Правила внутрішнього трудового розпорядку

Нормативи у трудовому законодавстві покривають переважну більшість проблем, які можуть виникнути на підприємстві. Однак стосуються вони глобальних питань, наприклад, тривалості робочого дня, форм господарювання та співпраці тощо. Для регулювання дисциплінарно-організаційних аспектів роботи, існує окремий документ — правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР).

Типові правила внутрішнього трудового розпорядку: законодавчі вимоги та основні положення

ПВТР — локальний документ, який розробляється самою організацією і має внутрішній характер. Він не є загальнодержавним законом, але має обов'язкову силу для всіх працівників цієї компанії. Цей нормативний акт регламентує правила, права та обов'язки як для роботодавця, так і для працівників. Дотримуватись його положень працівник зобов’язаний з моменту укладання трудового договору і до його завершення. ПВТР є обов’язковими для всіх учасників відносин.

Існують типові правила внутрішнього розпорядку для певних галузей та служб. Зокрема, законодавство регламентує трудовий процес для таких сфер діяльності:

• освіта;
• охорона здоров’я;
• пенітенціарна та судова система;
• державна служба.

Також існують дисциплінарні статути для гірничодобувної та залізничної діяльності. Ці документи не підлягають викресленню положень, однак можуть бути доповнені локальними нормами.

Хто затверджує правила внутрішнього трудового розпорядку? Якщо коротко, весь трудовий колектив. Відповідно до статті 142 Кодексу законів про працю України ця процедура відбувається таким чином:

1. Роботодавець спільно з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) скликає загальні збори трудового колективу.
2. Обидві сторони подають свої пропозиції щодо змісту нормативного акту.
3. Колектив обговорює вказівки, вносить зауваження та ухвалює рішення.
4. Результати обговорення та рішення фіксуються в протоколі зборів.

Лише за дотримання цієї умови затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку вважається легітимним. Якщо рішення було прийняте роботодавцем в односторонньому порядку — документ не має сили.

Якщо надалі знадобиться внести корективи в Правила, алгоритм аналогічний. Тобто керівник ухвалює рішення про зміни в документі та погоджує їх з офіційним представником трудового колективу. Погоджений варіант виноситься на розгляд загальних зборів для обговорення та ухвалення.

Що має містити внутрішній трудовий розпорядок?

Трудовий розпорядок хоч і не має єдиного регламенту, має відповідати вимогам Національного стандарту України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». Цей нормативний акт повинен мати всі реквізити відповідно до ДСТУ 4163:2020.

Оскільки ПВТР є важливим документом, тому він підписується особами, які мають вагому роль у внутрішніх трудових відносинах організації. Їхній візовий підпис підтверджує згоду із вмістом та правомірність регламентування робочих процесів у компанії.

Обов’язкові положення, які має містити розпорядок:

1. Робочий графік (час початку та завершення трудового для, зміни) за умови п’ятиденного робочого тижня, кількість годин.
2. Якщо підприємство працює позмінно, порядок виходу на роботу працівників (бригад).
3. Години початку та закінчення перерви під час трудового дня.
4. Правила трудового розпорядку на підприємстві.
5. Різновиди та процедуру надання заохочень для співробітників.
6. Терміни повідомлення роботодавця про переривання відпустки для догляду за дитиною.

Опціонально можна додати інші пункти, які спростять організаційні моменти та оптимізують роботу кадрового відділу. Наприклад:

• на випадок простою — чи мають працівники виходити на роботу;
• для відряджень — чи зобов’язаний співробітник бути на робочому місці в день від’їзду/повернення;
• тонкощі процедури звільнення — чи зобов’язаний робітник надавати обхідний лист;
• дотримання регламентованих термінів — як вплинути на співробітника, який не подає вчасно заяв на відпустку;
• при кадрових змінах — процедура передачі документів та робочих процесів під час зміни посади, звільнення;
• дисциплінарні вимоги — зазначити поведінкові норми на робочому місці, дрес-код;
• на випадок хвороби — в які терміни співробітник зобов'язаний повідомити про лікарняний та надати відповідні документи;
• для дистанційної роботи — порядок виконання та засоби моніторингу робочого процесу;
• конфіденційність даних — визначити заходи, які повинні виконувати працівники для запобігання витоку важливої інформації;
• регламент щодо підвищення кваліфікації — компенсації витрат на професійний розвиток та навчання;
• прийняття нових працівників — заходи для інтеграції новеньких у колектив.

