацьованому часу.

Щорічна відпустка

Щорічна відпустка в Україні є часом для відпочинку, який надається працівнику з метою відновлення працездатності та підтримки стану здоров'я на потрібному рівні.

Законодавством передбачено декілька видів щорічних відпусток:

1. Звичайна щорічна відпустка. Це час відпочинку, який надається кожному працівнику щорічно протягом календарного року. Мінімальна тривалість звичайної відпустки становить 24 робочі дні (або 28 календарних днів залежно від сфери праці).

2. Додаткова відпустка. До звичайної щорічної відпустки передбачені додаткові періоди відпочинку, що надаються для певних категорій працівників.

a. Для молодих спеціалістів. Молоді фахівці (працівники віком до 30 років, а також до 35 років для окремих спеціальностей) мають право на додаткову відпустку у розмірі 3 календарних днів.

b. Для робітників з важкими або особливо шкідливими умовами праці. Це співробітники, які в процесі виконання службових обов'язків піддають власне здоров'я надмірній небезпеці. Вони можуть мати право на додаткову відпустку залежно від ступеня шкідливості умов праці.

c. Люди з обмеженими можливостями мають право на збільшення терміну відпочинку залежно від категорії інвалідності.

3. Відпустка для робітників, зайнятих на діяльності зі шкідливими умовами праці. Працівники, які зайняті на особливо небезпечних роботах, мають право на додаткову відпустку залежно від характеру та ступеня шкідливості умов. Важливо не плутати цю категорію з додатковим терміном відпочинку, що надається за шкідливі умови на робочому місці.

Важливо відзначити, що при наданні відпусток необхідно дотримуватись встановлених законом процедур та прав працівників на відпочинок. Порушення або відшкодування прав робітників щодо щорічного відпочинку суворо карається. Такі вчинки можуть призвести до адміністративного покарання для підприємства та чималих штрафів.

Декретна відпустка

Декретна відпустка надається жінкам у період вагітності, пологів та після пологів, а також батькам, які доглядають за дитиною. Важливо розуміти, що цей вид відпустки може надаватися як жінці, так і чоловіку.

Декретна відпустка для жінок у період вагітності та після пологів встановлюється законом та може становити 70 календарних днів до пологів, ще 56 (якщо пологи пройшли без ускладнень) або 70 (якщо пологи були ускладнені або народилося кілька дітей) календарних днів після пологів.

Якщо жінка доглядає дитину, вона також має право на додаткові дні відпустки (до досягнення дитиною певного віку).

Для надання відпустки жінка повинна повідомити роботодавця про свій стан та плановану дату початку декрету не менш як за 14 календарних днів.

Протягом декретної відпустки жінка зберігає свою посаду, а роботодавець зобов'язаний виплачувати їй допомогу у зв'язку з вагітністю та пологами. Розмір сплат також встановлюється законодавством. При розрахунках беруться до уваги стаж роботи та декілька інших параметрів.

Після закінчення декретної відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами батьки мають право на відпустку з догляду за дитиною віком до 3 років.

Цей вид відпустки надається для захисту здоров'я матері та малюка, а також забезпечення батькам можливості приділяти увагу та займатися доглядом за маленькою дитиною.

Творча відпустка

Творча відпустка — це особливий вид відпочинку, який надається працівникам, зайнятим у творчих професіях, або пов'язаним із подібною діяльністю. Його ціллю є розвиток творчих здібностей, самореалізації чи професійного зростання. В Україні творча відпустка не має чітких нормативно-правових актів, що регулюють її надання. Проте деякі компанії чи організації можуть надавати її за погодженням із працівником.

Особливості та умови творчої відпустки можуть змінюватись залежно від політики компанії або колективного договору, але в загальних рисах вони передбачають такі фактори.

Цілі відпустки

Творча відпустка може надаватися для саморозвитку, отримання нових навичок, відвідування творчих майстерень, участі у професійних курсах, роботи над проєктами тощо.

Терміни відпустки

Тривалість творчої відпустки може відрізнятися залежно від угоди між працівником та роботодавцем, але зазвичай вона надається на певний період часу, щоб дати можливість зосередитись на творчій діяльності.

Узгодження з роботодавцем

Працівник повинен написати заяву про надання творчої відпустки та отримати згоду роботодавця. Це може бути додано до індивідуального трудового або колективного договору.

Оплата творчої відпустки

Питання оплати творчої відпустки вирішується у межах домовленості між сторонами. Зазвичай цей вид відпочинку передбачає відсутність оплати. Але можна отримати компенсацію, домовившись з роботодавцем.

Оскільки творча відпустка не має чіткої нормативної бази в Україні, всі умови та особливості її надання мають визначатися на основі взаємної згоди працівника та роботодавця. Рекомендується обговорювати деталі заздалегідь та оформляти такі відпустки у письмовій формі для запобігання можливих непорозумінь.

Соціальні відпустки

Соціальні відпустки надаються працівникам з метою догляду за членами сім'ї, участі у громадських заходах, відвідування лікарів або для розв'язання соціальних питань. Вони допомагають робітникам приділити увагу важливим аспектам життя без загрози втрати робочого місця. Наразі в законодавстві немає окремого розділу про соціальні відпустки, але деякі з них через їхню специфіку можна віднести до цієї категорії.

