Податкові перевірки: як підготуватися та мінімізувати ризики

Податкові перевірки є невід’ємною частиною діяльності будь-якого бізнесу в Україні. Вони покликані забезпечити дотримання податкового законодавства та прозорість фінансової звітності. Розуміння процедур, своєчасна підготовка та знання прав платника податків допомагають компаніям проходити перевірки без зайвих ризиків і втрат ресурсів.

Види податкових перевірок: що потрібно знати підприємцю

Весь порядок проведення податкової перевірки регламентує Податковий кодекс України (ПКУ). Глобально, перевірки діляться на три основні типи, кожен з яких має свою мету та процедуру.

Камеральна перевірка

Вона проводиться в кабінеті інспектора виключно на підставі даних, які ви самі подали у своїх деклараціях та звітах, а також даних з електронних систем ДПС. Вас навіть не попереджають про її початок.

Що шукають? Арифметичні помилки, розбіжності між деклараціями (наприклад, ПДВ та Прибуток), несвоєчасну реєстрацію ПН/РК (ПН — податкова накладна, РК — розрахунок коригування).

Якщо помилок немає, ви про неї навіть не дізнаєтесь. Якщо є порушення — складається акт і надсилається вам.

Документальна перевірка

Інспектори перевіряють своєчасність, правдивість, повноту нарахування та сплати всіх податків і зборів за певний період (зазвичай останніх 3 роки).

Вони бувають:

1. Планова.
Проводиться на підставі плану, який ДПС публікує на своєму сайті на початку року. Вас мають попередити про неї письмово не пізніше ніж за 10 календарних днів до початку.

2. Позапланова.
Проводиться без анонсу в графіку. Однак для неї потрібні чіткі підстави (їхній перелік є у ст. 78 ПКУ). Найчастіші причини:

• Ви не подали звітність вчасно.
• Виявлено недостовірність даних у звітах.
• Ви подали заперечення на акт камеральної перевірки.
• Подано скаргу на вас.
• Розпочато процедуру ліквідації.
• Ваш контрагент виявився ризиковим.

Документальна перевірка може бути виїзною або невиїзною (проходить у приміщенні ДПС на підставі наданих вами копій документів).

Фактичні перевірки податкової

Інспектори контролюють дотримання конкретних норм тут і зараз.

Що перевіряють:

• Порядок розрахунків.
• Наявність ліцензій.
• Оформлення трудових відносин.
• Облік готівки в касі.

Проводяться без попередження у приміщенні платника або на місці здійснення господарської діяльності. 

Хто у зоні ризику: підстави податкових перевірок

Хоча податкові перевірки під час воєнного стану частково обмежені, мораторій не є абсолютним. З 1 грудня 2023 року відновлено планові та позапланові перевірки для певних категорій.

Хто перший у черзі на перевірку:

1. Ризикові платники — ті, хто, за даними ДПС, має розбіжності, працює з фіктивними фірмами, або чий рівень сплати податків значно нижчий за середній по галузі.
2. Виробники та продавці підакцизних товарів.
3. Гральний бізнес.
4. Надавачі фінансових та платіжних послуг.

Для ФОП 1 та 2 груп єдиного податку (якщо вони не ризикові) планові перевірки поки що не відновлені.

Окрема увага: перевірка податкового боргу

Якщо у вас є податковий борг, інспектори можуть прийти з позаплановою перевіркою для з'ясування його причин та пошуку джерел погашення.

Покрокова підготовка до візиту ДПС

Найкращий спосіб мінімізувати ризики — це бути готовим до перевірки завжди. Ось ваш чек-лист.

Аудит первинної документації

«Первинка» — це ваш головний щит. Інспектори шукатимуть невідповідності між вашими деклараціями та реальними документами. Що важливо:

• Договори — перевірте наявність оригіналів усіх договорів з контрагентами. Вони мають бути підписані, з печатками (якщо є).
• Акти та накладні — кожна господарська операція має бути закрита актом виконаних робіт або видатковою накладною.
• Банківські виписки — мають збігатися з даними бухобліку.
• Податкові накладні — перевірте своєчасність реєстрації, відповідність номенклатури в ПН та у видаткових накладних.

Кадрові документи

Якщо у вас є наймані працівники, приготуйте:

• Штатний розпис.
• Накази про прийняття на роботу.
• Трудові договори.
• Табелі обліку робочого часу.
• Документи про нарахування та виплату зарплати (відомості, платіжні доручення).
• Підтвердження подання повідомлень про прийняття на роботу до ДПС.

Перевірка платника податків та своїх контрагентів

Сьогодні ДПС активно використовує ризикоорієнтований підхід. Якщо ваш контрагент вважається фіктивним або ризиковим, операції з ним автоматично ставляться під сумнів.

Регулярно проводьте перевірку податкового номера своїх партнерів через відкриті реєстри. Якщо ви бачите, що у партнера анульовано реєстрацію платника ПДВ або є статус ризикового, негайно вимагайте пояснень або припиняйте співпрацю. Ситуація, коли ваш податковий номер не пройшов перевірку в базі ДПС як надійного, може стати червоним прапорцем.

Як проходить податкова перевірка та які права має бізнес

Отже, цей день настав. Інспектори в вашому офісі.

Права платника

Не поспішайте віддавати всі документи. Спочатку ви маєте право (і зобов'язані) перевірити:

1. Службові посвідчення — запишіть ПІБ, посади та номери посвідчень інспекторів.

