Первинні документи в бухгалтерському обліку

Бухгалтерський облік на підприємстві є складним та багатоступеневим процесом, де всі процедури обґрунтовані цифрами та підтверджені відповідними паперами. Тож значення кожного документа неможливо недооцінювати, особливо якщо мова йде про первинну документацію. Наявність та правильне оформлення таких паперів є дуже важливим для нормальної діяльності підприємства, адже без них неможливий бухгалтерський облік. А відсутність первинних документів карається контролюючими органами.

Що таке первинні документи на підприємстві?

У ході діяльності на підприємстві виконується велика кількість різноманітних дій: чи то продаж, придбання продукції, будь-які угоди, надходження коштів… Усі вони викликають зміни в активах компанії. Такі операції називаються господарчими та згідно з законодавством мають бути підтверджені документально (частина 1 статті 9 Закону про бухгалтерський облік, пункт 2.2 Положення № 88). Цими ж законами затверджена наявність первинних документів бухгалтерського обліку та форма створення.

Таким чином, первинні документи — це папери, якими підтверджуються господарчі операції на підприємстві. Вони можуть бути створені у паперовому чи електронному вигляді. Їх метою є підтвердження права власності на активи, фінансові та нефінансові операції, а також фіксування розмірів зобов'язань. Первинні документи необхідні при складанні фінансової звітності підприємства, проведенні аудиту та під час перевірок контролюючими органами. У них зафіксована інформація про всі ділові та грошові відносини компанії.

Первинні документи також необхідні для складання статистичних звітів та управлінського обліку. Чимало випадків, коли саме вони допомагали компаніям виграти судові справи.

Первинні документи ФОП

ФОП працюють на різних групах та системах оподаткування. Тому для них питання первинної документації буває складно вирішити. А саме з'ясувати, чи потрібно їм мати такі документи та зберігати. Регулюється це питання Податковим Кодексом та Законом про бухгалтерський облік.

Види первинних документів

Точного переліку первинних документів не існує. Тим більше, що існують суперечливі документи, які за певних умов можуть бути віднесені до первинних.

До первинних документів належать:

1. Видаткова накладна. Документ, що фіксує факт передачі підприємству певних товарів, тобто угоду між продавцем та покупцем. Формується постачальником продукції. Наразі форма створення видаткової накладної не затверджена. Тому її можна скласти у вільній формі за умови надання всіх реквізитів.
2. Товарно-транспортна накладна. Необхідна, якщо в угоді бере участь експедиторська компанія. Тобто здійснюється доставлення товару від продавця покупцю. Має затверджену наказом Мінтрансу від 14.10.1997 р. № 363 форму.
3. Акти виконаних робіт. Документ, що підтверджує надання підприємству послуг сторонньою компанією. Він створений для фіксування виконаних робіт та їх прийняття замовником. Необхідний, щоб уникнути сперечань з приводу якості послуг у майбутньому.
4. Видатковий та прибутковий касові ордери. Фіксують надходження та вилучення готівки з каси. Форма документа затверджена постановою НБУ 29.12.2017 р. № 148.
5. Рахунок-фактура. Може вважатися первинним документом, тільки якщо він має відомості про операцію та є оплаченим. За наявності всіх необхідних реквізитів може створюватися у вільній формі. Необхідний для підтвердження надання товарів та послуг. У деяких випадках може бути заміною акта прийняття-передачі.
6. Бухгалтерська довідка. Зазвичай використовується для корегування. З її допомогою виправляють помилки та вносять правки у попередні документи. За наявності всіх необхідних реквізитів може використовуватися для підтвердження господарчої операції. Форма затверджена наказом Мінфіну.

Довідка! До первинних документів не можна віднести папери, в яких недостатньо або взагалі відсутня інформація про господарчу операцію. Наприклад, платіжне доручення не можна віднести до первинних документів. Адже платіжка може бути відправлена до банку, а перерахування коштів з різних причин не відбутися.

Первинні документи — реквізити

Первинним документ вважається, тільки якщо він підтверджує господарчу операцію та містить всі встановлені законодавством відомості про неї. У папери вносяться всі дані, які підтверджують здійснену угоду. Тобто є обов'язкові реквізити первинних документів.

До таких належать:

• дата створення;
• назва підприємства (яке ініціювало розробку документа);
• код форми, за яким відбувається ідентифікація типу інформації, що фіксується;
• код операції або зміст, обсяг та одиниця виміру угоди;
• дані посадових осіб, які відповідальні за виконання, правильне оформлення та підтвердження операції;
• підписи робітників, які візують операцію.

У деяких випадках необхідно надати роз'яснення про здійснену операцію. Для створення первинної документації додатково може знадобитися:

• ідентифікаційний номер операції;
• детальний опис причин для здійснення операцію (наприклад, списання зі складу);
• дані про отримувача товарів чи послуг.

