Особливості надання відпусток та їх оформлення

Закон України «Про відпустки» гарантує право на відпустку всім, хто працює за трудовим договором, включаючи громадян України, іноземців та осіб без громадянства. У цій статті ми розглянемо порядок надання щорічних відпусток, необхідність написання заяви про надання щорічної відпустки, оформлення відпустки та можливості автоматизації цього процесу.

Порядок надання відпусток у 2026 році

Поняття відпустка — це період відпочинку працівника, який обчислюється в календарних днях і надається зі збереженням посади та заробітної плати. Порядок надання щорічної основної відпустки регулюється Законом України «Про відпустки».

Тривалість відпустки

Щорічна основна відпустка за один відпрацьований рік становить 24 календарні дні. 

Для окремих категорій працівників передбачено більше днів:

• Особи до 18 років — не менше 31 календарного дня
• Особи з інвалідністю I та II груп — 30 календарних днів
• Особи з інвалідністю III групи — 26 календарних днів
• Працівники підземних гірничих робіт (працюють на глибіні понад 150 м) — 28 календарних днів
• Воєнізований особовий склад гірничорятувальних частин — 30 діб
• Працівники лісової промисловості та лісового господарства — 28 днів.

Загальна тривалість відпусток не може перевищувати 59 календарних днів на рік, а для працівників підземних гірничих робіт — 69 календарних днів.

Вихідні дні включаються до тривалості відпустки. Святкові та неробочі дні — ні, але під час військового стану ця стаття КЗПП не діє. Працівники з неповним робочим днем або тижнем також мають право на повну тривалість щорічної відпустки.

Види відпусток

Згідно зі статтею 4 Закону України «Про відпустки», існують такі види відпусток:

• Щорічні відпустки (основна та додаткові)
• Додаткові відпустки у зв’язку з навчанням
• Соціальні відпустки (наприклад, у зв’язку з вагітністю, пологами, доглядом за дитиною або усиновленням, додаткова відпустка працівникам, які мають дітей)
• Творчі відпустки (для написання дисертацій, підручників тощо)
• Відпустки для підготовки та участі в змаганнях
• Відпустки без збереження заробітної плати
• Додаткові відпустки можуть надаватися за особливий характер праці, роботу в шкідливих умовах або за іншими умовами, визначеними трудовим чи колективним договором.

Щорічна основна відпустка

Працівники, які відпрацювали рік з моменту укладення трудового договору, мають право на 24 календарні дні щорічної основної відпустки. Окремі категорії працівників можуть отримати більшу тривалість відпустки відповідно до законодавства.

Додаткові відпустки

Додаткові відпустки надаються, зокрема, на підставі:

1. Особливого характеру праці — тривалість залежить від умов праці та визначається договором.
2. Шкідливих та важких умов праці — тривалість залежить від результатів атестації робочих місць

Соціальні відпустки

До соціальних відпусток належать:

• Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами
• Відпустка для догляду за дитиною до 3 років
• Відпустка у зв’язку з усиновленням
• Відпустка для працівників, які виховують дитину з інвалідністю

Найпоширенішою соціальною відпусткою є додаткова 10-денна (ст. 19). Вона надається одному з батьків, що мають 2 і більше дітей до 15 років або дитину з інвалідністю до 18 років.

Відпустки без збереження заробітної плати

Такі відпустки надаються за сімейними обставинами, самоізоляцією, епідеміями чи іншими причинами, визначеними законодавством. Під час воєнного стану працівники, які виїхали за кордон або отримали статус ВПО, можуть брати таку відпустку до 90 календарних днів (не на рік, а сукупно за весь період воєнного стану). Її можна ділити на частини, але загальна тривалість не може перевищувати 90 днів. Цей час не зараховується до стажу для щорічної основної відпустки.

Зміни у порядку надання відпусток під час воєнного стану

Закон України № 2136-IX вносить зміни до порядку надання щорічної основної відпустки під час воєнного стану. Зокрема:

• Щорічна основна відпустка обмежується 24 календарними днями за робочий рік. Виключення — працівники сфери освіти. Додаткові щорічні відпустки (за шкідливі умови, особливий характер праці тощо) регулюються окремо.
• Інші види відпусток можуть надаватися без збереження заробітної плати.
• Винятки: відпустки у зв’язку з вагітністю, пологами, усиновленням або доглядом за дитиною до 3 років надаються за стандартним порядком.
• Додаткові дні відпустки (понад 24) можуть бути перенесені на період після воєнного стану або надані без збереження зарплати.

Особливості надання відпусток заброньованим, мобілізованим та працівників, що повернулися з лав ЗСУ

За мобілізованими робітниками на час служби зберігається місце роботи та посада (ч. 3 ст. 119 КЗпП України). Період служби з 19 липня 2022 не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

Під час проходження служби працівник не набуває права на щорічну відпустку від роботодавця, бо неможливо одночасно бути на службі та у відпустці.

Заброньовані — це цивільні робітники, яких не мобілізували й вони продовжують працювати. Вони користуються звичайними правами на відпустки (щорічна та додаткова) без обмежень, крім загальних правил воєнного стану.