Документ повинен підписувати голова підрозділу, у якому його складено. Зазвичай це робить керівник кадрової служби, оскільки він має найбільшу експертизу у сфері трудового законодавства. Цей підпис свідчить про його згоду з вмістом та правомірністю використання ПВТР у рамках свого підрозділу. Керівник, який завіряє документ, бере відповідальність за виконання правил у колективі та їхньої зміни за необхідності.

Щоб встановлені правила функціонували, трудова дисципліна забезпечується відповідними економічними та організаційними заходами. Якщо такі відсутні, робочий колектив може вимагати перегляду змісту ПВТР або надання роботодавцем належних умов. 

Правила внутрішнього трудового розпорядку: зразок для написання документа

Скласти правила внутрішнього трудового розпорядку можна, скориставшись рекомендованою урядом стандартизованою структурою ПВТР. Вона складається з таких розділів:

1. Загальні положення.
2. Процедура найму та звільнення персоналу.
3. Основні завдання працівників і обов'язки роботодавця.
4. Права й обов'язки працівників і роботодавця.
5. Графік роботи та періоди відпочинку.
6. Система стимулювання досягнень на роботі.
7. Відповідальність працівників за порушення правил трудової поведінки.
8. Правила користування майном підприємства під час праці.
9. Принципи організації робочого процесу, взаємовідносин між працівниками та роботодавцем.

Останні два пункти є варіативними. Тобто додавати їх у документ чи ні — вирішується локально. За потреби структуру можна розширити іншими розділами, що відповідатиму специфіці діяльності та цінностям компанії. 

Фізичні особи-підприємці також мають затвердити ПВТР. Однак є два винятки:

• ФОП використовує спрощену систему регулювання трудових відносин;
• режим роботи та відпочинку зазначений у контрактах співробітників.

На цей момент законодавство не визначає окремі правила внутрішнього трудового розпорядку для ФОП, зразок складання документа можна використати аналогічний тому, що застосовується для юридичних осіб (компаній).

Важливо: відсутність ПВТР у роботодавця (юрособи чи ФОПа, крім зазначених винятків) — це пряме порушення трудового законодавства.

У наказі про введення Правил повинні бути зазначені терміни ознайомлення працівників. Процедура може проводитися шляхом розгляду на загальних зборах колективу, публікації на внутрішніх інформаційних ресурсах підприємства або іншими доступними методами комунікації, які нададуть можливість оперативно сповістити трудовий колектив про нововведення.

Письмове підтвердження не є обов’язковим, але краще мати документи для підтвердження. Журнал ознайомлення з правилами внутрішнього трудового розпорядку — зручний спосіб зафіксувати, що до відома кожного співробітника було доведено організаційну інформацію. У спеціалізованих магазинах є готові примірники, які необхідно лише заповнити. Лист ознайомлення з правилами — альтернативний документу для відміток працівників про ознайомлення. Він друкується на місці та повинен містити: назву виду, дату, заголовок та індекс реєстрації.

Висновки

Трудовий розпорядок та правила, які його регламентують, — це один з обов’язкових нормативних документів, які повинно мати підприємство будь-якого масштабу. Крім питань визначених законодавством, він може містити регламент, який стосується галузевих особливостей чи цінностей компанії. Цей акт закріплює права та обов’язки як працівників, так і роботодавця і дозволяє контролювати сумлінність їхнього дотримання.