Дистанційна робота: правове регулювання та нюанси оформлення

У сучасному бізнес-середовищі України дистанційна робота стала невіддільною частиною багатьох компаній, особливо після пандемії COVID-19 та в умовах воєнного стану. Вона дозволяє гнучко організовувати процеси, залучати фахівців з досвідом з різних регіонів чи навіть за кордоном, оптимізувати витрати на офіс та підвищувати продуктивність. Розглянемо правове регулювання дистанційної роботи, нюанси та процес оформлення.

Дистанційна робота в Україні: законодавча база 

Правове регулювання дистанційної роботи в Україні базується на ст. 60² КЗпП, де дистанційна робота визначається як форма організації праці, коли працівник виконує обов'язки поза приміщенням роботодавця, використовуючи інформаційно-комунікаційні технології для комунікації та передачі результатів.

З 2025 року Закон №4339-IX вніс суттєві зміни: 

• врегульовано питання відряджень для дистанційних працівників ;
• передбачено можливість дистанційної роботи для працівників, які мають дітей віком до 14 років, якщо школа перебуває на дистанційному режимі);
• уточнено питання охорони праці (роботодавець проводить інструктаж онлайн) та відповідальності за обладнання. 

Дистанційна робота державних службовців регулюється Законом «Про державну службу» та Постановою КМУ № 440. 

Крім того, у період воєнного стану застосовується Закон №2136-IX, що спрощує перехід на дистанційний формат без двомісячного попередження про зміну умов як для держслужбовців, так і для працівників підприємств.

Дистанційна робота: оформлення, документи та процедури

Дистанційна робота починається з укладання трудового договору або додаткової угоди для наявних працівників. Договір повинен бути письмовим, з вказівкою місця роботи (вибране працівником), режиму, забезпечення технікою, компенсацій витрат (інтернет, електрика) та порядку контролю результатів. Типова форма трудового договору про дистанційну роботу, включає розділи про обов'язки, оплату, безпеку, розірвання та форс-мажори.

Для переведення поточного працівника — заява працівника про переведення на дистанційну роботу, за якою видається наказ. 

Зразок трудового договору про дистанційну роботу можна також знайти в мережі.

Роботодавець зобов'язаний провести навчання з охорони праці та скласти план контролю. У 2025 році додано вимогу фіксувати в договорі можливість відряджень, якщо робота передбачає поїздки.

Для нових працівників укладається наказ про прийняття на дистанційну роботу, що фіксує умови з першого дня. 

Зразок наказу про прийняття на дистанційну роботу: 

«НАКАЗ №150 від 15.10.2025. 

Прийняти Коваленко К.К. на посаду аналітика на умовах дистанційної роботи з окладом 25000 грн, забезпеченням ноутбука та компенсацією витрат, пов’язаних із виконанням трудових обов’язків (інтернет, електроенергія)».

Заява на дистанційну роботу: зразок та рекомендації для працівників

Заява — ініціатива працівника для переведення. Зразок такої заяви виглядає так: «Прошу перевести мене на дистанційну роботу з 01.11.2025 у зв'язку з навчанням дитини шкільного віку та сімейними обставинами. Згоден з умовами додаткової угоди до договору». 

У зразку заяви на дистанційну роботу під час воєнного стану може бути додано: 

«У зв'язку з воєнним станом, ризиками для здоров'я та неможливістю відвідувати офіс, прошу перевести на дистанційну роботу з 15.11.2025». 

Заява подається письмово, електронно з КЕП або через HR-систему.

Наказ про дистанційну роботу: як скласти 

Документ видається на підставі заяви, договору чи виробничої необхідності. Наказ про запровадження дистанційної роботи складається за загальними правилами діловодства та повинен містити такі обов'язкові елементи:

1. Заголовок — чітке формулювання дії.
2. Преамбула (Обґрунтування) — вказується законна підстава та причина переходу. Це ключовий елемент, де ви зазначаєте одну або кілька причин.
3. Розпорядча частина — перелік працівників, дати, умови роботи.
4. Контроль — призначення відповідальної особи.

 Зразок наказу про переведення на дистанційну роботу: 

«ТОВ [НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА]

НАКАЗ № [НОМЕР]

Про переведення на дистанційну роботу

На підставі [ВКАЗАТИ ПІДСТАВУ: Заяви працівника, Додаткової угоди, або Виробничої необхідності] та статті 60-2 КЗпП України,

НАКАЗУЮ:

1. Встановити режим дистанційної роботи з [ДАТА ПОЧАТКУ] до [ДАТА ЗАКІНЧЕННЯ / окремого розпорядження] для таких працівників:

2. Визначити, що:

• Робота виконується поза межами приміщень роботодавця.
• Режим роботи залишається незмінним.
• Обмін інформацією здійснюється через корпоративні комунікаційні засоби.

3. Контроль за виконанням наказу покласти на [Посада, П.І.Б.].

Директор [Підпис]»

Положення про дистанційну роботу: необхідність та зміст документа

Положення — внутрішній нормативний акт підприємства, не обов'язковий за законом, але рекомендований для компаній з понад 50 працівниками для уніфікації правил. Воно деталізує процедури: 

• критерії відбору посад;
• порядок переведення;
• робочий час;
• контроль продуктивності та відповідальність за обладнання. 