Демобілізовані працівники

Після демобілізації працівник має право на повну щорічну відпустку за відпрацьований період. Особливості надання періоду відпочинку для демобілізованих робітників:

• Щорічна відпустка — не менше 24 діб або залежно від відпрацьованого стажу на загальних підставах, оплачується роботодавцем
• Відпустка без збереження зарплати (після демобілізації) — 60 діб, вона не оплачується роботодавцем. Надається за заявою та зараховується до страхового стажу. Ці зміни регулюються Законом № 3494-IX від 22.11.2023 і діють з грудня 2023 року.
• Додаткова для УБД, осіб з інвалідністю внаслідок війни — до 14 діб, оплачується, обов'язкова для роботодавця.

Під час воєнного стану роботодавець може обмежувати надання відпусток (крім вагітності та пологів, догляду за дитиною до 3 років), особливо на критичній інфраструктурі. При звільненні виплачується компенсація за всі невикористані дні.

Графік відпусток

Графік відпусток визначає черговість надання оплачуваних відпусток з урахуванням інтересів працівників і роботодавця. Він затверджується власником підприємства та погоджується з профспілкою чи іншим представницьким органом.

Графік може включати:

• Місяць або конкретну дату початку відпустки
• Місяць закінчення відпустки

Згідно з Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку, графік відпусток затверджується на початку календарного року.

Оформлення відпустки

Надання відпустки оформлюється наказом про надання щорічної відпустки, форма якого затверджена Держкомстатом України. Алгоритм залежить від того, чи за графіком планується відпустка:

• За графіком — роботодавець повідомляє працівника про дату початку відпустки за 2 тижні. Працівник ознайомлюється з графіком або повідомленням, ставлячи відмітку.
• Відпустка поза графіком — працівник подає заяву про надання щорічної відпустки, вказавши дату початку, тривалість та вид відпустки.

Заява про надання відпустки

Заява не є обов’язковою, якщо відпустка відповідає затвердженому графіку. Однак, якщо працівник хоче змінити дати або використати лише її частину, необхідно подати заяву на ім’я керівника.

Наказ про надання відпустки

Наказ розпорядження про надання відпустки оформлюється для всіх випадків її надання. Він містить інформацію про працівника, вид відпустки, її тривалість і дати.

Відмова у наданні відпустки

Роботодавець може не підписати заяву, якщо відпустка запланована поза графіком, якщо це суперечить інтересам підприємства. Під час воєнного стану відмова у наданні відпустки може бути обґрунтована обмеженнями, встановленими законодавством

Розрахунок середнього заробітку для відпускних

Розрахунок проводиться відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ №100 від 08.02.1995 (зі змінами, чинними у 2026 році).

Розрахунковий період складає останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки. Якщо працівник відпрацював менш як 12 місяців, то треба використовувати фактичний час роботи з 1 числа місяця після прийняття на роботу.

Формули розрахунків:

1. Середньоденна заробітна плата = Сумарний дохід за розрахунковий період / Кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
2. Сума відпускних = Середньоденна ЗП × Кількість календарних днів відпустки.

До розрахунку включаються майже всі виплати (оклад, надбавки, премії, лікарняні, матеріальна допомога на оздоровлення), крім разової матеріальної допомоги, компенсації за невикористану відпустку, виплат за виконання державних обов’язків.

Приклад розрахунку для працівника на мінімальній зарплаті (8 647 грн). Він йде у щорічну основну відпустку з 10 червня 2026 року на 24 календарні дні. Розрахунковий період становить червень 2025 — травень 2026. Будь-які інші виплати у цей період відсутні, працівник отримував лише заробітну плату згідно з трудовим договором.

Алгоритм розрахунків:

• Загальна сума заробітку за 12 місяців — 8 647 грн × 12 місяців = 103 764 грн
• Кількість календарних днів у розрахунковому періоді — 365–11 = 354 дні.
• Середньоденна заробітна плата — 103 764 грн/ 354 дні = 293,12 грн
• Сума відпускних — 293,12 грн × 24 дні = 7 034,88 грн.

Якщо працівник відпрацював менше як 12 місяців, розрахунок робиться за фактичний період роботи. Якщо були лікарняні, простої чи підвищення зарплати, то сума відпускних буде іншою, але загальний алгоритм залишається незмінним.

Зберігання документів про відпустку

Правила зберігання документів регулюються Переліком типових документів. Зокрема, слід:

• Формувати заяви про відпустки в окремі справи за роками, а не додавати до особових справ.
• Зберігати заяви разом із графіками відпусток та відомостями про їх надання.
• Дотримуватись термінів зберігання заяв, графіків і відомостей — 1 рік, журналів реєстрації заяв — 5 років.

Висновок

Грамотне оформлення відпустки — це не просто виконання закону, а пряма інвестиція в юридичну безпеку вашого підприємства. Дотримання процедур, від чіткого графіка відпусток до своєчасного наказу, допомагає уникнути штрафів і судових ризиків.