Вимоги щодо оформлення

Враховуючи їх важливість, законом зафіксовані основні вимоги до первинних документів та до їх оформлення. Загалом вони зводяться до 11 головних правил:

1. Первинний документ складається або безпосередньо при здійсненні операції, або одразу після її завершення. Закон не передбачає чітких термінів складання цих паперів, але й зволікати з цим не можна. Без цих паперів неможливо відобразити операцію у бухгалтерському обліку.
2. Первинний документ повинний містити усі встановлені законодавством реквізити. За відсутності навіть одного з них документ втрачає юридичну силу. Але за бажанням можна додавати додаткові реквізити.
3. Документи можуть бути надруковані на корпоративному бланку або заповнені вручну на типографському. В останньому випадку заповнення роблять звичайною ручкою, чорними чорнилами.
4. Бланки строгої звітності мають друкуватися спеціалізованими компаніями з нанесенням номерів та серій.
5. Порожні строки потрібно підкреслити обов'язково.
6. Первинні документи повинні складатися державною мовою.
7. Відповідальність за внесення хибних даних лягає на осіб, що склали та підписали документ.
8. Повноваження на проведення господарчої операції повинні бути підтверджені документально (довіреністю, договором, актом). Перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи на господарчі операції, пов'язані з грошовими та матеріальними цінностями, затверджується особисто керівником підприємства.
9. Документ підписується особисто та завіряється печаткою. Також припустимо використовувати електронний цифровий підпис (ЕЦП).
10. Особи, як фізичні, так і юридичні, що беруть участь в операціях, пов'язаних з передачею товарно-матеріальних цінностей, мають отримати копії первинних документів.
11. Виправлення в папери по касових та банківських операціях вносити заборонено. Їх оформляють заново або корегують бухгалтерськими довідками.

Зберігання первинних документів

Законодавство України регулює ведення бухгалтерського обліку та термін зберігання первинних документів. Важливо дотримуватись цих правил для дотримання законності, проведення аудитів та податкових перевірок, а також для забезпечення можливості надання документів на запит державних органів або у разі потреби доказу фінансових операцій та угод.

Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», строки зберігання первинних документів можуть змінюватись залежно від їх типу та призначення. Наприклад, основні бухгалтерські документи зазвичай повинні зберігатися не менше 5 років, але є винятки для деяких типів документів, які можуть потребувати тривалого зберігання.

Серед первинних документів, що підлягають збереженню, можуть бути квитанції, накладні, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, договори, касові чеки та інші документи, що підтверджують фінансові операції та угоди підприємства.

Оригінали первинних документів є основою ведення бухгалтерського обліку та податкової звітності. Вони мають бути збережені в оригінальній формі протягом зазначеного терміну.

Документи повинні зберігатися в надійних умовах, де вони будуть захищені від пошкоджень, втрати чи несанкціонованого доступу. Також вони мають бути доступні для перевірок та аудитів з боку податкових органів чи інших контролюючих органів.

Деякі галузі можуть мати додаткові вимоги щодо зберігання документів відповідно до особливостей своєї діяльності. Наприклад, медичні установи мають правила зберігання медичної документації.

Довідка! Відповідно до законодавства України, електронні копії первинних документів можуть бути використані, як підстави для бухгалтерського обліку та податкової звітності, якщо вони відповідають встановленим вимогам до електронної архівації.

Після закінчення терміну зберігання підприємство може провести процедуру знищення первинних бухгалтерських документів з дотриманням встановлених законодавством правил та процедур:

1. Перед знищенням документів необхідно переконатися, що минули всі терміни їх зберігання, встановлені законодавством для конкретного типу документів.
2. Підприємство має повідомити компетентні органи про заплановане знищення документів. Наприклад, для бухгалтерської документації необхідно повідомити податкові органи.
3. При знищенні документів необхідно забезпечити конфіденційність інформації. Це важливо для запобігання витоку конфіденційних даних про клієнтів, співробітників або компанії загалом.
4. Знищення документів повинно проводитись з використанням методів, що виключають можливість відновлення інформації. Зазвичай для цього застосовуються спеціальні знищувачі паперу, шредери. Також залучають спеціалізовані компанії, що надають відповідні послуги.
5. Важливо вести документування факту знищення первинних документів. Це містить у собі складання актів із зазначенням дати, переліку документів та підписів відповідальних осіб.
6. При знищенні паперової документації необхідно враховувати норми екологічної безпеки та поводитися з відходами відповідно до чинних норм.

Висновки

Первинна документація важлива для діяльності підприємства. Саме тому варто відстежувати зміни в законодавстві та коригувати її ведення згідно з новими правилами. Порушення правил ведення та зберігання первинних документів може призвести до серйозних адміністративних покарань відповідальних осіб, а також до непорозумінь з контролюючими органами.