Зразок положень про дистанційну роботу включає розділи: 

1. Загальні положення (визначення, сфера застосування).
2. Порядок запровадження (заяви, накази).
3. Умови праці (графік, компенсації).
4. Контроль та звітність (трекери, KPI).
5. Охорона праці (інструктажі).
6. Прикінцеві положення (зміни, розірвання).

Положення затверджується наказом керівника, узгоджується з профспілкою або представниками працівників.

Дистанційна робота під час воєнного стану: особливості та тимчасові норми

Дистанційна робота під час воєнного стану спрощена для швидкої адаптації: перехід без двомісячного попередження про істотні зміни умов, а також можливе тимчасове запровадження для забезпечення безпеки працівників. Роботодавець може встановити обов’язок щоденного звітування про виконання завдань, але не контролювати місце перебування. 

Зразок наказу про дистанційну роботу під час воєнного стану може виглядати так: «НАКАЗ № [НОМЕР]

Про встановлення дистанційної роботи

У зв’язку з введенням в Україні воєнного стану, необхідністю забезпечення безпеки працівників та відповідно до ст. 60-2 КЗпП України,

НАКАЗУЮ:

1. Встановити режим дистанційної роботи з [ДАТА ПОЧАТКУ] до окремого розпорядження для таких працівників:

2. Визначити, що:

• Робота виконується поза межами приміщень роботодавця.
• Режим робочого часу та відпочинку залишається незмінним.
• Обмін інформацією здійснюється через корпоративні комунікаційні засоби.

3. Керівникам підрозділів забезпечити контроль за виконанням роботи.

4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор [Підпис]

Наказ реєструється в журналі, працівники ознайомлюються під підпис або електронно, з копією в особовій справі.

Робочий час і контроль продуктивності у дистанційній роботі

Працівник розподіляє робочий час самостійно, без жорсткого дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, якщо не вказано в договорі. Норма — 40 годин/тиждень, але гнучка (наприклад, 4 дні по 10 годин). Контроль — через електронні системи: 

• трекери часу;
• проєктні інструменти;
• щотижневі відеозустрічі чи KPI. 

Роботодавець забезпечує навчання з використання цих інструментів, щоб уникнути стресу.

Забезпечення працівників технікою та компенсації витрат

Обов'язки роботодавця щодо технічного забезпечення фіксуються у трудовому договорі (або додатковій угоді). Роботодавець може:

1. Надавати обладнання — забезпечити працівника ПК, монітором та необхідним ПЗ.
2. Компенсувати покупку — відшкодувати вартість придбаного працівником обладнання (наприклад, до 10 000 грн).

Також компенсуються поточні витрати, зокрема:

• Інтернет (фіксована сума).
• Електрика (за лічильником або фіксованою ставкою).

Всі умови компенсацій та забезпечення, а також акти прийняття-передання обладнання, оформлюються додатковою угодою.

Переваги та недоліки дистанційної роботи для бізнесу

Дистанційний формат роботи має низку як переваг, так і недоліків для функціонування та результативності бізнесу.
Серед переваг:

1. Економія витрат — значне зниження операційних витрат на офісне утримання (оренда, комунальні послуги), що може сягати до 30% загальних витрат.
2. Підвищення продуктивності — за результатами опитувань, продуктивність персоналу зростає в середньому на 20%.
3. Розширення доступу до талантів — можливість наймати фахівців (наприклад, IT-спеціалістів з ЄС) незалежно від їхнього регіону чи країни.
4. Підвищення лояльності — гнучкість графіків підвищує лояльність, що сприяє зниженню плинності кадрів.

Однак є і мінуси:

1. Проблеми з контролем — слабший контроль за виконанням завдань, що створює ризик прокрастинації.
2. Кіберризики — ризик витоку конфіденційних даних, що вимагає обов'язкового впровадження VPN та інших заходів безпеки.
3. Соціальна ізоляція — відсутність прямого спілкування, що призводить до зниження командного духу.
4. Складнощі навчання — менш ефективний процес онлайн-онбордингу та навчання нових робітників.
5. Операційні ризики (у воєнний час) — додаткові ризики, пов'язані з перебоями інтернету та електропостачання.

Приклади впровадження дистанційної роботи в українському бізнесі

Українська ІТ-індустрія стала яскравим прикладом успішної та повної адаптації до дистанційної роботи. З початку повномасштабного вторгнення більшість ІТ-компаній оперативно перевели 90-100% своїх команд на віддалений формат. Це дозволило робітникам працювати з-за кордону чи відносно безпечних регіонів України.

Цей перехід був полегшений завдяки:

• використанню гіг-контрактів та ФОП-моделі, що спростило оформлення відносин;
• наявності необхідної інфраструктури (VPN, хмарні сервіси, системи таск-трекінгу, як Jira, Trello);
• фінансовій підтримці;
• високій автономності фахівців (співробітники ІТ-сфери здебільшого звикли до самоорганізації).

Цей досвід підтвердив, що за наявності чітких протоколів, технологій та гнучкості, дистанційна робота може бути не лише засобом виживання, а й стратегічною перевагою для збереження бізнесу та кадрів.