Як створити корпоративну пошту для бізнесу?

Якщо ваша компанія має сайт, їй знадобиться власна електронна пошта. Без неї складно спілкуватися і з клієнтами, і з командою. З'ясовуємо переваги корпоративної пошти, які сервіси її пропонують, та який поштовий сервіс вибрати. Електронна пошта відіграє важливу роль у роботі компанії, іноді більш значну, ніж сам сайт. Вона дозволяє вам взаємодіяти з клієнтами та партнерами, реєструватися в державних установах та на сайтах, а також спілкуватися всередині вашої команди. Це означає, що пошта є незамінним інструментом для бізнесу.

Що таке корпоративна пошта та чому вона потрібна бізнесу?

Корпоративна пошта — це фірмова адреса електронної пошти у вашому домені. Вона може виглядати таким чином: [email protected], де subjectname є ім'я керівника, співробітника або відділу (підтримка, преса, продажі), а companyname — це назва організації.

Така електронна пошта є не лише зручним засобом комунікації для співробітників компанії, а й перевіреним засобом спілкування з клієнтами та партнерами. Створення корпоративної електронної пошти дає власникам організації такі переваги:

1. Висока впізнаваність торгової марки. Отримуючи електронний лист від вашої компанії, клієнти з першого погляду розуміють, від кого та чому вони отримали листа.
2. Поділ роботи та особистого життя. За наявності корпоративної поштової скриньки немає потреби змішувати в одній скриньці особисту та робочу електронну пошту. Ви можете зосередитись на роботі, а не відриватися на рекламу чи особисті листи.
3. Управління співробітниками. Якщо є корпоративний обліковий запис, керівники можуть контролювати діяльність своїх підлеглих (наприклад, швидкість відповіді менеджера на запит).
4. Менше непрочитаних та недоставлених листів. Правильно налаштована корпоративна пошта використовує технології DKIM та SPF, що дозволяє покращити показники доставлення у порівнянні з листами, що надсилаються зі спільних доменів.
5. Доступ до ресурсів. Корпоративна пошта може відкривати або обмежувати доступ до ресурсів компанії залежно від домену.
6. Широкі можливості. Корпоративна пошта надає зручний доступ до цілого ряду інструментів та поштових сервісів, відкриваючи нові можливості для компаній.

Більшість організацій вважають, що краще використовувати платні можливості поширених поштових служб, але можна придбати персональний домен. У цьому випадку корпоративна електронна пошта не залежить від будь-яких додаткових факторів.

Переваги корпоративної пошти для бізнесу

Листи з особистих адрес є потенційною загрозою з погляду одержувача, адже воно може містити або купон на знижку, або посилання на вірус.

Листи з унікальною корпоративною адресою мають більше шансів вважатися надійними та уникнути автоматичної позначки «спам». Це пов'язано з тим, що вони надсилаються з поштової скриньки компанії.

При цьому слід враховувати, що адреса одержувача не була вигадана для надсилання листа. Користувач зв'язався з вашою компанією, заповнив анкету та свідомо підписався на розсилку. Якщо показується домен відправника листа, користувачі з більшою ймовірністю дізнаються про зміст листа.

Повага

Встановлення корпоративної поштової скриньки показує користувачам, що ви докладаєте всіх зусиль для того, щоб ваші повідомлення були доставлені. Позбавляючи користувачів від необхідності вирішувати, чи заслуговують вони на довіру та, чи безпечні їх листи, ви поважаєте час та комфорт одержувачів.

Престиж

Витрата часу та ресурсів на створення корпоративного облікового запису Google надає вагу вашому бізнесу. Створення звичайного приватного облікового запису Gmail — це в багатьох випадках фірма-одноденка, якої не існує, та якою може скористатися будь-який шахрай. Сьогодні він працює, розсилає листи та збирає гроші з клієнтів, а завтра він видаляє свою поштову скриньку та зникає.

Доклавши зусиль до організації розсилки, ви переконуєте користувачів, що ваша компанія є серйозною та не зникне в найближчому майбутньому.

Надійність

Листи, що надсилаються з корпоративної електронної пошти, отримують додаткові параметри безпеки. Це запис SPF та цифровий підпис DKIM. Поштові алгоритми більше довіряють таким листам та рідше відправляють їх, як спам.

Замовлення

Якщо ви використовуєте свою особисту поштову скриньку для бізнесу, то ризикуєте заблукати у величезному потоці повідомлень та втратити важливі листи. Створивши обліковий запис Gmail для своєї компанії, ви зможете розділити особисте та робоче життя.

Безпека

Бізнес-пошту важче зламати. Розробники поштових служб дійшли висновку, що бізнес-пошта більш приваблива для хакерів, ніж приватна, оскільки надає доступ до фінансових документів, бізнес-проєктів та комерційних таємниць. Адміністративна панель поштової служби дозволяє змінювати паролі та блокувати облікові записи.

