РРО для ФОП у 2026 році

Використання реєстраторів розрахункових операцій (РРО) для фізичних осіб-підприємців вже стало обов’язковою нормою для переважної більшості видів діяльності. У 2026 році правила остаточно уніфіковано, тож варто чітко розуміти, кого стосуються вимоги, як обрати пристрій та як уникнути штрафів. 

Що потрібно знати про РРО?

РРО — це спеціальне обладнання, що спрощує облік коштів, взаємовідносини з клієнтами, програмування товарів, та головне, податкову звітність. РРО ще називають касовими апаратами. Але сучасні системи настільки розвинені, що їхні можливості давно вийшли за рамки грошових розрахунків. На цей час це складні пристрої з розширеним програмним забезпеченням, які здатні полегшити усі процеси взаєморозрахунків та звітності.

РРО фіксує всі розрахункові операції, інформацію про кожний продаж. Водночас не має значення, відбулася операція по банківській картці чи готівкою. Отримані дані передаються на сервер фіскальної служби, що значно спрощує спілкування зі співробітниками податкової. Уся інформація — прозора та доступна працівникам у будь-який час.

У продажу є чимало різних видів реєстраторів розрахункових операцій. Але не всі нові моделі відповідають вимогам законодавства. Тому перед тим як вибрати обладнання, краще ознайомитися зі списком дозволених моделей у Державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій.

Класичні фіскальні реєстратори — це невеликі пристрої, які встановлюються в торговельній залі. Їхнім головним завданням є друк касових чеків. Вартість таких пристроїв різна. У середньому апарат можна придбати від 4000 грн.

Довідка! Аналогом класичних реєстраторів можуть бути ПРРО — застосунки, які встановлюються на смартфон чи комп'ютер. Таким чином потреби в придбанні окремого пристрою немає. Оплату за користування застосунком потрібно вносити щомісяця.

Не варто забувати, що саме по собі обладнання не може повноцінно виконувати необхідні функції. Торговельна точка повинна мати доступ до Інтернету. Окрім того, для використання апарата в деяких випадках не обійтись без встановлення платіжних терміналів. А це все потребує укладання договору з банком, який буде здійснювати їхнє обслуговування.

Розрахунково-касове обслуговування — це пакет банківських послуг, які потрібні для виконання торгових операцій та складання звітності. Зазвичай у пакет входить:

• відкриття розрахункового рахунку;
• забезпечення приймання платежів та виторгу;
• надання довідок та виписок за рахунками;
• обслуговування зовнішньоекономічної діяльності;
• видача готівки за чеками Державної казначейської служби;
• доставлення розміну.

У випадках, коли обладнання було придбано в банку, може надаватися технічне обслуговування за виникнення проблем в роботі.

Довідка! За надання послуг по РРО банк стягує певну плату. Її розмір може значно відрізнятися у різних фінансових установах. Тому перш ніж обирати банк, варто ознайомитися з умовами декількох організацій.

Кому потрібно встановити РРО?

Майже всі підприємці відтепер зобов'язані використовувати РРО. Тип розрахункових операцій не має значення. Реєстратори необхідні за безготівкових та готівкових розрахунків. Сфера діяльності теж не звільняє від обов'язку використовувати фіскальних пристроїв.

РРО для ФОП у 2026 році потрібне:

1. Підприємцям, що працюють у сфері послуг, громадського харчування, торгівлі. А це майже кожне підприємство, що приймає від фізичних осіб оплату готівкою, картками та будь-ким іншим способом. Сюди належать супермаркети, звичайні магазини продовольчих та непродовольчих товарів, секонд-хенди, аптеки, салони краси, спортзали, платні лікарні та ін. Оборот підприємства не має значення.
2. Підприємці, що спеціалізуються на електронній комерції, також не звільняються від необхідності застосування РРО. До цієї групи належать інтернет-магазини, вебпортали, хостинги.
3. Служби, що приймають оплату для її подальшої передачі стороннім особам, зобов'язані використовувати РРО. Сюди входять кур'єри, доставники, поштові служби.
4. Власники автоматів самообслуговування. Це підприємці, які отримують дохід завдяки паркоматам, вендінговим пристроям, терміналам для поповнення, кавовим апаратам.

Довідка! Підприємства, де оплата відбувається під час особистого відвідування торговельної точки, зобов'язані видати покупцю паперовий чек. У випадку віддалених операцій можна використовувати електронні чеки. Але покупець обов'язково має отримати підтвердження сплати.

Використання РРО для ФОП на різних системах оподаткування

Розширено і кількість систем оподаткування, за яких необхідно використання РРО. Багато підприємців, які раніше мали можливість не облаштовувати торговельні точки фіскальними пристроями і задовольнялися касовими книгами, відтепер змушені будуть придбати касовий апарат для ФОП.

РРО для ФОП на єдиному податку

Платники єдиного податку фізичні особи-підприємці зобов'язані встановити РРО. Винятком є тільки ФОП 1 групи — підприємці, які здійснюють торгівлю в сільській місцевості. Сюди належать ті, хто реалізує товари на ринках за готівку. Це затверджено Постановою Кабміну №1336-2000-п.