До соціальних відпусток належать:

1. Відпустка для догляду за дитиною. У разі хвороби дитини один з батьків має право на відпустку для догляду за нею. Тривалість такої відсутності на роботі визначається лікарем та може бути до 14 днів на рік.
2. Медична відпустка. Якщо хвороба призвела до тимчасової непрацездатності робітника, йому надається право на медичну відпустку (лікарняний), під час якої він може отримувати лікування та відновлюватися. Тривалість також залежить від висновку лікаря та медичного діагнозу.
3. З приводу громадських заходів. Деякі компанії можуть надавати відпустку для участі у благодійних акціях, концертах та інших заходах, які є важливими для співробітника або можуть сприяти розвитку компанії.
4. Для відвідування лікаря. Закон не передбачає окремої відпустки для цієї мети, але працівнику вона може бути надана у випадку необхідності проходження медичних процедур, консультацій чи обстежень.
5. Відпустка для розв'язання сімейних питань. Працівник має право отримати додаткову відпустку для розв'язання сімейних питань або надання допомоги родичам у складних життєвих ситуаціях.

Тривалість та умови соціальних відпусток можуть регулюватися угодою між працівником та роботодавцем, внутрішніми положеннями компанії або колективним договором. Це дозволяє сторонам встановлювати специфічні умови відпустки, що відповідають потребам працівників та можливостям роботодавця.

Відпустка за свій рахунок: особливості

1. Добровільність. Працівник може запросити подібну відпустку тільки за власним бажанням. Зазвичай вона береться для розв'язання особистих питань, подорожей, відпочинку, навчання та інших особистих цілей.
2. Відсутність оплати. Під час відпустки власним коштом працівник не отримує заробітну плату від роботодавця.
3. Затвердження роботодавцем. У більшості випадків працівник повинен повідомити свого роботодавця про бажання взяти відпустку власним коштом. Але рішення про надання такої відпустки зазвичай залежить від політики компанії і може бути узгодженим або відхиленим керівником.
4. Терміни та тривалість. Відпустка власним коштом може тривати від кількох днів до кількох місяців залежно від угоди між працівником та роботодавцем.
5. Гарантії про збереження посади. Відповідно до законодавства працівник має право на збереження свого робочого місця після завершення відпустки за свій рахунок. Однак в окремих випадках можуть виникнути суперечки або непорозуміння з роботодавцем.

Відпустка власним коштом надає працівникові можливість приділити час особистим питанням без втрати місця роботи. Але при цьому робітник не отримує зарплати за цей період.

Яка тривалість щорічної основної відпустки?

Мінімальна кількість днів відпустки — 24 робочих або 28 календарних днів за рік роботи. Проте тривалість відпустки може бути більшою залежно від умов, передбачених колективним чи індивідуальним трудовим договором, внутрішніми правилами підприємства чи угодою між працівником та роботодавцем.

Також має значення стаж для відпустки. Залежно від трудового стажу в одного й того ж працівника може бути передбачено збільшення тривалості щорічного відпочинку. Наприклад, для працівників із великим стажем, для молодих спеціалістів, для людей з обмеженими можливостями, працівників, зайнятих на важких умовах праці, може бути надано додаткову кількість днів відпустки. Збільшення днів відпочинку може бути передбачено у трудовому чи колективному договорі між працівником та роботодавцем.

Поділ щорічної відпустки — це практика, коли робітник може використовувати свою щорічну відпустку за один період, або розбити його на кілька частин. Це дає йому велику гнучкість для планування свого часу відпочинку та дозволяє використовувати термін відпочинку у більш зручний для нього час.

У більшості країн, включаючи Україну, трудове законодавство передбачає можливість поділу щорічної відпустки на частини за погодженням із роботодавцем. Але необхідно дотримуватися певних умов, встановлених законодавством або угодами між працівником та роботодавцем. До них належать:

• узгодження з роботодавцем;
• врахування потреб підприємства;
• мінімальна тривалість відпустки;
• збереження залишків відпустки.

Компенсація за невикористану відпустку

Компенсація за невикористану відпустку надається працівникові у разі, якщо відпочинок не наданий з причин, що залежать від роботодавця, чи інших обставин, передбачених законодавством. Це право закріплено статтею 25 Трудового кодексу України.

Також передбачена компенсація за невикористану відпустку при звільненні, виході на пенсію або з інших обставин. Розмір компенсації визначається на підставі зарплати працівника та кількості днів відпустки, яку він не зміг використати.

Надання відпусток в умовах дії воєнного стану

Відпустка у воєнний стан може бути підлаштована під потреби підприємства з обмеженням прав працівників. Роботодавець зобов'язаний виконувати вказівки та вимоги, пов'язані з потребами країни, у тому числі у сфері відпочинку співробітників. Але законодавство в цій сфері постійно оновлюється, тому важливо слідкувати за змінами.

Під час воєнного стану громадянські права та свободи можуть бути тимчасово обмежені в інтересах національної безпеки. Однак важливо, щоб ці обмеження були законними, не порушували основних прав громадян.

Оформлення відпустки

Для оформлення відпустки працівник повинен повідомити свого роботодавця заздалегідь. Зазвичай це потрібно зробити мінімум за 14 днів.

Робітник має подати письмову заяву на відпустку у встановленій у компанії формі. При цьому роботодавець може запросити уточнення чи зміни термінів у разі невідповідності планам підприємства чи з інших обставин. Але, як правило, графіки розробляються заздалегідь та погоджуються сторонами.

Після затвердження заяви на щорічну відпустку роботодавцем оформлюються всі відповідні документи (трудова угода, наказ та інші).

Висновки

Правила та процедури оформлення відпустки можуть відрізнятися залежно від політики підприємства, внутрішніх правил та умов трудового договору. Щоб уникнути непорозумінь, краще ознайомитись з внутрішніми правилами підприємства або консультуватися з відділом кадрів.