Адміністрація

Кожен працівник повинен мати корпоративний обліковий запис Gmail, щоб відстежувати ділову активність. Наприклад, менеджери можуть відстежувати, наскільки швидко й точно вони відповідали на запити клієнтів.

Зручність

Поштові сервіси пропонують власникам корпоративних облікових записів додаткові можливості, такі як сховище, календар та чат. Набір налаштувань залежить від конкретного сервісу.

Підтримка

Адміністратор поштової служби може надати допомогу у розв’язанні проблем та відповісти на запитання.

Комунікація

Створення корпоративної електронної пошти — це також організація ділового листування співробітників компанії та захист робочої скриньки від спаму.

Як створити корпоративну пошту?

Існує декілька основних засобів організації корпоративної електронної пошти. Вибір того чи іншого способу залежить від розміру підприємства, його основних функцій та того, скільки коштів ви можете витратити на утримання поштової скриньки.

Корпоративна пошта безкоштовно — це можливо?

Корпоративну пошту таким чином отримати не вийде. Це пов'язано з тим, що безплатна поштова скринька кожного користувача зареєстрована на безплатному ресурсі, а її адреса не містить домену компанії. Однак ці поштові скриньки також можуть використовуватися для вирішення бізнес-завдань.

Головною та єдиною перевагою такого способу організації корпоративної пошти є його безплатність та простота.

Але при розгляді цього варіанту в масштабах компанії недоліків виявляється більше:

• цей тип пошти неможливо налаштувати під потреби компанії;
• вона не може бути адаптованою до потреб компанії;
• складно створити велику кількість електронних листів із гарними іменами, оскільки більшість адрес вже використовуються кимось іншим;
• коли важливі листи, які представляють компанію, надсилаються з невідомої адреси, це ставить під сумнів надійність та серйозність такого бізнесу.

Корпоративна пошта Gmail

Це найпоширеніший спосіб організації корпоративної електронної пошти. Служби електронної пошти пропонують компаніям створити корпоративну скриню на своєму домені. Найприємніше, що деякі з них надають цю послугу недорого. Найпопулярнішою вважається корпоративна пошта Google.

Основні переваги використання корпоративної пошти Gmail для бізнесу:

• ви можете створити будь-яку кількість адрес електронної пошти з іменами, що легко запам'ятовуються;
• кожна електронна адреса містить домен компанії;
• вбудований захист від вірусів;
• потужні фільтри спаму, що налаштовуються.

Як зробити корпоративну пошту від хостинг-провайдера?

Цей варіант є популярним серед компаній, які розміщують свій сайт на сервері конкретного хостингу. У цьому випадку сервер та поштову скриньку може бути названо довільно, а ім'я електронної пошти може фігурувати адресу компанії.

Деякі хостингові компанії пропонують безплатну корпоративну пошту при купівлі домену.

Переваги такого способу управління корпоративною поштою:

• персоналізоване адміністрування та базова фільтрація;
• адреси електронної пошти на власному поштовому сервері;
• повне шифрування всіх даних за протоколом SSL/TLS;
• управління обсягом поштових скриньок;
• потужні фільтри спаму, що налаштовуються.

Налаштування перенаправлення — теж важлива функція для бізнесу. Наприклад, листи, які надішли на поштову скриньку [email protected], можуть бути перенаправлені іншій групі співробітників відділу технічної підтримки.

Найнезалежніший з усіх методів, але й найтрудомісткіший. Складність цього методу полягає в тому, що він вимагає певної технічної компетенції та обладнання. Знадобиться:

• високошвидкісне підключення до інтернету;
• фізичний сервер із встановленою операційною системою Linux чи Windows;
• спеціальне програмне забезпечення для роботи сервера;
• чинне доменне ім'я.

На виконання всіх необхідних вимог потрібні значні інвестиції. Однак це дає чималі переваги:

• вільний дисковий простір;
• персональні налаштування фільтрів та переадресації електронної пошти;
• зручне резервне копіювання;
• постійний моніторинг продуктивності та надійності сервера.

Звичайно, для виконання всієї цієї роботи потрібні штатні фахівці, для утримання яких потрібні кошти. Але ця електронна пошта повністю незалежна та легко керована. Основними недоліками таких рішень є висока вартість впровадження та залежність від якості роботи інтернет-провайдера.

Висновки

Рішення щодо впровадження корпоративної електронної пошти залишається за вами. Оцініть можливості своєї компанії, очікуване навантаження на електронну пошту та бюджет. Це полегшить вибір оптимального рішення. Корпоративна електронна пошта — найважливіший інструмент для компаній, який забезпечує зв'язок між працівниками та відділами, надсилає електронні листи від імені організації, підвищує довіру та лояльність клієнтів та партнерів.