Однак ці винятки не розповсюджуються на тих, хто реалізує технічно складні товари, лікарські засоби, ювелірні прикраси та акцизну продукцію. Таким чином сільські продавці побутової техніки, власники аптек, ювелірних салонів, магазинів з алкоголем та тютюном зобов'язані обладнати торговельні точки РРО.

РРО для ФОП 2 групи

Встановити РРО мають підприємства, які працюють з товарами, що належать до групи «ризикових». Як у випадку з платниками єдиного податку, продавці побутової техніки, прикрас, ліків, табаку та алкоголю потрапляють під дію нових правил. Також сюди належать підприємці, що працюють в інтернет-просторі, надають дистанційні послуги чи реалізують товари без наявності фізичної торговельної точки.

Встановлені й ліміти щодо розміру доходів підприємства для збереження пільг. Для підприємців, чий річний оборот перевищує 167 мінімальних заробітних плат (з 1 січня 2026 року мінімальна зарплата становить 8647 грн, тому цей ліміт дорівнює 1 444 049 грн), наявність РРО чи ПРРО стає обов'язковою. Це стосується навіть тих, хто здійснює діяльність на території сіл і підпадає під послаблення, затверджене Постановою Кабміну №1336. 

РРО для ФОП 3 групи

Усі суб'єкти господарчої діяльності зобов'язані використовувати під час роботи РРО. Згідно з Законом України про РРО виняток становлять групи підприємців, затверджені Постановою Кабміну.

Кому не потрібне РРО?

У Законі передбачені й винятки. Деякі групи підприємців звільнені від обов'язкового використання РРО. Наприклад, до таких ФОП належать підприємці, що отримують оплату виключно у безготівковій формі за реквізитами IBAN (без використання платіжних терміналів або еквайрингу в місці продажу).

Також у список винятків, затверджений Кабміном, увійшли ФОП:

• 1 групи єдиного податку; 
• які здійснюють реалізацію газет, журналів або марок;
• у яких відсутні готівкові розрахунки в місці продажу товарів;
• які надають послуги (саме послуги, а не продають товари) та приймають оплату за них виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування (наприклад, LiqPay, Portmone);
• які знаходяться на єдиному податку та здійснюють торгівлю в сільській місцевості;
• продавці води, молока чи риби з автоцистерн;
• торговці з ринків;
• які займаються реалізацією лотерейних та проїзних квитків;
• реалізатори продукції власного виробництва.

Як зареєструвати РРО?

Якщо мова йде про класичний РРО, то після придбання апарату підприємець має отримати документи, що підтверджують право власності. З цими паперами потрібно звернутися в центр сервісного обслуговування (ЦСО) для укладення договору.

На наступному етапі підприємець має подати в податкову заяву за формою №1-РРО, яка розглядається протягом дня. Якщо ніяких порушень не виявлено, податкова видає довідку №2-РРО, яка підтверджує присвоєння пристрою фіскального номера. Довідка діє усього 3 дні, тому відкладати наступний крок не варто.

З отриманим документом та пристроєм потрібно знову повернутися до ЦСО. Спеціалісти центру виконують введення в експлуатацію та опломбування апарату, про що повідомляють податкову.

Після надходження даних в особистому кабінеті платника податків формується свідоцтво про реєстрацію.

Важливо! Налаштування, підключення та інші технічні роботи з РРО має право проводити тільки співробітник ЦСО.

Як зареєструвати ПРРО?

Процедура набагато простіша, швидша і проходить повністю онлайн. Порядок дій такий:

1. Подайте форму № 20-ОПП (повідомлення про об'єкти оподаткування), якщо не робили цього раніше.
2. Подайте Заяву за формою № 1-ПРРО через Електронний кабінет.

Якщо підстав для відмови немає, фіскальний сервер автоматично присвоює номер і надсилає підтвердження у другій квитанції. Датою реєстрації ПРРО вважається день формування цього фіскального номера.

Який ПРРО обрати у 2026 році

Серед перевірених та сертифікованих програмних кас є два основні напрямки:

1. Безкоштовні варіанти — офіційне рішення від податкової (ПРРО ДПС).
2. Комерційні застосунки: 

• • Checkbox, 
  • Вчасно.Каса, 
  • Cashalot, 
  • Poster, 
  • SM POS та інші. 

Вони зручніші та легко інтегруються з популярними обліковими системами.

Який РРО вибрати?

Тип апарату підбирається залежно від особливості роботи торгової точки, обсягу операцій та бюджету. Форма оподаткування ФОП не впливає на види дозволених для впровадження пристроїв. Головне, щоб РРО входив до списку Державного реєстру України.

Таблиця РРО, які підходять для ФОП

Яка відповідальність передбачена за порушення законодавства?

Якщо перевірка з'ясує, що ФОП працює без використання РРО, підприємця очікують санкції. Їхній об'єм залежить від кількості порушень. Штрафи передбачені за кожну операцію, виконану поза РРО. Після першого порушення за незаконну операцію доведеться сплатити 100% від вартості реалізованих без використання РРО товарів та послуг. Якщо ФОП й надалі продовжуватиме незаконну діяльність, розмір штрафу збільшується до 150%.