2. Направлення на перевірку — це ваш головний документ. Перевірте в ньому:

• Вашу правильну назву та код ЄДРПОУ/РНОКПП.
• Дати початку та закінчення перевірки.
• Тип перевірки та підстави для неї.
• Підписи та печатку керівника органу ДПС.

3. Копія наказу — для планової та позапланової перевірки вам мають надати копію наказу.

Якщо хоча б один із цих документів відсутній або оформлений з грубою помилкою (наприклад, неправильна назва вашої фірми), ви маєте повне право не допустити інспекторів до перевірки, склавши про це відповідний акт.

Дії під час перевірки

Основне:

• Виділіть місце — надайте інспекторам окреме робоче місце.
• Призначте відповідального — це має бути одна людина (бухгалтер, юрист, директор), яка спілкується з інспектором.
• Не віддавайте оригінали — надавайте документи тільки у вигляді копій. Оригінали — лише для огляду у вашій присутності. Якщо інспектори хочуть вилучити оригінали, це можливо лише за рішенням суду.
• Фіксуйте все — ведіть журнал перевірки. Записуйте, які документи ви надали, які питання ставили інспектори, які пояснення ви давали.

Весь податковий кодекс перевірки побудований на документальному підтвердженні. Ваше завдання — надати всі документи, що підтверджують вашу правоту.

Податкова перевірка ФОП та її нюанси

Для ФОП перевірки мають свою специфіку. Перевірка платників єдиного податку фокусується на дотриманні умов перебування на спрощеній системі:

1. Ліміти доходу — чи не перевищили ви встановлений для вашої групи ліміт.
2. Види діяльності (КВЕДи) — чи всі види діяльності, які ви фактично ведете, внесені до вашого реєстру платника єдиного податку? Чи немає серед них заборонених для «спрощенки»?
3. Наймані працівники — чи відповідає їхня кількість лімітам вашої групи?
4. Книга обліку доходів або типова форма для нових платників — чи ведеться облік, чи відповідають суми записам у банківських виписках?
5. РРО/ПРРО — чи використовуєте ви касовий апарат, якщо ваша діяльність передбачає розрахунки з клієнтами готівкою або через платіжні сервіси?

Податкова перевірка фізичних осіб, які не є ФОПами, але отримують доходи (наприклад, від оренди чи продажу майна), також можлива, але зазвичай вона проходить у форматі камеральної перевірки їхніх річних декларацій про доходи.

Податкова перевірка після закриття ФОП: чи варто розслаблятись?

Однозначно ні. Закриття ФОП є прямою підставою для проведення позапланової документальної перевірки.

Інспектори перевірятимуть усю вашу діяльність за останні 1095 днів (це загальні строки давності податкових перевірок). Якщо ж ви працювали з трансфертним ціноутворенням, цей строк становить 2555 днів (7 років). Тому зберігати всі документи потрібно щонайменше 3 роки (а краще 5) після закриття.

Аналізуємо акт перевірки податкової

За результатами перевірки інспектори складають документи:

1. Довідка — якщо порушень не виявлено. Ви підписуєте, і все.
2. Акт перевірки податкової — якщо порушення знайдені.

Акт — це ще не рішення про штраф. Це лише фіксація висновків інспектора.

Що робити? Уважно прочитайте акт. Якщо ви не згодні з висновками, ніколи не пишіть «З актом ознайомлений, зауважень не маю». Підпишіть акт із приміткою: «З висновками акта не згоден, заперечення будуть подані у визначений законодавством строк».

Якщо ви не згодні: заперечення на акт перевірки

У вас є 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта, щоб подати письмові заперечення до ДПС.

Хоча в мережі є зразок заперечення на акт перевірки податкової, краще готувати його індивідуально. Структура має бути такою:

1. Шапка — назва органу ДПС, ваші дані.
2. Описова частина — вкажіть номер і дату акта, з якими саме висновками ви не згодні.
3. Мотивувальна частина — це найголовніше. Аргументовано, з посиланням на норми ПКУ, нормативно-правові акти та ваші первинні документи, поясніть, чому висновки інспектора є хибними. Додайте копії документів, які це підтверджують.
4. Прохальна частина — прошу скасувати висновки акта в такій-то частині.

ДПС зобов'язана розглянути ваші заперечення протягом 10 робочих днів.

Оскарження акта перевірки податкової

Якщо ваші заперечення не врахували, й ДПС таки надіслала вам податкове повідомлення-рішення про донарахування штрафу чи податків, у вас є два шляхи:

1. Адміністративне оскарження (рекомендовано) — протягом 10 робочих днів подати скаргу до ДПС вищого рівня (наприклад, до ДПС України, якщо акт винесено територіальним управлінням).
2. Судове оскарження — протягом 6 місяців (якщо не було адмін. оскарження) або 3 місяців (після адмін. оскарження) подати позов до суду.

Якщо ви пройшли всі ці етапи, й суд (або ДПС вищого рівня) став на ваш бік, можна вважати, що ви успішно пройшли перевірку державною податковою службою.

Висновок

Податкові перевірки є невід’ємною частиною ведення бізнесу. Зберігайте спокій і дотримуйтеся внутрішнього порядку в облікових документах — це допоможе пройти перевірку без ускладнень.  Головне:

1. Ведіть облік — тримайте «первинку», банк і кадри в ідеальному стані.
2. Моніторте партнерів — регулярна перевірка контрагента в податковій збереже вам мільйони на ПДВ та податку на прибуток.
3. Знайте свої права — не допускайте до перевірки без документів, підписуйте акт «із запереченнями» і не бійтеся захищати свою позицію.

Підготовка та впевненість у своїй правоті — це 90% успіху у спілкуванні з будь-яким органом контролю.